Általános Szerződési Feltételeink (ÁSZF)

ÁLTALÁNOS SZERZŐDÉSI FELTÉTELEK (ÁSZF)

ÁSZF 2025 év 01 hó 01 naptól érvényben lévő verziója

Ez a dokumentum az Ügyfél és a Könyvelő közötti együttműködés kereteit rögzíti. Az itt szereplő „szerződés” alatt minden esetben az Ügyfél és a Könyvelő közötti szerződést, illetve annak szereplőit (Ügyfél, Könyvelő, illetve együttesen Felek) kell érteni.

Könyvelő nevesítve:

Könyvelő cég: Profit Controll Consulting Kft.

Képviselő neve: Kósa Róbert, Kurucz István

Cégjegyzékszáma: 09 09 031407

Adószáma: 27321340-2-09

Az ÁSZF célja:

• annak biztosítása, hogy a Felek ugyanazt értsék az egyes szolgáltatások, dokumentumok és eljárások alatt;

• az Ügyfél tájékoztatása azokról a szolgáltatásokról, amelyeket a Könyvelő az Ügyfél számára az együttműködés keretében nyújtani képes és szándékozik;

• az Ügyfél tájékoztatása azokról a kötelező vagy lehetséges tevékenységekről, amelyeket a Könyvelő – jogszabályi előírások, speciális információigény vagy megfelelő szakképesítés miatt – nem vállal, s így azokról a kötelezettségekről az Ügyfélnek saját magának kell gondoskodnia;

• az Ügyfél általános képet kapjon egy vállalkozás működésével kapcsolatosan felmerülő kérdésekről, ezzel erősítheti saját vállalkozása hatékonyabb működését is;

• az Ügyfél tájékoztatása az Felek között alkalmazandó eljárásokban, kommunikációban.

Egy vállalkozás csak akkor képes jelentős gazdasági sikereket elérni, ha annak vezetése (tulajdonos, ügyvezetés) a szakmai tudásán, a befektetett tőkén kívül bizonyos mértékű gazdasági (számviteli, adózási, vezetéstechnikai) alapismerettel rendelkezik. A Könyvelő elkötelezett a mellett, hogy partnerei számára a szerződéses szolgáltatásán kívül minél több olyan tudást, információt is átadjon, amely elősegítheti az Ügyfél eredményesebb gazdálkodását.

Az együttműködés kereteit a polgári jog határozza meg.

A Ptk. hatálybalépésével összefüggő átmeneti és felhatalmazó rendelkezésekről szóló 2013. évi CLXXVII. törvény 50. § (1) szerint:

„Ha e törvény eltérően nem rendelkezik, a Ptk. hatálybalépésekor fennálló kötelmekkel kapcsolatos, a Ptk. hatálybalépését követően keletkezett tényekre, megtett jognyilatkozatokra – ideértve az e tények, illetve jognyilatkozatok által keletkeztetett újabb kötelmeket is – a Ptk. hatálybalépése előtt hatályos jogszabályok rendelkezéseit kell alkalmazni.”

Ez alapján – azokban a szerződéses viszonyokban, amelyek az új Ptk. életbelépése, azaz 2014. március 15. előtt keletkeztek, továbbra is a Magyar Köztársaság Polgári Törvénykönyvéről szóló 1959. évi IV. törvény [a továbbiakban: régi Ptk.] előírásai az irányadók, ha a Felek nem térnek át az új Ptk. hatálya alá.

A szerződéskötést megelőzően a Könyvelő az ÁSZF-et és a szerződést az Ügyfél számára hozzáférhetővé teszi. Az együttműködést megelőzően és az alatt a Könyvelő az Ügyfél részére minden lényeges kérdésben megadja a szükséges tájékoztatást.

A Könyvelő az ÁSZF-et csak abban az esetben változtatja meg, ha

• a szolgáltatására vonatkozó jogszabályi háttér változik,

• azáltal az Ügyfél magasabb színvonalú kiszolgálása válik valóra.

A Könyvelő az ÁSZF változásáról tájékoztatja az Ügyfelet

• írásban elektronikus levélben és/vagy

• postai úton küldött levélben és/vagy

• a szolgáltatására vonatkozó számlán való feltüntetéssel.

A Könyvelő az ÁSZ változásokról előre egyeztetett időpontban további tájékoztatást kérhet, a Könyvelő garantálja, hogy e tájékoztatást a lehető legrészletesebben megadja az Ügyfél részére.

Könyvviteli szolgáltatás

Talán a szerződéses viszony (és így az ÁSZF) legfontosabb része annak a lehető legpontosabb meghatározása, hogy mi tartozik, illetve mi nem tartozik a könyvelő által nyújtott szolgáltatások közé. Nagyon gyakori az a megfogalmazás, amelyben a könyvelő a számvitelről szóló 2000. évi C. törvényben (a továbbiakban: Szt.) foglaltak teljesítését vállalja. Nézzük meg, hogyan fogalmaz az Szt.:

Szt. 150. §

(1) E törvény alkalmazásában számviteli szolgáltatás az e törvényben, továbbá a kapcsolódó kormányrendeletekben előírt könyvvezetési, beszámolókészítési kötelezettség teljesítése érdekében elvégzendő feladatok összessége (a továbbiakban: könyvviteli szolgáltatás), valamint a könyvvizsgálói tevékenység.

(2) A könyvviteli szolgáltatás körébe tartozik különösen:

a) a számviteli politika, a könyvviteli elszámolás, a beszámolókészítés rendszerének, módszerének kialakításával (ideértve a belső információs rendszer kialakítását is), a számlarend, a könyvvezetéshez, a beszámolókészítéshez szükséges szabályzatok elkészítésével, rendszeres karbantartásával kapcsolatos feladatok ellátása, beleértve a főkönyvi nyilvántartások vezetését, az összesítő feladások készítését, a beszámoló összeállítását, a beszámolóban, a könyvviteli nyilvántartásokban szereplő adatok elemzését, a gazdasági döntéseket megalapozó következtetések levonását is,

b) az elszámolások, a beszámolóban szereplő adatok jogszerűségének, szabályszerűségének, megbízhatóságának, bizonylatokkal való alátámasztottságának, a számviteli alapelvek követelményei megtartásának biztosításával a valóságnak megfelelő belső és külső információk előállítása, szolgáltatása.

(3) A törvényi előírásoknak megfelelő, a vállalkozó vagyoni, pénzügyi helyzetéről, működésének eredményéről megbízható és valós összképet adó beszámoló készítőinek, illetve felülvizsgálóinak az ilyen tevékenységre jogosító – jogszabályi feltételeken alapuló – engedéllyel kell rendelkezniük.

A fenti jogszabályi szövegből több következtetés is levonható.

Helytelen az a megfogalmazás, amelyben a könyvelő „számviteli szolgáltatást” vállal, hiszen az magában foglalja a könyvviteli szolgáltatást és a könyvvizsgálói tevékenységet. Márpedig

• ugyanannál a cégnél ugyanaz a személy nem láthatja el mindkét feladatot;

• a könyvvizsgálói tevékenység megfelelő képzettséghez és a Magyar Könyvvizsgálói Kamaránál tagsághoz kötött;

• a könyvvizsgálói tevékenység a Nemzeti Könyvvizsgálati Standardok által nagyon szigorúan körülhatárolt folyamat, amelynek célja – nem a folyamatos könyvelési tevékenység és annak eredményeként a beszámoló összeállítása, hanem – a gazdasági társaság tulajdonosai számára egy olyan vélemény megfogalmazása, amely az adott gazdálkodó beszámolójának standardok szerinti minősítésére vonatkozik.

Tehát kerülni kell a számviteli szolgáltatás kifejezést a Könyvelő és Ügyfél közötti bármilyen relációban.

Az Szt. a gazdálkodókra vonatkozó feladatokat rögzíti és ehhez egyértelmű felelősséget is társít azzal, hogy több helyen is világosan nevesíti a gazdálkodó képviselőjét, vezető tisztségviselőjét mint az Szt. előírásainak betartásáért felelős személyt. A könyvelő (különösképpen kiszervezett könyvelés esetén) csak bizonyos részeket és feladatokat tud átvállalni, mert nem rendelkezik azokkal az információkkal, jogosítványokkal, döntési lehetőségekkel, amelyek az Szt.-ben leírt feladat teljesítéséhez szükségesek lennének. Érdemes tehát az Szt. vonatkozó részében felsorolt feladatokat ezen a szemüvegen át is vizsgálni.

• „Számviteli politika kialakítása” – számos olyan döntést tartalmaz, amelynek meghozatala a gazdálkodó vezetésének (tulajdonos, ügyvezetés) kompetenciája. A könyvelő feladata a számviteli politikával kapcsolatosan

• egyrészről a tájékoztatás az egyes, az Szt.-ben előírt döntéshozatali kötelezettségekről vagy lehetőségekről,

• másrészről pedig az Szt. előírásainak és a management döntéseinek a szintetizálása.

Könnyű belátni, hogy a könyvelő nem rendelkezik olyan információkkal (misszió, vízió, stratégia, napi ügymenet terén), amely megalapozott döntéshozatalt biztosítana.

• „A könyvviteli elszámolás, a beszámolókészítés rendszerének, módszerének kialakítása (ideértve a belső információs rendszer kialakítását is)” – a szakmai kérdések természetesen elvitathatatlanul a könyvelő feladatkörébe tartoznak. De a gazdálkodó (ügyfél) működésének részét képező belső információs rendszer kialakítása már semmilyen körülmények között sem lehet könyvelői feladat. Ezek olyan vezetői döntéseket igényelnek, amelyekben a könyvelő csak támogató szerepet tölthet be. A könyvelő kompetenciája csak a tanácsadásra, a jogszabályok előírásaira vonatkozó figyelemfelhívásra terjedhet ki, de nem hozhat döntéseket a humán területre, a munkaköri feladatok meghatározására, a szervezési feladatokból eredő gazdálkodási és anyagi folyamatokra vonatkozóan, a belső információs rendszer technikai működtetésének anyagi forrására és számos ezekhez kapcsolódó kérdésben.

• A „számlarend kialakítása” – annyiban könyvelői feladat, hogy az alkalmazott számlatükör és az ott megjelölt főkönyvi számlákon folyó könyvelési tételek összhangban legyenek az Szt. előírásaival. Könyvelői feladat a számlarend szabályszerű megalkotása.

A számlarendben használt főkönyvi számlák részletezettsége alapvetően két dologtól függ:

• Egyrészt olyan mélységben kell megbontani a főkönyvi számlákat, amely biztosítja a gazdálkodó beszámolókészítési kötelezettségéhez szükséges adatokat. Ennek körét a könyvelő tudja felmérni, s erről a gazdálkodót tájékoztatni.

• A könyvvitel másik fontos feladata a management tájékoztatása. Ennek az eszköze az ún. vezetői számvitel. A vezetői döntések egyik fontos alapja a könyvelési rendszerben keletkezett adatok, információk. Úgy kell kialakítani a gazdálkodó számlarendjét, hogy az illeszkedjék a felmerülő adatigényekhez. A könyvelőnek meg kell ismernie a management vonatkozó elvárásait, s ez alapján kell a rendszert kialakítani.

Sajnos sok olyan vállalkozó nincs tisztában azzal, milyen segítséget jelenthetnek számára a könyvelésből jövő adatok, információk a napi döntéshozatalban vagy a tervezés során. De sokszor látjuk azt is, hogy a könyvelők sem igyekeznek a könyvelésből nyerhető adatok hasznára felhívni a gazdálkodók figyelmét, nem kínálják fel a számvitel adta lehetőségeket (főkönyvi rendszer mélységében rejlő lehetőségek, analitikus nyilvántartások, munkaszámok, mutatószámok stb.). Ezekben az esetekben az ügyfél nem látja a könyvelés által teremthető értéket és így a könyvelés – érthető módon – belesüllyed a „szükséges rossz” kategóriába.

• „A gazdálkodók számára kötelező jelleggel előírt szabályzatok elkészítésével, rendszeres karbantartásával kapcsolatos feladatok ellátása” – ezek is a könyvelő és a gazdálkodó közös feladatát képezik, hiszen a szabályzatok a management döntésein alapulnak. A könyvelő feladata itt is a számvitellel való összhang megteremtése, illetve folyamatos biztosítása. Gondoljunk például a pénzkezelési vagy a leltározási szabályzatra, amelyek

• egyrészről a gazdálkodók által is elvárt vagyonbiztonság megteremtését szolgálják;

• másrészről a könyvelők számára abban megfogalmazott, a könyvelésre, dokumentálásra vonatkozó döntések a fontosak.

De éppen ennek a két eltérő szemléletnek az egysége biztosítja, hogy a gyakorlatban is használható szabályozással működjék egy cég.

• A „főkönyvi nyilvántartások vezetése” – jellemzően a könyvelő feladata. Azon azonban lehetne gondolkodni, mennyire a könyvelő kompetenciája, illetve felelőssége – például – egy előzetesen paraméterezett vállalatirányítási rendszerbe input oldalon történő adatbevitel után az output oldalon kijövő, a főkönyvi nyilvántartást is magában foglaló adatállomány kezelése.

(Amikor ezeket a kérdéseket boncolgatjuk, rendre a felelősségről van szó: kinek kell a kapcsolódó munkát elvégezni és kinek a felelőssége az esetleges hibás teljesítés. A felelősség pedig az esetleges hozzá kapcsolódó kártérítési kötelezettség miatt fontos kérdés. Erre azonban rendszerint csak akkor figyelnek az érintettek, ha a könyvelő hibájából valamilyen kár következett be.)

• Az „összesítő feladások készítése” – ez is lehet a könyvelő kompetenciáján kívüli dolog. Gondoljunk csak a külön alrendszerként működő egységekre, mint például a készletgazdálkodás! Számos vállalkozásnál a könyvelő csupán pár, a készletmozgást tartalmazó összegző adattal találkozik a munkája során – az összesítő feladás készítése nem az ő feladata. Ide tartozhatnak a számlázásból vagy a pénztárgépekből jövő összesített feladások is.

Külön szolgáltató (nem a könyvelő) által végzett bérszámfejtésnél is a könyvelő csak feladást kap, amelyet rögzít a főkönyvi rendszerbe.

• A „beszámoló összeállítása” – kétséget kizáróan könyvelői feladat. Kis túlzással azért dolgozik a könyvelő a teljes üzleti évben, illetve utána a mérlegkészítés időszakában, s majd egészen a közzétételig, hogy a beszámoló az Szt.-nek, illetve az egyéb jogi előírásoknak megfelelően tájékoztatást nyújtson a piac szereplőinek az adott gazdálkodó valós vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről.

• A „beszámolóban, a könyvviteli nyilvántartásokban szereplő adatok elemzése, a gazdasági döntéseket megalapozó következtetések levonása” – ez sem lehet teljes mértékben csak a könyvelés feladata. Talán könnyebb ezt belátni, ha a felelősség oldaláról gondoljuk át. Bár tény, hogy sok vállalkozásnál a könyvelő az, aki átlátja a könyvelésben keletkező adatokat, sőt következtetéseket is tud levonni belőlük. De ezek a következtetések a cég működésére vonatkozó további adatok, információk hiánya miatt nem biztos, hogy helytállóak! Ezt a terhet nem lehet – jogszabályi alapra helyezve – kizárólagosan a könyvelőre hárítani. A management számos olyan információval (tervek, stratégiák, piaci ismeretek stb.) rendelkezik, amelyek a valós könyvelési adatokkal együttesen biztosíthatnak csak alapot a „jövőbeni döntéseket megalapozó következtetések levonására”.

• A „beszámolóban szereplő adatok jogszerűségének szabályszerűségének és megbízhatóságának” – terhe nem nyomhatja csak a könyvelő vállát, hiszen a könyvelési munka a már korábban keletkezett bizonylatok alapján történik. (Gyakran mondjuk is, hogy a könyvelő hozott anyagból dolgozik.) A logikai sorban előbb van a szerződéskötés, a gazdasági események valós teljesítése, illetve az azokról keletkező külső és belső dokumentumok. A könyvelő – általában – ezek után lép be és lát bele a folyamatba. A folyamatokra való ráhatása is csak annyiban áll, ami a múlt tapasztalásai alapján a jövőre szólhat. Például a nem megfelelő bizonylatokat (pl. számlákat) visszaadja a természetes folyamatokban részt vevő személynek javításra, javíttatásra. A beszámolóban szereplő adatok pedig több száz, több ezer egyedi lekönyvelt bizonylat eredményeként állnak össze. Igen túlzott elvárás, hogy a könyvelő minden bizonylat és gazdasági esemény jogszerűségét és szabályszerűségét felvállalja. (S akkor még nem is szóltunk az ehhez a jogszabályban megfogalmazott felelősséghez kapcsolódó lehetséges ellentételezésről – mit? mennyiért?)

• A beszámoló megbízhatósága – ez sem egy emberen múlik. Ahogy az előbb már utaltunk rá, a beszámoló a gazdálkodó egészének egy (illetve a bázisidőszak miatt két vagy utólagos ellenőrzés miatt akár több) üzleti évére vonatkozó összesített információja. A jogszerűségből és a szabályszerűségből elvileg (de nem kizárólagosan) következik a megbízhatóság. Ha a könyvelő nem garantálhatja a teljes adatállomány jogszerűségét és szabályszerűségét, akkor a megbízhatóságát sem.

• A bizonylati elv és bizonylati fegyelem a számvitel egyik fontos pillére. Csak megfelelő alaki és tartalmi elemekkel rendelkező bizonylatokat szabad (lehetne) lekönyvelni. Ennek a betartása a könyvelővel szemben jogos elvárás.

A gyakorlat azonban számos esetben ezzel az elvvel szembe megy, hiszen – a könyvelésre vonatkozó szerződés megbízási jellegére utalva – az ügyfél utasíthatja a könyvelőt bizonyos tételek könyvelésére.

• A számviteli alapelvek követelményének betartása is jogos elvárás a könyvelővel szemben.

A számviteli munkát megtervezni és elvégezni a számviteli alapelvek keretei között kell, amelyek a következők:

I. Általános alapelv

1. A vállalkozás folytatásának elve

II. Tartalmi elvek

2. Teljesség elve

3. Valódiság elve

4. Óvatosság elve

5. Összemérés elve

III. Tartalomra ható kiegészítő elvek

6. Tartalom elsődlegessége a formával szemben

7. Egyedi értékelés elve

8. Bruttó elszámolás elve

9. Időbeli elhatárolás elve

10. Lényegesség elve

11. Költség-haszon összevetésének elve

IV. Formai elvek

12. Világosság elve

13. Folytonosság elve

14. Következetesség elve

Vannak további, ún. nem nevesített számviteli elvek, amelyeket a vezetői számvitel és a számviteli munkával szembeni elvárások fogalmaztak meg:

• Hasznosíthatóság elve

• Semlegesség elve

• Időszerűség elve

• Helytállóság elve

De itt is utalnék az előző gondolatra. A gyakorlatban – általában az elvárt eredmény érdekében – ügyféloldalról lehet nyomás a számviteli elvektől való eltérésre. Arra nem is merek gondolni, hogy akár lehetnek olyan könyvelők, akik nincsenek tisztában a számviteli elvekkel, ezek értelmezésével, a beszámolóra gyakorolt hatásukkal.

• Az Szt. több helyen is megfogalmazza a valóság bemutatására vonatkozó igényt. Ez jogos, hiszen úgy a gazdálkodó vezetése, mint a piac szereplői a megbízható adatokra kíváncsiak, mert ezek is segítenek számukra a döntéseik meghozatalában. Azt megfogalmazni, hogy valójában mit is kell (kellene) érteni a „valós” kifejezés alatt, filozófiai mélységekbe vinne bennünket. S mivel ennek a könyvnek a célja a hathatós segítségnyújtás a könyvelőknek a saját szerződéseik optimális megalkotásához, ezért itt párhuzamként utalnék a könyvvizsgálat szóhasználatára. A könyvvizsgáló a jelentésében azt fogalmazza meg, hogy az adott beszámoló „nem tartalmaz lényeges hibás állításokat”. Tehát nem hibamentes, hanem a beszámolóban lévő hibák egyedileg és összességükben nem torzítják olyan mértékben a beszámolót, hogy az megtévesztő legyen a felhasználók számára.

Remélem, hogy az Szt.-ben használt fogalmakhoz fűzött megjegyzések, utalások segítenek belátni, hogy a könyvelésre vonatkozó szerződésben nem szabad csak az Szt. „könyvviteli szolgáltatás” fogalmára hagyatkozni. Az Szt. szerinti könyvviteli szolgáltatás számos olyan feladatot, kötelmet is megfogalmaz, amelyek nem a könyvelő kompetenciájába (feladatkörébe, hozzáértésébe, döntési jogkörébe, felelősségébe) tartoznak, illetve nem vállalhat a könyvelő 100 százalékos felelősséget ezek maradéktalan teljesítéséért. Viszont vannak olyan feladatok is, amelyek ugyan nincsenek az Szt.-ben megfogalmazva, de azokat a praktikum és/vagy a hozzáértés miatt a könyvelés részeként célszerű kezelni.

Vizuális olvasók számára talán könnyebben kezelhető, ha a gazdálkodók tevékenységét úgy bontjuk szeletekre, mint ahogy egy emberi szervet a komputertomográf felvételei. Ezen felvételek alapján meg kellene állapítani minden egyes folyamatról, hogy abban hol van a könyvelésnek szerepe, feladata.

Erre próbálunk meg a következőkben – a minta ÁSZF könyvelési tevékenység tartalma részében – segítséget adni.

1. A könyvviteli szolgáltatás tartalma

1.1 Az Ügyfél megbízza a Könyvelőt a mindenkor hatályos és érvényben lévő számvitelről szóló jogszabályok vonatkozó részeiben rögzített könyvviteli szolgáltatások közül a jelen ÁSZF-ben rögzített feladatok ellátásával, ezeknek a munkáknak az irányításával, vezetésével. A szerződés aláírásakor a törvényi hátteret a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.), illetve a számvitelről szóló egyéb jogszabályok írják elő.

Az 1.1. ponthoz:

Mivel az ügyfélkör nem csupán gazdasági társaságokból állhat, ezért ide tartoznak az – e kiadás írásának időpontjában életben lévő –, az Szt. felhatalmazása alapján kelt alábbi jogszabályok is:

• 479/2016. (XII. 28.) Korm. rendelet a számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól

• 459/2015. (XII. 29.) Korm. rendelet a tőzsdék, a központi értéktári és a központi szerződő fél tevékenységet végző szervezetek éves beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól

• 398/2012. (XII. 20.) Korm. rendelet a mikrogazdálkodói egyszerűsített éves beszámolóról

• 327/2009. (XII. 29.) Korm. rendelet az egyes pénz- és tőkepiaci szolgáltatásokat is végző egyéb vállalkozások éves beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól

• 399/2007. (XII. 27.) Korm. rendelet a foglalkoztatói nyugdíjszolgáltató intézmények éves beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól

• 251/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet a befektetési vállalkozások éves beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól

• 250/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet a hitelintézetek és a pénzügyi vállalkozások éves beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól

• 245/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet a közraktárak éves beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátossá­gairól

• 221/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet a Magyar Nemzeti Bank éves beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól

• 217/2000. (XII. 11.) Korm. rendelet a Pénztárak Garancia Alapja éves beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól

• 216/2000. (XII. 11.) Korm. rendelet a kockázati tőketársaságok és a kockázati tőkealapok éves beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól

• 215/2000. (XII. 11.) Korm. rendelet a befektetési alapok éves beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól

• 214/2000. (XII. 11.) Korm. rendelet a betétbiztosítási alapok és intézményvédelmi alapok, valamint a befektető-védelmi alap éves beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól

• 192/2000. (XI. 24.) Korm. rendelet a biztosítók éves beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól

1.2 A szerződés kezdete a szerződésben meghatározott időpontot követő gazdasági és/vagy beszámolási időszakra vonatkozó, Szt. szerinti dokumentumok és bizonylatok feldolgozását jelenti.

Az 1.2. ponthoz:

Bár az Szt. nem nevesíti az ún. „újrakönyvelés” fogalmát, lehetőségét, de előfordulhatnak esetek, amikor ez a legjobb megoldás a számviteli rend helyreállításához. Ekkor a konkrét szerződésben ki kell térni a pontos időszakra, üzleti évre.

A könyvelésátvételnél lehetnek olyan bizonylatok, amelyek már az új könyvelőhöz érkeznek, de azokat még az előző könyvelő által lezárandó időszakhoz kell tenni. Ilyenkor az új könyvelőnek a szükséges adatokat meg kell adni az ügyfél számára – megkérve őt az adatok régi könyvelő felé való továbbítására. Az új könyvelő elvileg nem jogosult a régi könyvelővel adatcserére, ha rögzítve van számára, hogy kinek adhat adatot. De ha az ügyfél ez alól felmenti, akkor közvetlenül ő is továbbíthatja az anyagot a régi könyvelőnek. Az már egy más kérdés, hogy hajlandóak-e a könyvelő kollégák egymással korrekt együttműködésre. Bizonyára minden kedves olvasónak vannak ebben a témában (rém)történetei.

1.3 A könyvelési munkák alatt mindkét Fél a következő feladatoknak az Szt. szerinti előírások, illetve az Ügyfél speciális szabályozása és jellege szerinti elvégzését érti:

1. A befektetett eszközök folyamatos analitikus és főkönyvi nyilvántartása.

2. A készletek – az Ügyfél számviteli politikájában előírt módon történő – főkönyvi könyvelése az Ügyfél analitikus nyilvántartásai, illetve adott időpontra vonatkozó leltárak, feladások alapján.

3. A követelések, az értékpapírok, a pénzeszközök, a saját tőke, a céltartalékok, a kötelezettségek és az időbeli elhatárolások folyamatos főkönyvi nyilvántartása.

4. A költség (ráfordítás) és a bevételi főkönyvi számlák folyamatos vezetése.

5. Az előírt analitikus nyilvántartások közül a főkönyvi rendszerhez tartozó, annak szerves részét képező analitikák vezetése.

6. A vállalkozás eredményének időszakonkénti (alapvetően havi rendszerességű), a rendelkezésre bocsátott dokumentumok alapján történő meghatározása.

7. Az éves beszámolónak a jogszabályi megfeleléshez, illetve a tulajdonosi elfogadáshoz szükséges határidőre történő elkészítése.

8. Az Ügyfél kívánsága szerinti fordulónappal közbenső mérleg vagy évközi beszámoló összeállítása.

9. Az adózással kapcsolatos jogszabályokban előírt adatbejelentési kötelezettségek teljesítése – csak és kizárólag a rendelkezésre bocsátott dokumentumok, iratok, hiteles másolatok, illetve az Ügyfél írásbeli nyilatkozatai alapján.

10. Azoknak az adózással kapcsolatos jogszabályokban előírt bevallásoknak az időbeni összeállítása és az Ügyféltől kapott felhatalmazás alapján történő beküldése, amelyek az elkészített könyvelés output-adatain alapulnak.

11. Időszakonkénti információs anyagok összeállítása, kiadása azokról az – Ügyfél szakmai jellegű feladatain kívüli – adatokról, kötelezettségekről, jogszabályi változásokról, amelyek az Ügyfél gazdasági döntéshozatalát segíthetik.

12. Az Ügyfél gazdasági életével kapcsolatos folyamatok támogatása figyelemfelhívások, konzultációk és írásos anyagok segítésével – abban az esetben, ha erre az Ügyfél igényt tart.

13. Az Ügyfél számára – a jogszabály által kötelező jellegű és a működéséhez ajánlott – szabályzatok összeállításához, módosításához szakmai segítségnyújtás.

14. Amennyiben az Ügyfél nem vagy csak részlegesen tartozik az Szt. hatálya alá, akkor a rá vonatkozó jogszabályokban rögzített speciális nyilvántartási, zárlati és adózási feladatok összességét kell a könyvelési munkák alatt érteni.

Az 1.3. ponthoz:

A fentiekben felsorolt feladatok elsősorban az Szt. hatálya alá tartozó vállalkozásokra vonatkoznak, illetve azon belül is a döntő többséget jelentő kettős könyvviteli rendszert alapul véve. Az Szt. lehetőséget ad bizonyos körben az egyszeres, azaz a pénzforgalmi szemléletű könyvvezetésre és ez alapján való beszámolókészítésre. Természetesen mindenki a saját ügyfélköre alapján változtathat a megfogalmazáson. Az Szt. jellemzően az éves beszámoló tartalmi elvárásaiból indul ki, a nála szűkebb volumenű beszámolási formákra értelemszerűen korlátozottan kell a szabályokat alkalmazni. Ezt a logikát lehet az ÁSZF-ben is követni.

Az egyéni vállalkozókra az Szt. csak részekben (bizonylatolás, fogalomrendszer) vonatkozik, ezért célszerű az ÁSZF általános alkalmazása miatt e kör feladataira is kitérni.

Hogy a felek ugyanazt értsék a nyújtandó könyvviteli szolgáltatás alatt, célszerű megfogalmazni azokat a feladatokat, normákat, kompetenciákat, amelyek

• nem tartoznak,

• nem tartozhatnak

a könyvelő által vállalt szolgáltatások közé.

Ezek között azonban lehetnek olyan – ún. opcionális – szolgáltatások, amelyek alapvetően nem képezik a könyvelés részét, de ha a könyvelő rendelkezik szabad kapacitással, képesítéssel, szaktudással, affinitással ezek teljesítéséhez, akkor vállalhatja ezen feladatok ellátást is. E szolgáltatásokat – az egységes kezelés végett – mint „nem könyvelési feladatokat” célszerű az ÁSZF-ben felsorolni. Majd a konkrét ügyfélre vonatkozó könyvelési szerződésben kell jelezni, melyek azok a feladatok, amelyeket a könyvelő az ÁSZF kizárása ellenére mégis vállal.

A nem könyvelői feladatokat praktikus tematikusan rendszerezni, mert így könnyebb a folyamatokat átgondolni és szükség szerint bővíteni. (A bővítésre általában akkor kerül sor, amikor valamilyen jogszabályi változás alapján olyan, a vállalkozásokat terhelő kötelezettség keletkezik, amelynél szükséges a feladatmegosztás vagy a feladattól való elhatárolódás.) Az ügyfél oldaláról való jobb megértést is segíti a rendszerezett tájékoztatás.

A következőkben felsoroljuk azokat a feladatokat és a hozzájuk tartozó magyarázatokat, jogszabályi hivatkozásokat, amelyeket a könyvelőnek célszerű átgondolnia saját szolgáltatási palettájának összeállításánál.

1.4 E pont tartalmazza azokat a teendőket, amelyek az Ügyfél feladatkörébe tartoznak. Az alábbi felsorolás tájékoztató jellegű, mivel a vállalkozások sokszínűsége kizárja a teljességet.

A felsorolás nem tartalmazza azokat a kompetenciákat (illetékesség, hatáskör, jogosultság), amelyek az Ügyfél vállalkozásának szakmai jellegéből erednek.

A Könyvelő a szerződés aláírása előtt felhívja az Ügyfél figyelmét a könyvviteli szolgáltatás tartalmára és az azon kívüli feladatokra.

Amennyiben az Ügyfélnek van az ÁSZF-ben felsorolt feladatokkal kapcsolatosan további kérdése, a Könyvelő szóban tájékoztatja az Ügyfelet e feladatok, illetve az ezekből eredő jogok és kötelezettségek tartalmáról.

A Felek megállapodnak abban is, hogy a következőkben felsorolt feladatok közül

• melyekhez és

• milyen mértékben

tud a Könyvelő az Ügyfélnek támogatást nyújtani.

Azok a feladatok, amelyek az ÁSZF szerint nem tartoznak a könyvelés hatókörébe, de a Felek megállapodnak abban, hogy azt mégis a Könyvelő látja el, a könyvelésre vonatkozó szerződés 1.2 pontjában „Az ÁSZF-ben megfogalmazottaktól eltérő kötelezettségvállalások” megjelöléssel szerepelnek.

Annak ellenére, hogy az alábbi feladatok az Ügyfél feladatkörébe tartoznak, a Könyvelő – gazdasági és vállalkozási ismeretei, tapasztalatai alapján, de a szerződéses kötelezettségi körén kívül – felhívhatja a figyelmet az általa észlelt szabálytalan vagy célszerűtlen eljárásokra, elmaradásokra, illetve ezek következményeire.

1.4.1 Cégjogi jellegű feladatok

1. Az Ügyfél cégjogi és kamarai ügyeinek nyilvántartása és intézése.

Az 1.4.1. alcím 1) pontjához:

A cégjogi ügyek intézése ügyvédi feladat. Sok cég nem rendelkezik olyan állandó ügyvédi támogatással, aki felhívja a figyelmet a cégjogi vagy a működéssel kapcsolatos jogi hátteret igénylő feladatokra, kockázatokra. Itt a könyvelő gondos eljárása abban nyilvánulhat meg, hogy legalább évente egyszer, a beszámoló elkészítésekor a nyilvánosan hozzáférhető cégtárban ellenőrzi az ügyfél cégjogi státuszát.

A kamarai ügyeket a cégjogi ügyekkel célszerű együtt kezelni, de lehet külön pontban is nevesíteni – főleg annak figyelembevételével, hogy egyes kamaráknál bizonyos adminisztratív feladatok is lehetnek (pl. bevallás). Gondoljunk például a Nemzeti Agrárgazdasági Kamara bevallási kötelezettségére vagy a könyvvizsgálóknak a Magyar Könyvvizsgálói Kamara felé előírt, az előző üzleti évvel kapcsolatos nagyon komoly szakmai jelentési kötelezettségére.

Az ún. egyablakos rendszer keretében számos olyan változást ma már az adóhatóságon keresztül kell bejelenteni, amelyek alapvetően cégjogi jellegűek (pl.: tevékenységi kör). Ezek a bejelentések – az ügyfél által rendelkezésre bocsátott adatok alapján – a szolgáltatás részét képezik az 1.3.9 pont alapján.

2. Az Ügyfél működésével kapcsolatos törvényességi szabályok és követelmények betartása.

Az 1.4.1. alcím 2) pontjához:

Itt a vezető tisztségviselő felelősségére szeretném felhívni a figyelmet, amit a Ptk. egyértelműen rögzít.

Számos helyen szerepel a Ptk.-ban – akár a társasági jog általános részében, akár az egyes cégformákhoz kapcsolva – konkrét feladat, amelyben a jogalkotó kiemeli az ügyvezető feladatait. Ezeknek az előírásoknak a nem ismerete nem mentesíti az ügyvezetőt a vonatkozó felelősség alól. Annak ellenére, hogy a könyvelő bizonyos (az ÁSZF-ben és a könyvelésre vonatkozó szerződésben rögzített) feladatokat ugyan átvesz a gazdálkodótól, azoknak a nem megfelelő teljesítése sem mentesíti a vezető tisztségviselőt a cég képviseletével járó felelősség alól. Az ügyvezető csupán enyhíteni tudja a felelősségre vonás során elszenvedett saját kárát azzal, ha a nem megfelelő teljesítményért ő is jogorvoslást keres.

Az ügyvezetés mellett az ügyfél gazdálkodó szervezet legfőbb szervének (taggyűlés, közgyűlés) a felelősségét sem veheti át a könyvelő, hiszen erre vonatkozóan is konkrét előírásokat tartalmaz a Ptk.:

3. Az Ügyfél jogi státuszát meghatározó jogszabályokban (pl. Ptk.), valamint az Ügyfél alapítási és működési dokumentumában (pl. alapító okirat, tulajdonosi határozatok) foglalt és az abból eredő tulajdonosi, ügyvezetői, ügykezelői hatáskörbe tartozó feladatok – akár részbeni – ellátása.

Az 1.4.1. alcím 3) pontjához:

Annak ellenére, hogy a társasági szerződés cégjogi kérdés, a könyvelőnek ismernie kell az ügyfelei alapító okiratát. Az új Ptk. ún. diszpozitív jellegű, azaz az érintettek a Ptk.-ban foglalt szabályoktól egyező akarattal eltérhetnek.

Ez azonban nem jelent a működés terén szabadosságot, önkényességet. Az eltérés nem az egyes helyzetek jogszabálytól való eltérés szerinti kezelését jelenti, hanem az ügyfél alapító okiratában lehetnek olyan kitételek, amelyek nem megszokottak, nem általánosak. Ezek a könyvelés számára viszont nagyon fontos információkat is tartalmazhatnak. Ilyen lehet a tulajdoni aránytól eltérő osztalékarány vagy a pótbefizetésre vonatkozó korlátozások. A könyvelőnek ismernie kell ezeket a szabályokat, de nem ő jogosult ezeket meghozni.

4. A harmadik személyekkel (pl. partnerek, tulajdonosok, dolgozók stb.) való kapcsolatok tartalma és formája.

Az 1.4.1. alcím 4. pontjához:

Ide tartozik a vonatkozó szerződések megkötése/meg nem kötése, illetve teljesítése/nem teljesítése. A könyvelésnek jellemzően a kész dokumentumokkal van dolga, az ügyfél belső és külső kapcsolatrendszerével viszont nincs. (Persze vannak itt is kivételek – pl. az ügyfél könyvvizsgálója, de ezekben az esetekben ezt külön kell kezelni.) Ha a könyvelő valamely jogviszonyban szabálytalanságokat vél felfedezni, ajánlott – írásban, utólag ellenőrizhető módon – az ügyfél figyelmét erre felhívni.

A diszpozitív szemlélet nem csak a társaság működési rendjére vonatkozik, hanem a más gazdálkodókkal való kapcsolatokra is.

Ezért fontos a folyamatos könyvelésnél az egyes ügyletek mögöttes szerződéses hátterének a megismerése – jóllehet a könyvelő érdeke is, hogy az abból keletkező felelősséget a maga részéről csökkentse.

5. Az Ügyfél exit-eljárásainak, úgymint végelszámolás (az egyszerűsített végelszámolást is beleértve), csődeljárás, felszámolási eljárás és kényszertörlési eljárás kezdeményezése és az eljárással kapcsolatos bárminemű ügyintézése.

Az 1.4.1. alcím 5) pontjához:

A cégjogi jellegű feladatok között az 5) pontban szereplő egyszerűsített végelszámolásra külön szeretném felhívni a figyelmet.

A cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról szóló 2006. évi V. törvény (a továbbiakban: Ctv.) 2018. július 1-től lehetőséget teremt a korlátolt felelősségű társaságok számára is az egyszerűsített végelszámolásra. Erre akkor van lehetőség, ha a társaság

• az Szt. 155. § szerinti könyvvizsgálatra nem kötelezett és

• a végelszámolása kezdő időpontjától számított 150 napon belül a végelszámolást befejezi.

Jelentős egyszerűsítést jelent, hogy végelszámoló választására nem kerül sor, a végelszámolót terhelő feladatokat a cég vezető tisztségviselői látják el. Ez az érintettek számára anyagilag és eljárás-technikailag jelentős tehermentesítést jelenthet. (Valójában ez volt a törvényváltozás célja!)

Könyvelői oldalról azonban van némi kockázat az egyszerűsített végelszámolásban:

• A vállalkozások vezetői az adminisztratív feladatokat igyekeznek áttestálni a könyvelésre (amennyire csak tudják és amennyire a könyvelő hagyja). S azzal, hogy az egyszerűsített végelszámolási eljárás nem igényel ügyvédi közreműködést, csupán az adóhatóságnál kell az eljárás kezdetét és végét bejelenteni, illetve a szükséges nyomtatványokat az adóbevallásoknál is használt rendszer segítségével benyújtani, az ügyfelek könnyen tekinthetik az egyszerűsített végelszámolás teljes lebonyolítását is a könyvviteli szolgáltatás alapvető részeként. Mivel azonban ez az eljárás a könyvelőnél pluszfeladatokat, időráfordítást jelent, célszerű előrelátó módon ezekre a feladatokra a könyvelőnek az ÁSZF-ben is előre felkészülni.

• A kockázatok között azt is figyelembe kell venni, hogy – bár az eljárás elméletileg egyszerű – lehet számos olyan (pl. elszámolási) vetülete is, amelyhez szélesebb jogi ismeretre lenne szükség, mint amivel a könyvelő rendelkezik.

• Sajnos számításba kell azt a tényt is venni, hogy sok ügyfélnél a könyvelőnek nincs akkora tekintélye, mint egy ügyvédnek. Így reális a veszély, hogy ha az ügyfél nem hajtja végre maradéktalanul a könyvelő eljárásra vonatkozó kéréseit (márpedig ez is elég gyakori), akkor a rendelkezésre álló 150 napos időből könnyen kicsúszhat a cég. Egy ilyen sikertelen eljárás következményei negatívan is érinthetik a könyvelőt. „Bezzeg a könyvelő még ezt sem tudta elintézni!”

1.4.2 Gazdálkodási jellegű feladatok.

Főleg a kkv-területen és a civil szférában tapasztalható a szervezetek vezetőinél az alapvető gazdasági, gazdálkodási, rendszerelméleti és IT-ismeretek hiánya. Sok esetben ezt a hiányt nem is érzik, sőt azzal áltatják magukat, hogy nekik csak a saját szakterületükhöz kell érteni (bár sokszor még itt is vannak hiányosságok), de az egyéb kérdések a könyvelés feladatai. „Minden, ami papír, az a könyvelés dolga!”

Éppen ezért nagyon fontos a gazdálkodás során előre látható feladatok számbavétele, előzetes áttekintése.

1. Az Ügyfél anyagi és pénzügyi gazdálkodása.

Az 1.4.2. alcím 1) pontjához:

Ebbe a pontba nagyon sok feladat beletartozhat, így összességében célszerű ezektől elhatárolódni. Aki gondolja, itt részletezheti is az ide tartozó feladatokat. Ez akkor szerencsés, ha a könyvelő olyan, megközelítőleg azonos tevékenységet folytató ügyfélkörrel rendelkezik, ahol standardizálhatók a gazdálkodási feladatok.

Ha viszont csak így általánosságban kerül bele az ÁSZF-be a kitétel, akkor a felmerülő konkrét kérdésnél lehet/kell arra hivatkozni, hogy az az adott dolog beletartozik-e az anyagi vagy pénzügyi gazdálkodás körébe.

2. Az Ügyfél harmadik féllel szembeni szerződéseinek megkötése, a teljesítések megítélése, a teljesítések igazolása és igazoltatása, az igazolásokra vonatkozó dokumentum beszerzése, illetve az ügyletek Könyvelő által nem ismert vagy nem evidens körülményeiből eredő nemzeti és/vagy nemzetközi adózási követelmények vizsgálata (a Könyvelő az általa ismert adózást befolyásoló tényezőkre felhívja a figyelmet).

Az 1.4.2. alcím 2) pontjához:

Itt alapvetően az ügyfél szerződéses partnereire gondolunk (Vevők, Szállítók). A könyvelő csak azt veheti figyelembe a könyvelés, illetve a tételek adózási vonzatának megítélésénél, amiről rendelkezik hitelt érdemlő dokumentumokkal, információkkal. Az ezen kívüli vélelmekre nem szabad sem könyvelést, sem adózást alapozni.

Itt ismét felhívom a figyelmet a Ptk. diszpozitív szemléletére.

Nem szabad „csak” az általános ismeretekre vagy szokásokra alapozni, hanem az egyes ügyletek mögöttes szerződéses hátterének a megismerésére lehet szükség.

3. Az alapító okiratban, ipari, kereskedelmi és működési engedélyekben, a bérleti szerződésekben, szerződéses üzemeltetési okmányokban foglaltak tartalmának bárminemű megítélése, betartása, betartatása, ezek tartalmával és formájával kapcsolatos módosítások, változtatások, illetve a változtatások kezdeményezése.

Az 1.4.2. alcím 3) pontjához:

Tipikus probléma a bérleti szerződéseknél a letét, kaució nyilvántartása, az utána való esetleges kamatfizetés. A könyvelés külön-külön főkönyvi számokra vagy egy főkönyvi szám alatti partnerelszámolásokra teszi az adott és kapott kauciókat. Arról azonban általában nincs információja, mit kell ezekkel kapcsolatosan a továbbiakban (a szerződés, megállapodás vagy eseti ügylet alapján) elszámolni. A vállalkozáson belül ezeknek az analitikus kezelése (nyilvántartása, eseti ügyletek intézése) a pénzügyi ügyintéző vagy az ingatlankezelő feladata kellene, hogy legyen.

Tehát a könyvelő

• az ügyfelétől kapja meg a szükséges információkat, illetve

• vele tud egyeztetni a könyvelésben lévő egyenleg helyességéről. Ezt az egyeztetést legalább évente egyszer – a beszámolóhoz – meg is kell tenni.

Jellemzően azoknál a mikro- és kisvállalkozásoknál van gond, ahol nincs a cégben külön adminisztratív személyzet (pénzügyes, irodavezető). Itt az ügyfél az ilyen jellegű analitikus nyilvántartások vezetését is a könyvelőtől várja, vagy nem érti meg (nem akarja megérteni) a pénzügyi és a könyvelési munka különbözőségét. A kisvállalkozó ügyfeleknél a könyvelő számára megfelelő kontaktpartner, illetve szervezeti egység hiánya szinte minden további pontban felvethető probléma.

4. Az Ügyfél erre vonatkozó utasítása nélkül alapítási dokumentumában, tevékenységi körében, megkötött gazdálkodási szerződéseiben lévő olyan adatok hatóságok felé történő bejelentése, amelyekre vonatkozóan bármilyen jelentési kötelezettség áll fenn, vagy valamely jogszabály a későbbiekben bekövetkező változásbejelentési kötelezettségét írja elő.

E bejelentés vonatkozik többek között az egyablakos cégjogi eljáráson kívüli bejelentésekre, különös tekintettel a következőkre:

• a vezető tisztségviselők,

• a könyvvizsgáló személye, a könyvvizsgálói megbízás felmondása,

• a kapcsolt vállalkozásokkal bonyolított ügyletek,

• a tevékenységi kör.

Ha az Ügyfél ezekről megadja a Könyvelőnek az általa kért formában és tartalommal a szükséges információkat, akkor a Könyvelő mint meghatalmazott – tekintettel az elektronikus jelentési kötelezettségre – megteszi a szükséges bejelentést úgy, hogy annak ellentételezése a végzendő tevékenység jellegétől függően a jelen ÁSZF 12.8 pontjában szereplő tanácsadás vagy adminisztráció feladatcsoportok valamelyikébe kerül besorolásra.

Az 1.4.2. alcím 4) pontjához:

A könyvelő csak akkor tudja a bejelentéseket megtenni, ha

• van róla megfelelő bizonyosságot adó információja,

• van kompetenciája a bejelentés megtételére,

• megfelelő időben és módon rendelkezésére állnak a szükséges információk.

Az ún. egyablakos rendszer keretében számos változást ma már az adóhatóságon keresztül kell bejelenteni (pl.: tevékenységi kör). Ezek a bejelentések – az ügyfél által rendelkezésre bocsátott adatok alapján – a szolgáltatás részét képezik az 1.3.9 pont alapján.

5. Az Ügyfél erre vonatkozó utasítása nélkül

• a számlasorszámok, számlatartományok bejelentése,

• a számlázóprogramokkal kapcsolatos bejelentések;

• a nyomdai úton előállított bizonylatokhoz kapcsolódó bejelentések (forgalmazó esetén);

• a kézzel kiállított számlák adattartalmának adóhatósághoz való bejelentése.

Az 1.4.2. alcím 5) pontjához:

A számlázási folyamatot nagyon komoly előírások határozzák meg. Ezek az alábbi jogszabályokban, illetve információs anyagban találhatók:

• 2007. évi CXXVII. törvény – az általános forgalmi adóról;

• 2017. évi CL. törvény – az adózás rendjéről;

• 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet – a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről;

• 18. információs füzet – A számla, nyugta kibocsátásának alapvető szabályai.

A fenti jogszabályok alapján az ügyfélnél zajló értékesítésekről az információk elektronikus úton az adóhatósághoz kerülnek. Vannak olyan marginális esetek (pl. nyomdai úton előállított bizonylatok kiállítása, technikai hiba esetén), ahol a NAV adatállomány teljessége miatt manuálisan kell bizonyos adatszolgáltatásokat megtenni. Erre igen szűk határidő áll rendelkezésre – jellemzően 24 óra.

Tipikusan olyan feladatról van szó, amelyről a feleknek meg kell állapodnia. A számlát bejelentő lehet a cégen belül kijelölt személy (ha van ilyen) vagy a könyvelő.

A kiszervezett könyvelés esetén külön megszervezendő az adattovábbítás módja. A könyvelő elvállalhatja, hogy a papír alapú bizonylatok adatait feltölti a NAV rendszerébe, de ehhez szükséges, hogy hiánytalanul és időben megkapja a szükséges információkat. Ezt bele kell építeni az ügyfél eljárási rendjébe.

Tehát ki kell alakítani a kézi számlák kiállításánál a gyakorlatot az információk továbbítására. Egyfajta megoldás lehet, hogy még a kiadás előtt az eladó telefonnal fényképet készít a számláról és azonnal továbbítja a beküldő személynek. Azt is számításba kell venni, hogy ha a beküldő a könyvelő, akkor neki is van (kellene, hogy legyen) munkaideje, s azon belül kapja meg az adatokat a továbbításhoz.

Arról is meg kellene állapodni, hogyan bizonyítható az esetleges elmaradás ténye, kit terhel az elmaradt továbbítás esetén kapott igen tetemes bírság (500 000 Ft számlánként).

6. Az Ügyfél számviteli és adózási relációban

• a kapcsolt vállalkozási státuszának megítélése, illetve

• az ehhez hasonló minden olyan kapcsolat megítélése, amelynek következtében valamilyen nyilvántartási, bejelentési, elszámolási eljárás következik vagy következhet, valamint

• a kapcsolt státuszhoz tartozó nyilvántartási, bejelentési és elszámolási feladatok teljesítése (pl. transzferár-szabályzat elkészítése és transzferár-nyilvántartás vezetése).

Az 1.4.2. alcím 6) pontjához:

A könyvelő és az ügyfél közötti kapcsolat kezdetén és legalább évente szükséges vizsgálni a kapcsolt vállalkozási státuszokat.

Külön kell kezelni az Szt. és az adótörvények szerinti kapcsoltsági viszonyokat. A nyilvánosan hozzáférhető adatbázisokból a szükséges kapcsoltságra utaló viszonyokat nem lehet maradéktalanul felmérni, ezért van szükség az ügyfél nyilatkoztatására.

Ahhoz azonban, hogy az ügyfél megalapozott választ tudjon adni, tisztában kell lennie a fogalmi háttérrel. A könyvelőnek az ügyfélismerete, a vélhető érintettségek alapján el kell döntenie, hogy mekkora energiát fordít a kapcsoltsági viszonyok feltérképezésére. Ennek a dokumentálása is fontos, hiszen egy későbbi ellenőrzésnél megállapított hiányosság súlyos következményekkel járhat.

7. Az Ügyfélnél alkalmazott díj- és árképzés kialakítása, bárminemű megítélése, alkalmazása.

Az 1.4.2. alcím 7) pontjához:

A könyvelés jellemzően a vállalkozás egészére vonatkozólag tud adatokat szolgáltatni. Az árképzéshez azonban termék szinten lenne szükség az önköltségre, fedezetre. Az önköltség és a fedezet a könyvelés adatain kell, hogy nyugodjon, de a meghatározásához olyan mélységű adatfeldolgozásra van szükség, amely a termékek és/vagy szolgáltatások szintjén képes a szükséges alapadatokat biztosítani. Ezt csak akkor lehet megtenni, ha a könyvelési rendszerben ennek a feltételeit már előzetesen kialakítják. A vezetői számvitel képes ezeket az adatokat biztosítani.

A könyvelő általában nem rendelkezik megfelelő termék- és piacismerettel. Akinek van árszakértői képesítése, az – természetesen opcionális szolgáltatásként – felvállalhatja ezt a fajta tevékenységet is. Aki ilyen jellegű ismeretekkel rendelkezik és ilyen feladatra vállalkozik, az a könyvelési kapcsolat kezdetén tisztában van azzal is, hogy milyen alábontások, analitikák szükségesek a könyvelésben a korrekt és megalapozott árképzéshez.

8. Az Ügyfél tevékenységére vonatkozó elő- és utókalkulációk készítése, a jövedelmezőség vizsgálata.

Az 1.4.2. alcím 8) pontjához:

Ahogy azt az előzőekben is leírtuk, a főkönyvi könyvelés jellemzően a vállalkozás egészére biztosít adatokat. Az elő- és utókalkulációhoz azonban egyedi, termék szintű adatokra van szükség. Pontosan kell ismerni a termelési folyamatot, a normaidőket, a receptúrákat, a vetítési alapokat stb. Ezek hiányában a kalkuláció nem lehet kellően egzakt.

A vállalatirányítási rendszerek alkalmazásával ezek a paraméterek előre rögzítésre kerülnek, illetve az egyedi, termék szintű eltérések kezelésére is vannak korrekt eredményt adó eljárások. De még itt is nagyon fontos a helyismeret. Ennek a megszerzésére külső, kiszervezett könyvelés esetén többnyire nincs mód, így ezt mindenképp figyelembe kell venni a szolgáltatás vállalásánál.

9. Az Ügyfél tevékenységéhez kapcsolódó gazdasági, pénzügyi és kereskedelmi jellegű tervek készítése.

Az 1.4.2. alcím 9) pontjához:

A könyvelőtől jellemzően hitelhez, kölcsönökhöz vagy pályázathoz kérnek előzetes terveket. Hogy ezeket teljes felelősséggel és szakmaisággal össze tudja állítani a könyvelő, számos, jövőbe mutató üzletpolitikai elképzeléssel is tisztában kell (kellene) lennie. Ennek hiányában csak számszaki alapon (felszorzással és becsléssel) lehet e terveket összeállítani, amelyek realitása kétséges. Ilyen fiktív terveknek az összeállításától, illetve az esetleges negatív következményektől szükséges előre elhatárolódni. Ha megalapozatlan tervek miatt az ügyfél nem éri el a célját (nem kap hitelt, nem nyeri el a támogatást stb.), akkor a könyvelőnél jelentős presztízsvesztés is beállhat. („Még ezt sem tudta jól megcsinálni!”)

10. Az Ügyfél tagi, vállalkozói és alkalmazotti jövedelmeinek meghatározása, szétosztása, kifizetése és felhasználása.

Az 1.4.2. alcím 10) pontjához:

Az ügyfél vezetőinek, dolgozóinak a bérét csak az erre jogosult vezető határozhatja meg. Ahogy majd a bérszámfejtési tevékenység ismertetésénél ki fogunk erre a kérdésre is térni, a könyvelő az alkalmazható vagy alkalmazandó jogviszonyokról, illetve az ezekhez kapcsolódó adózási és költséghatásokról tud tájékoztatást adni. A jellemző ügyféloldali kérdés: mennyibe fog kerülni ez a vállalkozásnak. S az már örömteli, ha olyan tudatos ügyféllel, vezetővel vagyunk kapcsolatban, ahol kikérik a könyvelő tanácsát, a könyvelő pedig örömmel segít ezekben az esetekben.

11. Az Ügyfélnél keletkező járadék, osztalék, osztalékelőleg meghatározása, szétosztása, kifizetése, s ezzel kapcsolatosan bárminemű előírt jelentés időben való teljesítése.

Ehhez kötődően a vonatkozó döntés meghozatala, illetve annak vizsgálata, hogy a járadék, osztalék, osztalékelőleg elhatározása és kifizetése nem sért-e érdekeket (pl. tulajdonostársak, hitelezők).

A Könyvelő a jogszabályi előíráson alapuló maximálisan kivehető osztalék, osztalékelőleg összegéről (ún. osztalékkorlát, osztalékelőleg korlát) tájékoztatja az Ügyfelet.

Az 1.4.2. alcím 11) pontjához:

A gazdasági társaságok működésének alapvető célja a haszon.

A Ptk. egyértelműen kimondja, hogy az osztalék meghatározása a legfőbb szerv feladata. Annak megítélése, hogy milyen következményei lesznek az osztalékfizetésnek a jövőbeni gazdálkodásra, a tulajdonosok, illetve a vezetés kompetenciája. A könyvelő általában nem ismeri kellő mélységben az ügyfele jövőbeni terveit, így teljes mértékben nem is képes felmérni az osztalékfizetés realitását.

Két dolgot azonban a könyvelőnek mindenképpen meg kell tennie:

• Ha szakmai megítélése alapján az osztalékfizetés következtében harmadik felek érdekei sérülnek vagy sérülhetnek, erre a tényre – időben és lehetőleg a későbbi bizonyíthatóság miatt írásban – fel kell hívnia a döntéshozók figyelmét. Ilyen helyzet állhat elő akkor, amikor a cég hitelfelvétel előtt áll és az osztalékkivétellel a saját tőke olyan szintre csökkenne, amely kockázatossá teszi a hitelt. De érdemes azt is megnézni, hogyan alakul a követelések és a kötelezettségek aránya az osztalékelőírás után, nem fog-e a cég számára az osztalék későbbi likviditási nehézséget okozni.

• A másik fontos dolog az ún. osztalékkorlát meghatározása. A könyvelőnek tisztában kell lennie a saját tőke elemeinek szerepével, az azok elszámolására vonatkozó szabályokkal. Az osztalékkorlát az a maximum érték, amely értékig az Szt. szabályai alapján van lehetőség az osztalékról (vagy osztalékelőlegről) dönteni.

Ne feledkezzünk meg arról a szabályról, amely szerint osztalékelőleget csak közbenső mérleg, illetve hat hónapnál nem régebbi beszámoló alapján lehet elhatározni és kifizetni! Az Szt. alapján osztalékelőleg kifizetésére nem csak a tárgyévben van lehetőség. Azzal, hogy az osztalék a döntés napjával kerül a saját tőkéből a kötelezettségek közé, semmilyen törvényi vagy elszámolástechnikai akadálya nincs annak, hogy az osztalékelőleg a tárgyévet követően, de még az osztalékról szóló döntést megelőzően kerüljön kifizetésre.

Az osztalék könyvviteli elszámolása érinti az ún. alultőkésítési szabályokat, mivel az osztalék nem az év elejétől, hanem csak az osztalékról szóló döntés napjától csökkenti a számítások alapjául szolgáló saját tőkét, így a könyvelőnek nem csupán a mérleg fordulónapjára vonatkozó statikus állapotot kell vizsgálnia, hanem az osztalékdöntésnek, azaz az előírásnak a dátumában fennálló helyzetet is figyelembe kell vennie. Az alultőkésítettség problémájára a 1.4.5 alcím 4) pontjához adott magyarázatban bővebben is ki fogunk térni.

12. A külföldi és belföldi kiküldetések, kirendelések elrendelése, vonatkozó rendelvények kiállítása, a kiküldetéshez kapcsolódó ellátmányok kiadása, a felvett ellátmányokkal történő elszámolás, illetve elszámoltatás, az úti jelentések elkészítése, az abban foglaltak ellenőrzése, hitelesítése.

Az 1.4.2. alcím 12) pontjához:

Tipikusan pénzügyes feladat, amely adminisztrációból (kiküldetési rendelvény kiállítása) és a kiküldött elszámoltatásából, elszámolásból áll, amely a belső struktúrában megoldott könyvelésnél beleférhet a könyvelő munkakörébe. Kiszervezett könyvelés esetén azonban az információhiány mellett adatkezelési problémákat is felvethet ez a feladat. E területnek van a bérszámfejtéshez kapcsolódó része is, amennyiben a kiküldött napidíjban vagy a kiküldetés során természetbeni juttatásban részesül.

13. Az Ügyfél döntését igénylő, a számviteli politikájában és egyéb szabályzatokban rögzítendő elvek, eljárások, időpontok meghatározása, a választási lehetőséget biztosító adózási, elszámolási módok közül az Ügyfélre vonatkozó módozatok kiválasztása.

(A Könyvelő a tanácsadói tevékenysége keretében és külön díjazás ellenében, illetve erre vonatkozó előzetes megállapodás alapján vállalhatja a döntések előkészítéséhez szükséges számítások, kalkulációk, előterjesztések elkészítését.)

Az 1.4.2. alcím 13) pontjához:

Az Szt. egy kerettörvény. Azt írja elő, mely tételeknek milyen értékelési eljárás után kell a beszámolóban szerepelnie, illetve melyek az alkalmazható elszámolási módszerek, eljárások. A kereteket a gazdálkodónak kell a vállalkozás sajátosságai figyelembevételével meghatároznia. Ezeknek a döntéseknek a többsége üzletpolitikai jellegű – gondoljunk például egy adott eszköz értékcsökkenési módjának a meghatározására. Egyazon eszköznek a különböző használati módja eltérő elszámolási módot eredményez. Példaként nézzünk egy személygépkocsit! Vélhetően más arányú maradványértéket és eltérő mértékű értékcsökkenési leírást (%) igényel az ügyvezető autója és a termelésben használt munkatársak gépjárművei. Ezeket a döntéseket a könyvelő nem vállalhatja fel, csupán szakmaiságon alapuló segítséget tud adni.

Itt is felhívom a figyelmet a szabályzatok elkészítéséhez kapcsolódó felelősségi szabályra:

Gyakran döntenek a könyvelők az ügyfeleik helyett a mikrogazdálkodói egyszerűsített beszámoló választásáról. Lehet, hogy a döntés rövid távon némi adminisztrációs munkától (szabályzatkészítés és folyamatos aktualizálás, illetve kiegészítő melléklet készítése) szabadítja meg a könyvelőt. Hosszabb távon azonban – az e beszámolótípusra jellemző diktált elszámolási módok kötelező alkalmazása miatt – a valóságnál sokszor gyorsabb költségelszámolás történhet, amelynek veszteség kimutatása, illetve ebből eredően esetleg ún. saját tőke hiány léphet fel. A könyvelő nem vállalhatja annak a felelősségét, hogy e beszámolástípus választásának következményei miatt a vállalkozás eleshet későbbi üzleti lehetőségektől (hitel, pályázat, közbeszerzés).

Az adózás terén is számos olyan választás lehet, amely későbbi következményei nehezen prognosztizálhatók. Például

• egyes adózási módok (pl. KIVA) választása hosszabb távú következményei;

• fejlesztési adókedvezményről való döntés.

A helyes eljárás – függetlenül az ügyfél gazdasági, számviteli és/vagy adózási ismereteinek a mélységétől – a következő:

• Az eldöntendő kérdésről meg kell kérdezni az ügyfelet.

• A felmerülő döntések meghozatalához meg kell adni azokat az információkat, amelyek szükségesek ahhoz, hogy az ügyfél reális döntést tudjon hozni (elsősorban: a döntés milyen következményekkel jár).

• Amennyiben az ügyfél mindezek ellenére „döntésképtelen”, akkor azt is dokumentálni kellene, hogy a döntést a könyvelőre bízza. A könyvelőnek pedig a döntést az ügyfél érdekeinek maximális figyelembevételével (a lehetséges kockázatokat is számba véve) kellene meghoznia.

14. A leltározási feladatok elvégzése – az Ügyfél tulajdonában, birtokában vagy használatában lévő eszközöknek és forrásoknak a mennyiségi és minőségi számbavétele, a hozzájuk tartozó értékek meghatározása.

(A Könyvelő – amennyiben a főkönyvi könyveléshez rendszer szinten kapcsolódó analitikus nyilvántartásokból a leltározáshoz biztosítható információ, akkor ezzel – segíti a leltározási munkafolyamatokat, pl. tárgyi eszközök listája, főkönyvi kartonok.)

Ebben a folyamatban a könyvelőnek fontos koordináló, segítő, ellenőrző és szakmai támogató szerepe van, azonban a fizikai leltárfelvételnél – jellemzően – nincs jelen. A fizikai leltárfelvételtől kapott adatok valóságtartalmát azonban becslésekkel, számszaki egyeztetésekkel célszerű ellenőrizni, s az esetleges anomáliákra fel kell hívni a figyelmet (pl. egy adott mennyiségű árukészlet fizikai tárolási helyigénye vs. rendelkezésre álló területek valós nagysága).

A szabályos és valós tartalommal bíró leltározás a gazdálkodó vagyongazdálkodásának egyik fontos pillére, ezért a tulajdonos szoros érdekkörébe tartozik, hogy

• legyen olyan szabályzat, amely megfelelő keretet ad az egész folyamathoz;

• a leltározásban résztvevők a szabályzatban foglaltak szerint járjanak el;

• az esetlegesen előforduló hibák, hiányok vagy többletek – azok okaival együtt – feltárásra kerüljenek.

Jobb erre a leltár kiértékelésekor figyelni, mintsem későbbi hatósági ellenőrzés során magyarázkodni és az anomália miatt bírságot fizetni!

15. Az Ügyfélnél lévő tárgyi eszközök, immateriális javak aktiválásáról szóló döntés meghozatala, azok meglétének ellenőrzése, mennyiségi és értékbeni figyelése, selejtezése, megsemmisítése, s az ezekhez tartozó dokumentálás.

Az 1.4.2. alcím 15) pontjához:

Itt is a leltározásnál írtakra hívnám fel a figyelmet. A beszámoló valóságtartalma azt is igényli, hogy az abban szereplő eszközök ténylegesen létezzenek, a gazdálkodó rendelkezésére álljanak, a kimutatott értékük pedig összhangban legyen a valós elhasználódásuk következtében lévő mindenkori értékkel. Kiszervezett könyvelés esetén a könyvelő fizikailag távol van az eszközök valós tárolási helyétől, így nem tudja naprakészen figyelemmel kísérni azok meglétét, fizikai állapotát, értékének alakulását. Ezért nem lehet sem a leltározás sem pedig semmilyen olyan folyamat a könyvelő feladata, amelyben az eszközök fizikai jellemzőiről kellene meggyőződni.

Kritikus kérdés az aktiválás, azaz az üzemszerű használat valós időpontja, illetve az eszközök későbbi terv szerinti értékcsökkenéséhez kapcsolódó döntések sorozata (várható használati idő, maradványérték). Annak ellenére, hogy a számviteli politikában van erre esetleg iránymutatás, ezek a paraméterek eszközönként eltérőek lehetnek. E döntéseknek az eredmény, illetve az eszközök könyv szerinti értéke szempontjából nagy jelentősége van a későbbiekben.

• Ha az ügyféltől rendszer szinten nem jönnek a tárgyi eszközökre, immateriális javakra vonatkozó, a könyvelési munkához szükséges információk, akkor a könyvelő dokumentáltan kérdezzen rá ezekre.

• Ha nem valósul meg a fizikai leltárfelvétel, akkor a könyvelő a beszámoló vagy közbenső mérleg elkészítéséhez a saját nyilvántartásából biztosítson egyeztetési lehetőséget az ügyfele részére.

Ezen tényezők fennállása esetén a beszámoló mellé ajánlott lehet teljességi nyilatkozatot is kérni, amelyben e hiányosságokat célszerű szerepeltetni.

16. Az Ügyfél hosszú és rövid távú pénzügyi befektetései, részesedései, értékpapírjai analitikus nyilvántartása, azok valós vagy piaci értékének meghatározása, illetve döntéshozatal az esetleges értékvesztésről.

Az 1.4.2. alcím 16) pontjához:

Külön kiemeltük a befektetett és forgóeszközök között lévő értékpapírokat és egyéb pénzügyi tárgyú befektetéseket, mert sok esetben dokumentált módon nem látszanak a valós gazdasági események:

• Számtalan olyan pénzügyi tranzakciótípus létezik, amelyek technikája még nem kiforrott, vagy az ügyfél hozzáértése korlátozott. (Ha a Kedves Olvasó megenged egy személyes tapasztalatot, akkor megemlítem, milyen kellemetlen érzés volt megtudni, hogy egy korábban nagyon jól prosperáló tanácsadó cég friss nyugdíjas ügyvezetője a vállalkozása teljes megtakarítását – közel félmilliárd forintot – alig egy év alatt „eltőzsdézett”. S nem volt benne semmi csalárdság, csupán „némi” hozzá nem értés! Amikor már alig volt pénz a cég számláján, azt mondta az úr: „Lehet, hogy drága tanulópénz volt, de most már rájöttem, hogyan kellene ezt csinálni. Most pedig már nincs miből!”)

• Ha az ügyfél nem tölti le az interneten zajló értékpapírügyletek bizonylatait, vagy csak kihagyásokkal teszi ezt meg, akkor elég nagy nehézséggel találja magát szemben a könyvelő. Így a könyvelendő anyagba sem kerülnek bele az interneten bonyolított gazdasági események dokumentumai. A könyvünkben többször idézett bizonylati elv megköveteli, illetve az Szt. szerinti teljesség elve is igényli a könyvelés és az ügyfél közötti rendszeres egyeztetést. Nagy szerepe van az egyeztetésnek akkor, amikor a könyvelő észlel hiányosságokat, tisztázatlan tételeket. Addig a könyvelés folyamatossága biztosításához ajánlott valamilyen technikai főkönyvi számlán tartani a könyvelésben megjelent pénzmozgásokat (Pl.: „tisztázatlan bank”). Nem szabad ezeket a tételeket sokáig érintetlenül hagyni, mert minél később kérdez rájuk a könyvelő, annál kisebb a kielégítő válasz valószínűsége. Esetleg pár hónap múlva könnyen jön a kellemetlen viszontkérdés: „Eddig miért nem kerested?”

A könyvelők az ügyfél támogatása nélkül általában nem rendelkeznek elégséges információval a pénzügyi instrumentumok értékeléséhez. Gondoljunk például egy vállalkozásban lévő üzletrészre. Míg a belföldi leányvállalatok (vagy valamilyen részben tulajdonolt vállalkozások) beszámolóadataihoz nyilvános forrásból hozzá lehet férni, azokból az üzletrész értékére vonatkozó következtetéseket, számításokat, becsléseket lehet tenni, addig a külföldi leányvállalat (vagy valamilyen részben tulajdonolt vállalkozások) beszámolóadatait nem biztos, hogy olyan könnyű megszerezni. S ha még sikerül is valahonnan letölteni őket, önmagában a leányvállalat (vagy valamilyen részben tulajdonolt vállalkozások) saját tőke értéke kevés információ ahhoz, hogy az alapján a leányvállalat üzletrészére reális mértékű értékvesztést lehessen elszámolni. A könyvelő itt is csak ajánlást tehet, de a képzés indoka, nagysága már vezetői döntés.

17. Az Ügyfél analitikus készletnyilvántartásának a vezetése.

Az 1.4.2. alcím 17) pontjához:

A könyvelés jellemzően a főkönyvi készletmozgásokat tartalmazza a számviteli politikában rögzített módon. Az analitikus készletnyilvántartás általában a vállalkozás székhelyén, telephelyén működik – sok esetben fizikailag is távol a könyveléstől.

Az analitikus készletnyilvántartás vezetése olyan speciális anyagismeretet is igényelne, amellyel a könyvelők általában nem rendelkeznek.

A komplex vállalatirányítási rendszerekben általában külön alrendszerként működik a készletmodul, amely a könyveléssel valamilyen módon (azonnali vagy késleltetett, illetve tételes vagy összesített adatátadással) össze van kötve. Minden készletgazdálkodási alrendszer igényel szakértőt (pl. raktárost, készletgazdálkodót), aki a készlet növekedését és fogyását a rendszerben rögzíti vagy kontrollálja, illetve a szükséges beavatkozásokat (árak aktualizálása, visszáru, minőségi hiba stb.) kezeli. Tehát ez sem könyvelői feladat.

18. A közvetített szolgáltatások és alvállalkozói teljesítmények folyamatos analitikus nyilvántartása és szükség szerinti (pl. a beszámolóhoz) felleltározása.

Az 1.4.2. alcím 18) pontjához:

Ezen tételek meghatározása igen nagyfokú tevékenység- és szakmai ismeretet igényel. Helyesen kell alkalmazni a vonatkozó definíciókat, amelyek:

• Szt. 3. § (4) 1. pont,

• a helyi iparűzési adóról szóló 1990. évi C. törvény 52. § 40. pont,

• az általános forgalmi adóról szóló 2007 évi. CXXVII. törvény 15. §.

Tisztán kell látni, hogy a közvetített szolgáltatást a gazdálkodó nem a saját teljesítményéhez veszi igénybe. E szolgáltatások igénybevételére azért kerül sor, hogy azt harmadik félnek változatlan formában (de nem feltétlenül változatlan áron) továbbértékesítse. Nagyon lényeges elhatárolási szempont a közvetített szolgáltatás minősítésénél, hogy az nem épülhet be a saját teljesítménybe. Ennek a helyes meghatározása és a szolgáltatás értékesítési láncolatának meghatározása, illetve a beszámolóhoz a tovább nem számlázott állomány megállapítása csak akkor lehet a könyvelő feladata, ha minden szükséges információval rendelkezik ehhez. Mivel ez ritkán fordul elő, ezért célszerű a vállalt szolgáltatási körből e feladatokat kizárni.

19. Az Ügyfél követeléseinek és kötelezettségeinek az érintett felekkel (vevő, szállító, adósok, hitelezők) való egyeztetése során az egyeztetőlevelek kiküldése, illetve az Ügyfélnek a vevőivel, szállítóival, adósaival és hitelezőivel az esetleges – de nem a könyvelésből eredő – eltéréseknek az érdemi tisztázása, ügyintézése. (Ehhez a Könyvelő az Ügyfél részére minden, nála fellelhető könyvelési és ezekhez kapcsolódó adózási információt megad.)

Az 1.4.2. alcím 19) pontjához:

Ezek jellemzően pénzügyes és adminisztratív feladatok. Azért tartjuk fontosnak a feladat kizárását a könyvviteli szolgáltatásból, mert így biztosítható az ügyfél nyilvántartása és a könyvelés közötti egyeztetés is.

Sok – főleg kisvállalkozás – hivatkozik arra, hogy nincs fedezet külön pénzügyes vagy adminisztratív munkaerő alkalmazására. A tapasztalat azt mutatja, hogy ezek a vállalkozók is tisztában vannak azzal, hogy kik és mennyivel tartoznak nekik, vagy ők mennyivel tartoznak a szállítóiknak. Ilyenkor derül ki, hogy a vállalkozásoknál mégiscsak működik a józan megfontolás, még akkor is, ha nem nevesítik a pénzügyi funkciókat, nyilvántartásokat, dokumentumokat. Ez jó, mert – az Szt. a tartalom elsődlegessége a formával szemben elvre építve – mégiscsak lehetnek ellenőrzési pontok.

Ha az ügyfélnél tényleg nincs erre külön személyzet, a vezető sem tartja nyilván a követeléseit és kötelezettségeit, akkor a könyvelés nyilvántartására kell támaszkodni az egyeztetéseknél. A könyvelő – ha van rá kapacitása és megéri számára – mint adminisztrációs szolgáltatást vállalhatja a vevőkkel és a szállítókkal kapcsolatos egyeztetési feladatokat. Ne feledjük, hogy alapvetően nevesíteni kell, hogy a könyvelő az ügyfelénél kivel tartja a kapcsolatot, kitől fogad el és kinek adhat ki adatokat. Ha a könyvelő az ügyfél nevében – például pénzügyi jellegű feladatokban is – eljár, akkor ehhez az ügyfél és könyvelő között nagyon pontosan rögzíteni kellene a cég nevében való eljárás szabályait és a kapcsolódó adatbiztonsági aspektusokat.

20. Az Ügyfél készpénzállományának, pénzhelyettesítő eszközeinek (pl. utalványok, csekkek, elektronikus pénz) a kezelése, a bankszámlái, elszámolási számlái feletti rendelkezés.

Az 1.4.2. alcím 20) pontjához:

Ez a kérdés rendszeresen neuralgikus pont a kkv-szektorban. A vállalkozók egy jelentős része nem tudja (vagy nem akarja tudni) megkülönböztetni a saját pénzét a vállalkozás pénzétől. Kimondottan igaz ez a készpénzre.

A számviteli szabályzatok között – ahogy már utaltunk is rá – kötelező jelleggel szerepel a pénzkezelési szabályzat, amelyben rögzíteni kell a gazdálkodó pénzkezelésének módját. Erre vonatkozóan az Szt. így rendelkezik:

A szabályzatban megfogalmazott eljárások, értékek a tulajdonosi érdeken, azaz a vállalkozás vagyoni biztonságán alapulnak. Bár lehet, hogy inkább úgy kellene fogalmazni, hogy kellene, hogy alapuljanak! Sok vállalkozás azonban a pénzkezelést nagyon lazán kezeli, saját magára nézve is felesleges korlátozásnak tekinti, ezért nem is tartja be, s az alkalmazottakkal sem tartatja be. (Ez jellemzően csak az első pénzgazdálkodásból eredő kár bekövetkeztéig van így!)

Míg a banki területen az aláíró személye miatt viszonylagos rend van, mert a bankszámlán lévő pénznél tudatosul, hogy az a vállalkozás pénze, addig sok – főleg kkv- – vállalkozásnál nincs valós készpénzkezelés és funkcionálisan működő pénztár. Ezt abból is lehet látni, hogy

• a könyvelésre a bizonylatokat „ömlesztve adják”;

• nincsenek szétválogatva és sorba rendezve a készpénzes számlák;

• nincsenek egyértelműsítve a pénzkezelési helyek (főpénztár, alpénztárak, üzletben lévő pénzkezelés, valutapénztárak stb.), így azok bizonylatai is keverednek;

• nem kerülnek be olyan bevételek, amelyekről készpénzmozgásra utaló információk vannak (pl.: készpénzes számlák, banki készpénzfelvételek, készpénzes fizetésről szóló szerződések);

• ugyanazt a pénztárt egyszerre több személy is kezeli – legalábbis a dokumentumokon lévő személyadatok alapján;

• a pénzmozgást igazoló bizonylatok időrendben történő rögzítése után vannak olyan időszakok, ahol a pénztári egyenleg negatív értéket mutat;

• nem tudják, mekkora összegnek kellene lenni az egyes pénzkezelési helyeken;

• irreálisan magas (pl.: a készpénzes forgalomhoz viszonyítva, a tevékenység jellegéből eredően) kimutatott készpénzállomány.

A könyvelő sok esetben megpróbál eleget tenni a nem működő pénzkezelési szabályzatban foglaltaknak. Teszi ezt elsősorban azért, hogy a feldolgozás érdekében átlássa a könyvelési anyagot, no meg persze azért, hogy a cég helyett biztosítsa a pénzkezelés minimális dokumentálását. Könnyű belátni, hogy a jogalkotó célja nem ez volt, amikor az Szt. bizonylati elv és bizonylati fegyelem kérdéskörében szabályozta a pénzmozgások rögzítését.

A könyvvitel az analitikus és főkönyvi rendszerek összessége. A készpénzkezelésre vonatkozó szabályozás szerint

• az analitikában, azaz a vállalkozásnál vezetett pénztári jelentésben kellene napi szinten rögzíteni a készpénzben teljesített bevételeket és kiadásokat;

• a főkönyvi rendszerben pedig a könyvelő – utólagosan, általában havi szinten – könyveli le a készpénzes tételeket.

Az analitika és a főkönyvi könyvelés együttesen biztosítja a helyes (az Szt. előírásainak és elvárásának megfelelő) eljárást.

E témában gyakran merül fel kérdésként, hogy

• kell-e a pénztári tételek mellé kiadási és bevételi pénztárbizonylatokat kiállítani, illetve

• kinek a feladata e dokumentumok „legyártása”.

(Ez utóbbi kérdés azért érdekes, mert gyakran a könyvelők utólag írják meg a bevételi és kiadási pénztárbizonylatokat.)

A válasz nagyon egyszerű: úgy kell eljárni, ahogy azt a társaság a saját pénzkezelési szabályzatában rögzítette (ismét hangsúlyozva: a szabályozás a tulajdonosi érdeken nyugszik):

• Ha a cégvezetés (tulajdonos és/vagy ügyvezetés) úgy ítéli meg (úgy szabályozza), hogy szükséges a készpénz útjának aláírással való nyomon követése, ellenőrzése, akkor természetesen helye van a pénzmozgások mellé kiállított, az átadást-átvételt megfelelően bizonyító pénztárbizonylatok kitöltésének.

• Ha azonban a vállalkozás nagysága, a pénzkezelés valós átláthatósága és követhetősége miatt nincs szükség erre, akkor nem célszerű a pénzkezelési szabályzatban ilyen felesleges adminisztratív terheket felvállalni. Természetesen a kiadási és bevételi pénztárbizonylatok elhagyása csak abban az esetben lehetséges, amikor van egyéb, a pénzmozgást kellően alátámasztó és igazoló bizonylat.

A gyakori kérdésfelvetésből – sajnos – az látszik, hogy a könyvelők jelentős része sem látja át a szabályzatok szerepét. Enélkül igen nehéz a vállalkozás vezetését az optimális dokumentálás irányába terelni.

A vállalkozók (és könyvelők) helyes gyakorlat irányába való tereléséhez segítség lehet az Art. előírása:

Összefoglalva: a könyvelő csak olyan pénzkezelési feladatokat vállalhat el, amiben ténylegesen ő kezeli a pénzt. Nincs egyetlen jogszabályban sem megtiltva, hogy egy vállalkozásnál a házipénztárt a könyvelő vagy akár külső személy kezelje. De ennek meg kell teremteni a valós fizikai feltételrendszerét, szabályozását, ellenőrzési lehetőségét. Csak így biztosítható a pénzkezeléshez kapcsolódó felelősség helyes érvényesülése.

Az előzőekben jobbára a készpénzforgalomról szóltunk, de számos esetben fordul elő, hogy egy vállalkozó valamely bankszámla felett utalási jogot biztosít a könyvelőnek. Leggyakrabban a bérek dolgozóknak történő átutalását bízzák a vállalkozások a cégen kívüli személyre, ezzel is biztosítva a vállalkozáson belüli jövedelmek dolgozók előtti titokban tartását. Ez sincs tiltva! Sőt, talán az egyetlen megoldás arra, hogy a vezetőn és a könyvelőn kívül senki ne férjen hozzá a béres adatokhoz. A könyvelő ilyen opcionális szolgáltatást is nyújthat az ügyfele részére. Ennek szabályait, feltételeit a könyvelésre vonatkozó szerződésben külön kell szabályozni.

Lehetnek még az ügyfélnél egyéb valós és virtuális fizetőeszközök is, amelyek speciális nyilvántartást, kezelést igényelnek (saját és idegen utalványok, letétek, kriptovaluták, elektronikus pénztárcák stb.). Ezek valós kezelését is a vállalkozáson belül kell megteremteni. A könyvelés csupán ellenőrzési pont lehet ezek mögött.

21. Az Ügyfél pénzállományának növelését vagy csökkentését szolgáló hitelek, kölcsönök ügyintézése.

Az 1.4.2. alcím 21) pontjához:

Ez is alapvetően a vállalkozás, s azon belül a pénzügyi ügyintéző feladata. Azonban mint opcionális szolgáltatást a könyvelő vállalhat ilyen jellegű tevékenységet is.

Itt meg kell említeni azt a hibás eljárást, amely alapvetően az előző pontban már taglalt helytelen készpénzkezelési rendszerből következik. Vannak olyan könyvelők, akik – mivel nem vagy nem szabályszerűen működik a vállalkozáson belüli készpénz analitikus nyilvántartása és néha „túl sok” vagy „túl kevés” pénz van a házipénztárban – a valós folyamatokkal nem konform módon a tulajdonossal és/vagy ügyvezetővel szemben kölcsönügyleteket generálnak. Ez teljes mértékben szabálytalan és elfogadhatatlan! Még akkor is az, ha a hozzá tartozó szerződéseket utólag aláíratják az érintett személyekkel. Az ilyen ügyletek sorozata után szokott az érintett tulajdonos vagy ügyvezető meglepődni azon, mennyi pénzzel tartozik neki a vállalkozás vagy ő a cégnek. Talán az a legkellemetlenebb, amikor ez a szembesülés egy adóhatósági ellenőrzésnél történik – ilyenkor a könyvelés egészével szemben megrendülhet a bizalom.

Az élet sokszor kellemetlen vagy bizarr eseteket hozhat. Olyan céggel is találkoztunk már, ahol a tulajdonossal szemben sok millió forint értékű követelés állt fenn. A természetes személy halála nagyon kellemetlen helyzetbe hozta az örökösöket, akik az üzletrész mellé a céggel szembeni kötelezettséget is megörökölték.

A könyvelőnek az ilyen fiktív kölcsönügyletektől el kell határolódnia, hiszen az ezekben a tranzakciókban való aktív részvétel súlyos jogsértés, amely akár a Btk. szankcióit is maga után vonhatja.

22. Az azonos tárgyú számlák, szerződések, ügyletek előfordulásának és összeghatárának figyelése, hatóságoknak való jelentése.

Az 1.4.2. alcím 22) pontjához:

A könyvelési feladatoknál a havi ütemezés a leggyakoribb. Ennek oka, hogy

• sok ügylet havi szintű elszámolásban működik;

• az adóbevallások rendszerében is a havi jelleg dominál;

• a gazdálkodás nyomon követésének belátható időtávja kezelhető a vállalkozás részére.

Ezért a könyvelő és az ügyfél együttműködésében is a havi rendszert érdemes előnyben részesíteni. Így a feldolgozandó anyagokat általában havonta érdeme kérni, s a könyvelési munka is erre az ütemezésre épül. Így azoknál a számlaösszegzésre épülő feladatoknál, ahol a jelentési határidő szűkebb, mint a szerződésben vállalt feldolgozási határidő, a könyvelő a jelentés teljesítéséhez nem rendelkezik a szükséges adatokkal, információkkal. Ezt mindenképpen figyelembe kell venni úgy a munkaszervezésnél, mint a vállalt feladatoknál.

Itt hívom fel a figyelmet a pénzforgalmi számla nyitására kötelezett adózókra vonatkozó, készpénzben történő fizetések korlátozására:

Ennek az értékhatárnak a figyeléséről a feleknek külön kell megállapodni.

Az adózás szempontjából kapcsolt feleknek számító vállalkozásokra további feladatot ír elő az Art.:

Persze lehet havonta több alkalommal vagy folyamatos – akár az adóhatóság rendszerének az igénybevételével működő – hozzáférést biztosítva a könyvelési anyagok érkezését szervezni. Ez lehet

• akár a hatékonyságfokozás eszköze is vagy

• az ügyfél minél magasabb színvonalú kiszolgálásának egyik eleme.

Ha a számlák feldolgozása folyamatos, akkor ez a feladat minden további nélkül lehet a könyvelési munka része. Tehát itt is a felek közötti megállapodás és a kialakított gyakorlat dönt arról, milyen szolgáltatás kerüljön az ÁSZF-be vagy a szerződésbe.

23. A felmerülő költségeken, ráfordításokon belül az esetleges magánhasználat tényének, mértékének a megállapítása és annak természetbeni juttatás címén történő megítélése, kezelése. (Ha a Könyvelő magánhasználatot vélelmez, arról egyeztet az Ügyféllel.)

Az 1.4.2. alcím 23) pontjához:

Az adótörvények nem akceptálják a céges eszközök magánhasználatát, illetve a vállalkozásban elszámolt szolgáltatások magáncélra történő igénybevételét. A könyvelő sok esetben nem tudja megítélni a magánhasználatot, illetve a hivatalos és a magánhasználat közötti arányt. Azért célszerű ezt kizárni a könyvviteli szolgáltatás tartalmából, mert a magánhasználat ténye vagy az arány téves megítélése jelentős adókockázattal járhat. Egy ilyen jellegű adóhatósági megállapítás bírságot vonhat maga után, s elindulhat a felesleges vádaskodás: „mondani kellett volna” vagy „tudhattad volna”. Sokszor látjuk, tapasztaljuk, hogy már a magánhasználat előzetes vélelmezése vagy a vonatkozó kérdésfelvetés is kellemetlenül érinti az ügyfeleket. Ilyenkor kissé komikus válaszokkal igyekeznek az érintett személyek a saját felelősségüket csökkenteni… „Miért ne lehetne mosógép az irodában, hiszen a kéztörlőket is ki kell mosni.” vagy „A cég az enyém, tehát azt veszek benne, amit akarok, s arra használom, amire akarom.”

Az ügyfelek céges, de valójában magán jellegű költéseivel kapcsolatosan az Art. az alapelvei között egyértelműen fogalmaz. Erre tud a könyvelő hivatkozni:

24. Az üzleti partnerek létezéséről, azok gazdálkodásának, tevékenységének korlátozásáról (pl. adószám törlése, felszámolás alatt, végelszámolás alatt, kényszertörlés alatt stb.), adataik valódiságtartalmáról, megbízhatóságáról szóló információk összegyűjtése.

Az 1.4.2. alcím 24) pontjához:

Minden vállalkozástól elvárható, hogy olyan partnerekkel kezdjen és folytasson üzleti kapcsolatot, amelyeket legalább a nyilvánosan hozzáférhető adatbázisokban leellenőrzött. A könyvelőnek alapvetően nem feladata, hogy az ügyfele partnereit ellenőrizze cégjogi, adózási vagy fizetőképességi oldalról. Ha a könyvelőnek van erre kapacitása, rendelkezik a szükséges adatbázisokkal, akkor ez is lehet egy szolgáltatási terület, bevételi forrás. De erre a lehetőségre mint opcionális szolgáltatásra kell tekinteni, és nem szabad a könyvviteli szolgáltatás alapvető részeként kezelni.

A későbbiekben még külön lesz szó a nemzetközi (EU) ügyletek indítása előtti – VIES rendszerben történő – elvárt partnerellenőrzésről [lásd 1.4.4. alcím 2) pont], amely szintén lehet opcionális szolgáltatás, ha a könyvelőt az ügylet előtt értesítik és kérik erre.

25. Késedelmi kamat, behajtási költség átalány számítása, kötbér és kártérítés nagyságának megállapítása, nyilvántartása, partnerre történő kiterhelése.

Az 1.4.2. alcím 25) pontjához:

Ezek a feladatok is jobbára pénzügyi jellegű feladatok. Számos olyan eset fordulhat elő, amikor a könyvelés teljességéhez szükséges e tételek kiszámítása (pl.: beszámolási időszakhoz tartozó kamatok elszámolása). A könyvelők ezt a zárlati feladataik között rendre el is szokták végezni. A nem a könyvviteli szolgáltatásba tartozó tevékenységek felsorolásánál inkább a napi ügymenethez tartozó, jellemzően a kereskedelmi partnerekhez, azok késedelmes fizetéséhez kapcsolódó kamatszámításokra gondolunk.

A kötbérek és kártérítési igények meghatározása pedig azért nem a könyvviteli szolgáltatás része, mert ezekhez is a könyvelésben rendelkezésre álló adatokon túlmutató információkra és a partnerekkel való közvetlen – sokszor vitákat sem nélkülöző – egyeztetésre van szükség.

26. Az Ügyfél könyvvizsgálati kötelezettsége esetén a könyvvizsgáló kiválasztása, megválasztása, a vele való szerződés megkötése, a Magyar Könyvvizsgálati Standardokban foglaltak alapján az Ügyfél által biztosítandó szükséges adatok, információk és nyilatkozatok megadása. (A Könyvelő minden olyan dokumentumot, adatot, adatállományt biztosít a könyvvizsgáló részére, amely a nála lévő bizonylatokból, könyvelési rendszerből az Ügyfélre vonatkozóan kinyerhető.)

Az 1.4.2. alcím 26) pontjához:

A jogszabályok egyértelmű a fogalmaznak a feladatok tekintetében:

• A legfőbb szerv feladata – könyvvizsgáló megkeresése, a vele való kapcsolatfelvétel, hivatalos megválasztása.

• Az ügyvezetés (cég képviseletére jogosult személy) feladata – a könyvvizsgálóval való szerződés megkötése és a könyvvizsgálathoz szükséges információk megadása, partneri együttműködés.

E feladatmegosztás még akkor is így van, ha a könyvelő személyes ajánlása alapján kerül a vállalkozás kapcsolatba a könyvvizsgálóval.

A könyvvizsgáló a vállalkozással van kapcsolatban, jelentését pedig a tulajdonosoknak címzi és a beszámoló, közbenső mérleg elfogadásához nyújtja be.

A könyvvizsgáló a munkáját a Magyar Könyvvizsgálói Kamara által elfogadott, s számára kötelező jelleggel előírt Magyar Könyvvizsgálati Standardok alapján végzi. Ennek keretében a könyvvizsgáló a tevékenységére előzetesen könyvvizsgálati munkatervet készít, amelyben meghatározza a bekérendő anyagokat, dokumentumokat, információkat, illetve meghatározza a végrehajtandó vizsgálati eljárásokat. A könyvvizsgáló számára nem elégséges a könyvelési anyag (alapbizonylatok és könyvelési outputok); ezen kívül sok olyan további adatra, információra van szüksége, amely segít kialakítani a független könyvvizsgálói véleményét. Ezeket az adatokat, információkat a könyvelő nem adhatja meg az ügyfél helyett, illetve sok esetben nem is tudja megadni.

A könyvvizsgáló részére adandó adatokkal, információkkal a titoktartási kötelezettségnél fogunk foglalkozni.

1.4.3 Dokumentálás

1. A pénztárak (forint és valuta) folyamatos nyilvántartása, dokumentálása.

Az 1.4.3. alcím 1) pontjához:

A pénzkezelési szabályzatban rögzített eljárásokhoz kell a könyvelőnek tartania magát, amelyek azonban nem lehetnek ellentétesek semmilyen jogszabályi előírással (Szt.), illetve az ügyfél vagyongazdálkodása valós hatásának a könyvekben és a beszámolóban lévő valóságot tükröző megjelenítésével.

Erről a kérdésről részletesen szóltunk az 1.4.2. alcím 20) pontjánál.

2. A nem a könyvelés körébe tartozó szigorú számadású nyomtatványok (pl. számlák, szállítólevelek) nyilvántartása.

Az 1.4.3. alcím 2) pontjához:

A kiszervezett könyvelő nem, vagy csak utólag látja a szigorú számadás alá vont nyomtatványok vásárlását, jellemzően csak a kiállított számlákból értesül azokról. Arról sincs információja (vagy megint csak utólag), mikor veszik használatba az egyes nyomtatványokat. Főleg ott lenne nehezen követhető a szigorú számadás alá vont bizonylatok kezelése, ahol többféle és különböző helyeken megjelenő bizonylat használatát kellene folyamatosan figyelemmel kísérni. Elvileg ez az ügyfélnél megoldandó adminisztratív feladat. A könyvelő ezt a feladatot csak úgy vállalhatja el, ha rögzítik az együttműködés szabályai között, mekkora időcsúszással tudja ezt teljesíteni. Ilyenkor a könyvelési anyag teljes feldolgozására rendelkezésre álló időt mint határidőt érdemes a könyvelési oldalon bevállalni. Azt is célszerű a szerződésben rögzíteni, hogyan oszlik meg egy ellenőrzésnél a felelősség a még nem rögzített, de már használatba vett nyomtatványokból eredő szankció esetén.

Az Szt. egyértelműen megadja, mely nyomtatványokat kell szigorú számadás alá vonni:

Az Szt. alapján összeállítandó számviteli politika mellékletét képező bizonylati rend lenne a konkrét szabályozás helye. Aki komoly rendszerszervezői háttérrel készítette vagy készíttette el a saját szabályzatait, az láthatja, hogy abban a nyomtatványminták még ún. bizonylati albumban is össze vannak gyűjtve. Egy kkv esetén ez túlzott adminisztrációs tehernek tűnhet. Sok fiatal pályakezdő (irodavezető, pénzügyi ügyintéző, sőt számviteli ügyintéző) nem találkozott még ezekkel a nyomtatványokkal, mert az iskolában nem tanult ezekről ilyen részletezettséggel. Kicsit költői a kérdés: hogyan lenne elvárható, hogy ezeket a nyomtatványokat az ilyen irányú gyakorlat nélküli munkatársak használják? Sajnos sok esetben az is a könyvelőre hárul, hogy az irodai adminisztrációs feladatokat „megtanítsa” az ügyfeleinél dolgozóknak. S teszi ezt jobbára azért, hogy később az ő munkája legyen egyszerűbb! (Talán fel is lehetne az ÁSZF e részébe újabb pontként venni az ügyfél irodai alkalmazottainak a betanítását – no persze opcionális jelleggel. De ha időt fordít rá a könyvelő, akkor ezért joggal, a Ptk. szolgáltatás-ellenszolgáltatás elve alapján, várhat ellentételezést is.)

3. A hibásan, hiányosan kitöltött számlák, bizonylatok javítása, kibocsátóval történő javíttatása.

Az 1.4.3. alcím 3) pontjához:

A befogadott bizonylatok tartalmi és formai megfeleléséért mindenkor a vállalkozás a felelős. Számos esetben azonban az ügyfél, illetve annak munkatársai nem ismerik fel a hibákat, hiányosságokat, azok csak a könyvelésnél buknak ki. Így rendszerint a könyvelő hívja fel a figyelmet a problémákra. Mivel nem a könyvelő áll kapcsolatban a hibás bizonylat kiállítójával, így ő csak az ügyfele meghatalmazásával léphet fel ezekben a kérdésekben. Az ügyfelek részéről erős a nyomás: „Te tudod, mi a probléma, te el tudod mondani.” Az ilyen jellegű segítségnyújtás, ügyintézés az ügyfél érdekében történik, és nem a könyvviteli szolgáltatás része, ezért azt külön díjazás ellenében kellene végezni.

4. A menetlevelek, gépkocsi-nyilvántartások, útnyilvántartások vezetése, a járművek időszakonkénti (pl. év végi) kilométeróra-állásának regisztrálása.

Az 1.4.3. alcím 4) pontjához:

Sajnos még mindig azt hiszi sok vállalkozás, hogy ezek a könyvelői munka részét képező feladatok. Mivel a könyvelő nincs a helyszínen, ő nem tudja ezeket a dokumentumokat vezetni. Az ügyfeleknél – főleg a nyílt végű pénzügyi lízing konstrukcióknál lehetséges áfa-visszaigénylés miatt – nagy a kísértés a minél nagyobb hivatalos használat és magánhasználat valóságtól eltérő rögzítésére. Attól is óvva intek minden könyvelőt, hogy az ügyfele részére – most már könnyen használható, öntanuló rendszerekkel – utólag ő készítse el az útnyilvántartást. Ez nem más, mint egy fiktív dokumentum létrehozása (kvázi okirat-hamisítás), amely a sok külső ellenőrzési pont miatt bukásra van ítélve.

5. A bizonylatok – könyvelési rendszeren kívüli – rendszerezése, archiválása, megőrzése.

Az 1.4.3. alcím 5) pontjához:

Egyrészt az Art. írja elő a bizonylatok megőrzésére vonatkozó szabályokat:

Az Szt. a gazdálkodó kötelezettségeként nevesíti az iratőrzést:

Egyre nagyobb szerepet kap a digitalizáció – úgy a gazdasági eseményeket kísérő bizonylatok terén (e-napló, e-számlázás, e-szerződés stb.), mint az ügyfélnél folyó irodai munkában és könyvelésben. Manapság egymás mellett léteznek papír alapú és digitális formában lévő adathordozók. Ez néha duplikációkat vagy hiányokat is eredményezhet, amelyek a könyvelői munkát hátráltatják. Olyan nyilvántartási, feldolgozási rendszert kell(ene) – az ügyfélnél és a könyvelőnél – működtetni, amely biztosítja

• az adatok teljességét;

• a bizonylatok hitelességét;

• a bizonylatok visszakereshetőségét és

• a későbbiekben való olvashatóságát.

Ezek a feltételek a papír alapú rendszereknél a hagyományos irattárolással jól működnek, de a digitalizáció még nagyobb odafigyelést, rendszerszervezést, átlátást igényel minden érintettől.

Az Art. megengedi, hogy az iratok a könyvelés, feldolgozás időtartamára más helyre (a könyvelőirodába) kerüljenek. Ez jellemzően most már a papír alapú bizonylatokra vonatkozik, mert az elektronikus vagy elektronikus formában is megjelenő bizonylatok jellemzően csak másolatban kerülnek át a könyvelőhöz.

A papír alapú bizonylatok esetében az átkerülés csak a könyvelés, feldolgozás időszaka, s nem több. Ha ehhez hozzátesszük az Szt. feldolgozásra vonatkozó szabályát, akkor ez maximum a tárgynegyedévet követő hónap végéig tartó időszak:

Tehát nem szabályos az az eljárás, hogy a könyvelő éveken át őrzi az ügyfelei papír alapú iratait. Természetesen erre is van mód! Ha a könyvelő – opcionális szolgáltatásként – iratőrzési tevékenységet is vállal úgy, hogy ehhez megteremti a jogi (erre vonatkozó szerződés) és technikai feltételeket (megfelelő tárolási hely kialakítása, működtetése), illetve ezt külön szolgáltatásként kezeli, akkor ez is lehet a könyvelő számára bevételi forrás. Erről elfelejtkezni nem ajánlott, mert az ingyen végzett szolgáltatásnak adóvonzata is van, a könyvelőnél adókockázatot jelent!

A papír alapú bizonylatokra vonatkozóan célszerű kialakítani a könyvelőirodában egy olyan feldolgozási rendszert, amelyben az iratok havi vagy negyedéves rendszerességgel visszakerülnek az ügyfélhez. A mai technikai feltételek között az esetleges kétes tételekhez tartozó bizonylatokról elektronikus vagy papír alapú másolat készíthető, amely alapján be lehet fejezni a könyvelést. Egy-egy ilyen tétel miatt nem szabad az egész könyvelési anyagot visszatartani.

Az elektronikus adatok tárolásánál is nagyon fontos a rendszerezettség. Olyan könyvtárstruktúrát kell kialakítani, amely biztosítja az elektronikus bizonylatokkal szembeni hármas követelményt, azaz

• a bizonylatok hitelességét,

• a bizonylatok visszakereshetőségét és

• a későbbiekben való olvashatóságát,

valamint könnyen, gyorsan hatékonyan meg lehet benne találni a szükséges információkat.

Az elektronikusan tárolt bizonylatokat és anyagokat előre átgondolt, minden ügyfélre azonos, rendszerezett könyvtárstruktúrákban érdemes tárolni. A fő logikai rendezők – a teljesség igénye nélkül:

• cégek – melyik ügyfélhez tartozik;

• különféle alapadatok és céges információk rendszere;

• adózás – azon belül az egyes adónemek dokumentumai;

• számviteli jellegű dokumentumok – azon belül input és output bizonylatok, számitások, beszámolók;

• időszakok – üzleti évek szerint;

• céges kommunikációk mentései.

A könyv 1. számú függelékében bemutatunk egy lehetséges könyvtárstruktúrát, amely kiindulási pont lehet a saját rendszer kialakításához.

Arról sem szabad megfeledkezni, hogy az ügyféldokumentumok akár papír alapú, akár elektronikus formában történő tárolása költséggel jár a könyvelő számára:

• A fizikai tárolásnál vissza kell osztani a könyvelőirodában elfoglalt területre, térfogatra az iroda bérleti díját és a rezsiköltségeket. Akkor is így van ez, ha a könyvelő saját ingatlanában dolgozik. Mindkét esetben abból kellene kiindulni, hogy ha bérleti díjat kellene fizetni a területért, az mennyi lenne, s így annak az adott cég irataira mekkora hányada esne.

• Az elektronikus tárolás költsége a számítástechnikai háttér megteremtésében, folyamatos karbantartásában, mentési rendszer működtetésében nyilvánul meg.

A gyakorlat azt mutatja, hogy a tárolásért felszámolt díj, de sok esetben már az előrevetített fizetési kötelezettség is ösztönzőleg hat az ügyfelekre, hogy gyorsan elvigyék a könyvelőtől az „ideiglenesen” ott tartott papír alapú bizonylatokat, illetve saját elektronikus tárolási rendszert alakítsanak ki.

Az iratőrzés megsértésére vonatkozó szankciók megtalálhatók a NAV által kiadott, „Az állami adó- és vámhatóságnak az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény, az adóigazgatási rendtartásról szóló 2017. évi CLI. törvény, valamint az adóhatóság által foganatosítandó végrehajtási eljárásokról szóló 2017. évi CLIII. törvény alapján történő bírságolási gyakorlatáról szóló 3006/2018. útmutatójában”:

6. Az idegen nyelven kiállított bizonylatok (pl. számlák, szerződések stb.) magyar nyelvre történő fordítása, illetve a fordítás tartalmi ellenőrzése.

Az 1.4.3. alcím 6) pontjához:

Bár egyre több könyvelő beszél idegen nyelveket, az ügyfél tevékenységével kapcsolatosan nagyon sok olyan speciális kifejezés lehet, amelyet a könyvelő magas szintű idegennyelvtudása ellenére sem fordít, értelmez helyesen. Ez komoly adókockázattal járhat! Ennek elkerülésére célszerű az ügyfelektől az idegen nyelvű dokumentumok (számlák, szerződések, fuvarokmányok, levelek) legalább tartalmi szintű fordítását kérni.

Sok esetben kell a bizonylatokat magyarról magyarra fordítani. Igen nagy a tévedési lehetőség, s így a könyvelési és az adókockázat is akkor, ha valamely szakterület speciális kifejezései, kódjai alapján kell(ene) meghatározni az adott gazdasági eseményt. Ennek elkerülésére kell kérni a számlák, könyveléshez kapcsolódó egyéb dokumentumok egyértelmű – írásos – magyarázatát. Ez nem helyettesíti az elszámolhatóságra vonatkozó indoklást, a helyes könyveléshez még szükséges magyarázatokat!

7. A határon átnyúló ügyleteknél a megfelelő határparitásokhoz szükséges bizonylatok biztosítása, ellenőrzése (pl. fuvarokmány, CMR, származási okmány stb.).

Az 1.4.3. alcím 7) pontjához:

A kereskedelmi megállapodások a paritások megadásával szabályozzák az ügyletben részt vevő felek költségviselési és felelősségi korlátait. Nem elég, ha a paritásokat az ügyletet kötő személy ismeri, az csak ahhoz elég, hogy gazdaságilag jó legyen az üzlet. A könyvelő számára viszont azért fontos a paritások ismerete, mert ebből tudja, mely költségelemek tartoznak a bekerülési értékbe az adott ügyletnél. Bár e könyvnek nem célja, hogy bővebb külkereskedelmi ismereteket nyújtson, gyakorlati kézikönyv jellege miatt áttekintjük a főbb paritásokat.

Ex Works – Üzemből	EXW	A költség és a kockázat a telephelytől a vevőt terheli, import esetén a fuvardíj és egyéb költség a vámértéket növeli.
Free Carrier – Költségmentesen a fuvarozónak	FCA	Az első fuvarozónak való átadástól a költség és a kockázat a vevőt terheli, import esetén a fuvardíj és egyéb költség a vámértéket növeli.
Free Alongside Ship – Költségmentesen a hajó oldalához	FAS	A költség és a kockázat az árunak a hajó hosszanti oldalához történő leszállításától az eladót terheli, import esetén a fuvardíj és egyéb költség a vámértéket növeli.
Free on Board – Költségmentesen a hajón	FOB	A költség és a kockázat az elhajózási kikötőben való berakástól (az áru hajókorláton való átemelésétől) a vevőt terheli, import esetén a fuvardíj és egyéb költség a vámértéket növeli.
Cost and Freight – Költség és fuvardíj megnevezett rendeltetési kikötő	CFR	A költség a rendeltetési kikötőig az eladót, a kockázat az indulástól (az áru hajókorláton való átemelésétől) a vevőt terheli, a kockázati költség a vámértéket növeli.
Cost Insurance Freight – Költség, biztosítás és fuvardíj	CIF	A költség és a biztosítás a rendeltetési kikötőig az eladót terheli.
Carriage paid to – Fuvarozás fizetve …..-ig	CPT	A költség a megnevezett rendeltetési helyig az eladót, a kockázat az első fuvarozónak való átadástól a vevőt terheli, a kockázati költség a vámértéket növeli.
Delivered at Frontier – Határra szállítva	DAF	A költség és a kockázat a megnevezett országhatár valamely pontjáig az eladót terheli (ha magyar határ, akkor a vámértéket nem növeli).
Delivered Ex Ship – Hajóról szállítva … megnevezett rendeltetési kikötő	DEX	A költség a rendeltetési kikötőig az eladót terheli, a vámértéket nem növeli.
Delivered Ex Quay – Rakparton átadva	DEQ	A költség és a kockázat az áru rendeltetési kikötőben, a rakparton történő átadásától a vevőt terheli.
Delivered Duty Unpaid – Vámfizetés nélkül leszállítva	DDU	A költség és a kockázat a megnevezett rendeltetési állomásig az eladót terheli, de nem tartalmazza a felmerülő vám-, adó- és egyéb költségeket.
Delivered Duty Paid – Vámfizetéssel leszállítva	DDP	A költség és a kockázat, illetve a felmerülő vám-, adó- és egyéb költségek a megnevezett rendeltetési helyig

Ugye nem is olyan egyszerű dolog ez. A könyvelőnek akár komoly külkereskedelmi ismeretekkel is rendelkeznie kell ahhoz, hogy a munkáját végezni tudja. De más dolog az, hogy ő ítéli meg egy adott ügylet valós tartalmát, és más az, hogy a számlán szereplő adatokat értelmezni tudja. Ez csak egy apró adalék ahhoz a könyvelőket ért sztereotip minősítéshez, hogy „nem nagy dolog a könyvelés, hiszen csak a számítógép gombjait kell nyomkodni”.

8. A támogatások, pályázatok előkészítéséhez, benyújtásához szükséges dokumentáció összeállítása, az ezekhez kapcsolódó ellenőrzések előkészítése, azokon való aktív részvétel.

(A Könyvelő és az Ügyfél előzetesen egyeztet a könyvelési rendszerben szükséges megkülönböztetések – munkaszámok, elkülönített főkönyvi számok – alkalmazásáról.)

Az 1.4.3. alcím 8) pontjához:

A pályázatok dokumentálása igen komoly szakmai és számviteli feladat, amelyben a vállalkozásnak és a könyvelőnek szorosan az egész folyamatban (az előkészítéstől a végső utóellenőrzésig) együtt kell működnie. Ha ez nem történik meg, előfordulhat a kapott juttatás visszafizettetése, ami viszont kellemetlenül érintheti mindkét felet. Célszerű a pályázat, támogatás gondolatának felmerülésekor tisztázni, mennyiben képezik a könyvelési együttműködés részét ezek a feladatok.

Még akkor is jelentős többletidőráfordítást igényelhet a pályázatok, támogatások kezelése a könyvelőtől, ha nem vállal abban aktív szerepet és „csak” a könyvelését végzi. Sokszor találkozni több tíz vagy több száz oldalas dokumentumokkal (szerződések, határozatok, jegyzőkönyvek), amelyek könyvelő szemmel történő átolvasása szükséges a helyes számviteli kezeléshez. Ez pedig jelentősen meg tudja növelni a könyvelésre fordított munkaidőt.

Ha a könyvelő – opcionális szolgáltatásként – vállalja a támogatás adminisztratív és tartalmi elemeinek előkészítését, abban való aktív részvételt, akkor előre fel kell mérni a várható munkamennyiséget (időráfordítási többletet), amely alapján ki lehet kalkulálni a speciális adatokat biztosító könyveléssel, megfelelő dokumentálással, ügyintézéssel járó többletköltséget is.

9. Az Ügyfél teljesítményeiről való nyugta vagy számla kiállítása, az Ügyfél partneréhez való eljuttatása.

Az 1.4.3. alcím 9) pontjához:

A helyes számlázáshoz szükséges legalább

• a teljesítés, teljesítmény megfelelő ismerete;

• a számlázásra vonatkozó adózási, bizonylatolási ismeretek;

• a számlázási rendszer (gépi vagy kézi) megléte;

• a számla ügyfélhez való eljuttatásának módja, csatornája.

Sok olyan vállalkozó van még, ahol a számlázási ismeretek hiányosak – jellemzően az adózási tudás hiányzik (no meg persze néha lustaság is van a dologban: „majd a könyvelő megcsinálja”).

A számlázás alapvetően a vállalkozás feladata, az időben történő, a jogszabályoknak és a valóságnak megfelelő számlakiállítás is az ő felelőssége. Sok vállalkozás – főleg egy újabb projektnél vagy átfogóbb adóváltozásoknál – igényli a könyvelő segítségét, amelyet vagy a könyvviteli szolgáltatás részeként vagy külön tanácsadás keretében a könyvelők általában meg is adnak.

A könyvelő általi számlakiállítás elvállalható opcionális szolgáltatásként is, ha az ügyfél minden szükséges adatot, információt rendelkezésre bocsát. (Bár amennyi idő az ilyen kimutatásoknak, számlázási feladásoknak az összeállítása, pontosan ugyanannyi idő alatt lehet egy elektronikus rendszerből is egy számlát kiállítani.)

10. Számlázással, nyugtaadással, a kimenő és bejövő számlák azonosításával, jelentésével kapcsolatos teendők.

Az 1.4.3. alcím 10) pontjához:

Az online rendszerek gyors térhódítása, illetve az adóhatóság egyedi számlázási tételekre vonatkozó egyre nagyobb igénye oda vezetett, hogy az adóhatóság előbb látja a kiállított számlák nagy többségét, mint ahogy azokat a vevő kézhez venné. Így egyre kisebb szerepe van (és lesz a jövőben) a számlákra vonatkozó külön történő adatbejelentéseknek. Mindennek ellenére célszerű a könyvelésre vonatkozó szerződésben (ÁSZF) rögzíteni az ehhez kapcsolódó jelentési kötelezettségek teljesítésének feltételeit.

Jelenleg a papír alapon kiállított számlákra vonatkozó, az adóhatóság részére történő bejelentési kötelezettség az, amelyben a könyvelő érintett lehet. Ahogy fentebb már jeleztük, ha a könyvelő ezt elvállalja, számolnia kell azzal a fizikai és pszichés teherrel, amit a bejelentésre rendelkezésre álló szűk időkorlát jelent. Tehát a könyvelő dönt, mit vállal.

11. A számlázáshoz, illetve a gépi nyugta kiadásához kapcsolódó hardverek és szoftverek regisztrálása, a jogszabályoknak való megfelelés biztosítása, a számlázás technikai hátterével kapcsolatos jelentési kötelezettségek teljesítése.

Az 1.4.3. alcím 11) pontjához:

Itt elsősorban a számlázóprogramok, illetve a pénztárgépek adóhatóság felé történő bejelentésével kapcsolatos feladatokat értjük. Természetesen a könyvelő megteheti a bejelentéseket, ha ehhez minden szükséges adatot, információt megkap az ügyfelétől.

12. A gépi úton kiállított nyugtákból és számlákból generált elektronikus jelentések hatóságokhoz történő eljuttatása („NAV-bekötés”), illetve ezek tartalmának bármilyen elemzése és felülvizsgálata.

Az 1.4.3. alcím 12) pontjához:

Az online rendszerek működési körébe tartozó kontrollokra a könyvelők általában nincsenek felkészülve. A rendszerben általában technikai jellegű hiba merül fel, amelyet az erre szakosodott szakemberrel, céggel kell felülvizsgáltatni, javíttatni. Ilyen jogosítvánnyal a könyvelők jellemzően nem is rendelkeznek.

13. A kiállított és befogadott elektronikus számlák és egyéb bizonylatok szakszerű archiválásával kapcsolatos feladatok.

Az 1.4.3. alcím 13) pontjához:

Itt az iratőrzés szabályaira utalnék vissza. Az iratőrzésért a gazdálkodó a felelős. Az ún. e-számlák befogadása is az ügyfélnél történik. Itt még az sem merülhet fel, hogy a könyvelőnek „elviszi”, hiszen a számlát tartalmazó üzenet továbbításával az ügyfélnél továbbra is megmarad a kapott értesítés vagy e-számla.

Arról is az ügyfélnek kell gondoskodnia, hogy olyan belső IT- és archiválási struktúrát alakítson ki, amelyben biztonságosan tárolhatók ezek a dokumentumok. Ahogy a könyvviteli szolgáltatás Szt. szerinti fogalmánál már taglaltuk, a gazdálkodónál működő belső adatáramlási rendszer kialakítása nem lehet a könyvelés (s főleg nem a kiszervezett könyvelés) feladata. Abban az esetben, ha ehhez a könyvelő rendelkezik megfelelő szakképesítéssel, tudással, tapasztalattal, akkor rendszerszervezői szolgáltatást is nyújthat – ajánlott ezt piaci alapon tenni. (Az ilyen tevékenységet is végző könyvelőnek fontos szakmai előnyt jelenthet, hogy alkalmazási szinten ismeri a vonatkozó egyéb jogszabályok elvárásait, valamint szervezéselméleti és IT-ismeretekkel rendelkezik.)

14. Az Ügyfélnél a postázás során elveszett vagy nem megfelelően érkezett iratok keresése, kerestetése, valamint a nem megfelelő postázásból, kézbesítésből, illetve küldeményfogadásból eredő ügyletek és ezek következményei intézése.

Az 1.4.3. alcím 14) pontjához:

Ez jellemzően irodavezetői, illetve cégen belüli adminisztratív feladat. Mint ilyen, természetesen a megfelelő keretek között az ügyféltől átvállalható, de ez semmiképpen sem a könyvviteli szolgáltatás része.

15. Az Ügyfél tulajdonosi köre, vezetői, alkalmazottai személyes ügyfélkapujának megnyitása, a vonatkozó azonosító adatok kezelése.

Az 1.4.3. alcím 15) pontjához:

Sajnos még sok vállalkozónál nehézséget okoz saját személyes elektronikus hátterének a működtetése. Sokan gondolják úgy, hogy ezek is a könyvelőre tartoznak. Itt is van egy határ, ameddig a könyvelő segíti, támogatja az ügyfelet, pontosabban az ott lévő magánszemély tulajdonosokat, vezetőket, munkatársakat. De amikor „a munkatárs feleségének a testvére” azt kérdezi, hogy… no ilyenkor csap a könyvelő az asztalra! A könyvelőnek ilyen esetekben fel kell tennie a kérdést önmaga számára: hol van az a határ, ameddig egy ilyen kapcsolat belefér az ügyfél kiszolgálásába? Erre nincs általános szabály! Lehet, hogy segítőkészségből, „jófejségből” még valami belefér, de az is lehet, hogy ami az egyik cégnél belefér, az a másik cégnél már nem. A határ meghúzásánál az ügyfél által fizetett árnak erős motiváló hatása van. De ahhoz, hogy tényleg ne járjon rosszul a könyvelő ezekkel az ügyfélen kívüli segítségekkel, mindig tisztában kell lenni az általa nyújtott szolgáltatás ár-érték arányával. Ekkor tudja csak nyugodt szívvel azt mondani, hogy „ez még belefér”.

Arra sem árt gondolni, hogy az ilyen jellegű segítségnyújtásnak lehet-e felelősségi kihatása! Általános tapasztalat, hogy amíg pozitív hatása van valamilyen segítségnek, addig az természetes, de ha bármilyen negatív hatás lép fel, az kellemetlen lehet a könyvelőnek és az ügyfélnek egyaránt.

Itt annak az esetleges kockázatát is mérlegelni kell, hogy a könyvelő egy-egy ilyen „segítség” kapcsán olyan, a természetes személyre vonatkozó adatokhoz, információkhoz (egészségi állapot, jogi eljárások, személyes vagyoni viszonyok stb.) is hozzáférhet, amelyekre nem lenne jogosult. Ez már nem is annyira szakmai, mint emberi és etikai kérdés.

16. Az Ügyfél cégkapujának megnyitása és működtetése, cégkapu-meghatalmazotti feladatok ellátása.

(A Könyvelő csak a cégkapu-meghatalmazott által regisztrált ügykezelői területekhez fér hozzá.)

Az 1.4.3. alcím 16) pontjához:

Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény fő célja, hogy a gazdálkodók

• a hivatalokkal, közüzemi szolgáltatókkal biztonságos, ellenőrzött elektronikus kapcsolatban álljanak, és

• a lehető legtöbb ügyet elektronikusan intézhessék.

A cégkapu lényegében egy tárhely, amely egy biztonságos kézbesítési szolgáltatásnak minősül. Mindezek alapján a cégkapu a gazdálkodók számára sok eddigi folyamatot leegyszerűsítő megoldás.

A probléma ott van, hogy ezt is működtetni kell! A könyvelő az itt folyó levelezésnek, ügyintézésnek csak egy szeletére jogosult (lehet kíváncsi). Éppen ezért nem szabad többet vállalnia, mint amennyi tényleg a könyvelői munkához szükséges, hiszen a vélelmezett kézbesítéssel

• olyan határidők nyílhatnak meg vagy ügyek indulhatnak el, amelyek túlnyúlnak a könyvelő kompetenciáján, illetve

• olyan ügyek intézésébe keveredhet bele a könyvelő, amelyek nem tartoznak a feladatai közé.

1.4.4 Speciális adózási feladatok

1. Külföldi adóhatósághoz való bejelentés, azzal kapcsolattartás (jelentések, bevallások).

Az 1.4.4. alcím 1) pontjához:

A külföldi adóhatóságoknál történő ügyintézést meg kell hagyni azoknak az adótanácsadóknak, akik erre vonatkozóan szakértelemmel, tudással és gyakorlattal rendelkeznek. Bár ezek a szolgáltatások külön pénzbe kerülhetnek az ügyfélnek, mégis azt kell mérlegelni (az ügyféllel megértetni), hogy kisebb ez a többletköltség, mint egy helytelen eljárásnál az esetleges külföldi adószabályok alapján kapható adózási bírság vagy egyéb jogkövetkezmény.

Mind a belföldi ügyleteknél, mind a határokon átnyúló ügyletek esetén az adófizetés elkerülése nagy kockázatokkal jár. Könyvelőként tisztában kell lenni vele és a legkisebb erre utaló szándék észlelése esetén fel kell hívni az ügyfél figyelmét arra, hogy a nemzeti adóhatóságok a nemzetközi jogsegélyegyezmények alapján nagyon szorosan együttműködnek egymással.

Tehát ne féljen a könyvelő egy speciális kérdésben a válaszadást elutasítani és szakértő igénybevételét ajánlani. Ettől az ügyfél szemében a megítélése nem kisebb, inkább nagyobb lesz. Az ügyfél számára általában inkább imponáló, ha a könyvelő tisztában van a lehetőségeivel és korlátaival. Ha az ügyfél viszont nem látja be, hogy adott ügylethez specialista szaktudásra van szükség vagy erre nem hajlandó költeni, akkor érdemes levonni a következtetéseket az együttműködéssel kapcsolatosan.

2. Külföldi adózók beazonosítása, azok adószámának megerősítése.

(A Könyvelő az Ügyfél kérésére elvégzi a külföldi adózók szükséges előzetes beazonosítását.)

Az 1.4.4. alcím 2) pontjához:

A nemzetközi (EU) ügyletek indításakor meg kell győződni arról, hogy a partner megfelelő adózási státusszal rendelkezik-e. Erre szolgál az EU adószám-ellenőrzési rendszere. A rendszer neve VIES, azaz egy betűszó, amely a VAT Information Exchange System kifejezés kezdőbetűiből áll össze. Olyan elektronikus alkalmazás, amelynek használatával ellenőrizni lehet az Európai Unióban bejegyzett gazdasági szereplők uniós adószámát. Ennek birtokában végezhetnek a gazdasági szereplők áru-, illetve szolgáltatáskereskedelmi tevékenységet más tagországokban.

Amikor a könyvelő egy ügyletről – elsősorban a rendelkezésére bocsátott számlák alapján – tudomást szerez, az ügylet már teljesült, így akkor már késő az ellenőrzés. A könyvelő ezért zárja ki a szolgáltatási köréből az előzetes ellenőrzést.

Az ismét opcionális szolgáltatás, hogy

• előzetes megkeresésre a könyvelő segít, vagy

• megtanítja az ügyfelét a VIES-rendszer használatára, vagy

• a számlán talált bizonytalan adószám esetén – önmaga megnyugtatására és a szolgáltatása biztonsága érdekében – utánanéz ügyfele partnerének a VIES-rendszerben.

3. Az adóhatóságon kívül más szervezetek (hatóság, minisztérium, kamara, szerzői jogvédő intézmények) részére benyújtandó bejelentkezések, adatmódosítások, adatszolgáltatások elkészítése, benyújtása.

(Ha az adatok a könyvelésből kinyerhetők, akkor a Könyvelő biztosítja a szükséges adatokat.)

Az 1.4.4. alcím 3) pontjához:

Itt alapvetően a statisztikák, külön jelentések elkészítésére és benyújtására gondolunk. Ezek a jelentési kötelezettségek számos olyan adatot is tartalmaznak, amelyek a könyvelésből nem nyerhetők ki.

Ha egy vállalkozás megfontoltan működik, akkor tisztában kell lennie a szervezeti (pl.: kamarai) tagságokkal járó feladatokkal, az ezekhez kapcsolódó jelentési kötelezettségekkel. Éppen ezért ezeknek a jelentéseknek az összeállítását, benyújtását nem tekintjük a könyvviteli szolgáltatásba alapvetően tartozó feladatnak. Természetesen itt is fennáll az opcionális vállalás lehetősége, de ez mindenképp a könyvelő döntése.

4. Minden olyan díj megállapításához tartozó analitika összeállítása, folyamatos nyilvántartása, amelyek alapját képezik vagy képezhetik valamilyen hatósági eljárásnak, ellenőrzésnek (pl. környezetvédelmi termékdíj, élelmiszerlánc-felügyeleti díj), de amelyekhez szükséges információk és adatok nem nyerhetők ki teljes mértékben és közvetlenül az elkészített könyvelési outputokból.

(Ha az ilyen jellegű adókról, díjakról az adóhatósághoz adóbevallást kell benyújtani, akkor a bevallást az Ügyfél vagy az általa megnevezett harmadik személy által biztosított adatok alapján a Könyvelő nyújtja be.)

Az 1.4.4. alcím 4) pontjához:

A gazdálkodásnak, a vállalkozásnál lévő információmennyiségnek csak egy része kerül be a könyvelésbe. Ebből következik, hogy a könyvelésen kívüli részhez tartozó adatok kezelése, ezekből készülő jelentések, bevallások elkészítése nem lehet a könyvelés feladata.

Mivel ezek a területek is speciális szakismeretet igényelnek, célszerű itt is szakértőhöz fordulni. Ha a könyvelő kellő képzettséggel, tudással és szabad kapacitással rendelkezik, akkor természetesen ezen a területen is nyújthat szolgáltatást.

5. Az Ügyfél nevében vagy helyett bármilyen – hatóság, hivatal, bármely harmadik személy felé történő – nyilatkozattétel.

Az 1.4.4. alcím 5) pontjához:

Itt a nyilatkozattétellel kapcsolatos felelősségre hívom fel a figyelmet!

A legtöbb esetben adóhatósági eljárásban kerül sor a könyvelő nyilatkoztatására. Jellemzően akkor fordul ez elő, ha adóellenőrzés során bizonyos események tisztázásra vagy magyarázatra szorulnak. A kérdések általában a következőkre irányulnak:

• a könyvelő és az ügyfél közötti kapcsolatrendszer (milyen a könyvelő ügyféllel való kapcsolata, milyen szolgáltatásokat nyújt a könyvelő az ügyfélnek, mibe lát bele és mibe nem stb.);

• az ügyfél szerződéses partnerével (alvállalkozó, beszállító, megbízó) történő kapcsolatok jellege, illetve konkrét gazdasági eseménnyel kapcsolatos kérdések;

• olyan cégekkel való kapcsolat után való érdeklődés, amelyeknél felmerült az ügyfél neve valamely gazdasági esemény vagy ellenőrzés során;

• munkavállalókkal kapcsolatos kérdések.

A felsorolásból láthatjuk, hogy mekkora szerepe van a könyvelésre vonatkozó szerződésnek vagy az ÁSZF-nek. Amire nem vonatkozik a szerződés, arról a könyvelőnek sem kell, hogy tudomása legyen!

Bármilyen nyilatkozattétel előtt célszerű szakember (adójogász, adótanácsadó) véleményét kikérni, s azzal együttműködni a teljes eljárás során.

Az adóigazgatási rendtartásról szóló 2017. évi CLI. törvény (a továbbiakban: Aig.) alapján az adóhatóság a könyvelőt jellemzően tanúként kéri nyilatkozattételre:

Ha a feltett kérdések nyilvánvalóan és egyértelműen nincsenek kapcsolatban a vizsgált adózó adókötelezettségének, adóalapjának, adómentességének, adókedvezményének, adójának vagy költségvetési támogatásának megállapításával, ellenőrzésével, akkor a fenti jogszabályhelyre történő hivatkozással a könyvelő megtagadhatja a válaszadást. (Azt mindenképpen célszerű jegyzőkönyvbe vetetni, mely kérdésekre nem válaszol a könyvelő.) Mérlegelni kell azonban a nyilatkozattétel megtagadását, mert ha az jogosulatlan, akkor ennek a könyvelőre nézve eljárási bírság vonzata lehet:

6. Ingatlanokkal (telek, építmény) kapcsolatos bejelentések, bevallások elkészítése, benyújtása.

Az 1.4.4. alcím 6) pontjához:

Itt ismét a szükséges információ meglétére vagy hiányára utalok. A könyvelő elsősorban az ingatlanok bekerülési értékével foglalkozik, nem kerül sor a könyvelési rendszerben azok természetbeni jellegének, nagyságának teljes körű rögzítésére. Ezért az ilyen adatokat tartalmazó statisztikák, bevallások, jelentések elkészítése nem lehet a könyvelő feladata.

7. Gépjárművekkel kapcsolatos, önkormányzatok felé történő bejelentések, bevallások elkészítése, benyújtása.

Az 1.4.4. alcím 7) pontjához:

Néha abszolút nem a könyveléshez kapcsolódó ügyek intézését is a könyvelőtől várnák el az ügyfelek. Számos ilyennel találkozunk nap mint nap (pl.: rokkant személyek részére parkolókártya kérése, rendszámcsere stb.). De ha a gépjárműveknél maradunk, és nem ennyire szélsőséges példát választunk, akkor egy gépkocsieladás önkormányzati bejelentése is számos olyan ügyintézéssel járhat, amely nem kapcsolódik még a tágan vett könyvviteli szolgáltatáshoz sem. Ezek az ügyfél működéséhez kapcsolódó ügyintézői feladatok, ezeket a gazdálkodónak kell intéznie.

8. Minden olyan adóalap és adó, támogatás megállapítása, amelyek nem a könyvelési rendszer keretében kerülnek meghatározásra.

(Az ezekhez a könyvelésben rendelkezésre álló adatokat a Könyvelő biztosítja, amennyiben időben, elégséges információt kap az igényről.)

Az 1.4.4. alcím 8) pontjához:

Ilyenek lehetnek például a normatív támogatások. Ezek kiszámítása, elszámolása adminisztratív és pénzügyes feladat.

1.4.5 Egyéb feladatok

1. Olyan statisztikai célt szolgáló adatok biztosítása, benyújtása, amelyek nem nyerhetők ki a könyvelésből.

Az 1.4.5. alcím 1) pontjához:

Erről már szóltunk a külső személyek, hatóságok felé történő, illetve vagyontárgyakkal kapcsolatos jelentések tekintetében. Itt a vállalkozás vezetése által igényelt adatokra, információkra gondolunk. Amennyiben ilyen jellegű kérés, kérdés érkezik a management részéről, fel kell hívni a figyelmet arra, mely adatok nyerhetők ki a könyvelésből, illetve, hogy a könyvelési adatok önmagukban nem biztosíthatnak százszázalékos döntéshozatali alapot. (Főleg akkor nem, ha nem is tudja a könyvelő, miben töri a fejét a management!)

Sokszor a könyvelőknél sem világos a könyvvitel két ága.

A pénzügyi számvitel a piac szereplőinek a tájékoztatását szolgáló beszámolási rendszer, amely a következő elemeket foglalja magában:

• a könyvvezetést,

• a bizonylati rendet,

• a beszámolórendszert,

• az értékelést,

• az eredményelszámolást,

• a leltárkészítést,

• az információk ellenőrzését,

• a könyvvizsgálatot,

• a beszámoló nyilvánosságra hozatalát, közzétételét.

Jellemzően ezt, illetve ennek is részeit vállalja át a könyvelő.

A vezetői számvitel a vállalkozás vezetőinek informálását, a döntéshozatali eljárás előkészítését szolgálja, amelynek részei – a teljesség igénye nélkül:

• contolling,

• tervezés,

• elő-, közbenső és utókalkuláció,

• belső ellenőrzési folyamatok,

• hatékonyságvizsgálat,

• termeléshez (szolgáltatási területhez) kapcsolódó visszacsatolások.

A vezetői számvitel támaszkodik a pénzügyi számviteli adatokra, de azokat saját céljainak elérése érdekében hasznosítja.

Tehát először is a könyvelőnek kell tisztában lennie a vállalkozás igényeivel és azokkal a lehetőségekkel, amelyeket ő tud biztosítani. Azzal, hogy a pénzügyi könyvelésből nem nyerhető ki egy, a management által igényelt adat, még nem lehet azt mondani, hogy „a könyvelés nem jó” vagy „a könyvelés még ezt sem tudja”. Meg kell ismerni az adatigényeket és reálisan választ kell adni arra, milyen feltételek mellett lehet a kért adatokat a könyvelési rendszerből kinyerni.

2. Az Ügyfélnél használt szoftverek egyedi, illetve a számítógépekhez kapcsolt nyilvántartása, a szoftverek és egyéb, az Ügyfélnél használt szellemi termékek jogtisztaságának megítélése.

Az 1.4.5. alcím 2) pontjához:

Időnként felélénkül az ún. „szoftverrendőrség” (BSA) működése, sőt más hatósági ellenőrzéseknél, mint társszerv is felbukkanhat. A számítógépek és azon futó szoftverek legális volta, azok folyamatos nyilvántartása vállalkozási vagy külső/belső rendszergazdai feladat. A könyvelésben rögzítésre kerülhet a közös (hardver + szoftver) beszerzésnél a kapcsolat, de ha a programok más gépre is telepíthetők, akkor ez a könyvelési információ nemhogy segít egy ilyen ellenőrzést, hanem éppen dezinformál, kétségekre adhat okot. A tárgyi eszközök és immateriális javak egyedi nyilvántartásánál is az optimális információmennyiség rögzítését kell szem előtt tartani.

3. Az Ügyfél belső ellenőrzési és vezetői ellenőrzési rendszerének kialakítása, működtetése.

Az 1.4.5. alcím 3) pontjához:

A vállalkozásoknál az ellenőrzés hármas rendszerét kellene működtetni:

• vezetői ellenőrzés;

• belső ellenőrzés;

• munkafolyamatba épített ellenőrzés.

A könyvelésnek a munkafolyamatba épített ellenőrzésnél van szerepe, hiszen ennek során fedezhetők fel különböző gazdálkodási anomáliák (esetleg csalások). De önmagában a könyvelés nem lehet egy gazdálkodó szervezet egyetlen ellenőrzési pontja, csupán segítséget adhat a vezetés számára a helytelen vagy szabályellenes folyamatok felderítéséhez.

Ezért is szoktunk a könyveléssel összeférhetetlen funkciókat nevesíteni, mert akkor ezek a folyamatba építhető ellenőrzési lehetőségek elvesznek. Példaként említem, hogy amennyiben a készpénzkezelést végző személy és a könyvelő ugyanaz, akkor nincs meg a könyvelési kontroll a valós készpénzkészlet mögött.

4. Az Ügyfél vagyonában, tőkéjében beálló változások megítélése, ezekből eredő döntések meghozatala.

Az 1.4.5. alcím 4) pontjához:

A gazdasági társaságoknál komoly felelősségi kérdés az ún. alultőkésítettség. Erre a könyvelők a beszámolókészítésnél felhívják a vállalkozások figyelmét, de sok kolléga panaszkodott már arról, hogy e jelzéseknek nem volt kellő hatása.

A gyors tőkevesztés „szakmai pikantériája”, hogy beszámoló vagy közbenső mérleg alapján lehet egzakt módon megállapítani egy társaság saját tőkéjét. Ennek oka, hogy az Szt. ezekhez rendel kötelezően zárlati munkafolyamatokat. A beszámoló és a közbenső mérleg között alapvető különbség, hogy a beszámolónál a fordulónappal a könyveket ténylegesen zárni kell, míg a közbenső mérlegnél nem szabad azokat zárni, hanem a főkönyvi számlák technikai zárása nélkül kell az adott fordulónapra a leltározás alapján összeállítani a mérleget. Mindkét esetben olyan mérleget kapunk, amely – elvileg – reálisan mutatja az adott társaság vagyoni helyzetét. Így ezek kellő alapot adhatnak a saját tőkére vonatkozó következtetések levonásához.

A normál folyó könyvelési outputok – jellemzően – nem tartalmazzák azokat a könyvelési tételeket, amelyek a zárlat keretében kerülnek rögzítésre. Azért hangsúlyozzuk, hogy jellemzően, mert sok olyan vállalkozás van, amely havi szinten igényel a könyvelőtől szinte az év végi beszámolóval megegyező mélységű zárlatot. Ezeknél a cégeknél már a főkönyvi kivonat is elég alapot biztosíthat az esetleges alultőkésítettség megállapításához. Más cégeknél a havi adatok inkább csak tájékoztató jellegűek, mert egyrészt lehetnek még jelentős eredményhatással bíró könyvelési elmaradások, másrészt nincsenek benne készletérték-változások, értékelések, időbeli elhatárolások és esetleges céltartalékolás. Látható, hogy az év közbeni könyvelési adatok nem mindig biztosítanak kellő alapot a tőkehiány megállapítására.

Jogos a kérdésfelvetés, hogy ha mégis fennállna a problémás helyzet, mennyiben lenne érte a könyvelő, és mennyiben az ügyvezető a felelős. Persze azt is hozzá kell tenni, hogy ez ma még inkább elméleti kérdés, hiszen a normál vállalkozásoknál, illetve üzleti kapcsolatokban nem jellemző ez a fajta felelőskeresés. Az már más kérdés, ha a beszámoló elfogadásakor a tulajdonosok rá se hederítenek erre a helyzete vagy éppen a könyvelő figyelemfelhívására.

Azt ajánljuk, hogy ha a könyvelő érzékeli – év közbeni zárlattal vagy zárlat nélkül – a tőkevesztés tényét, írásban hívja fel az ügyfél figyelmét erre a tényre, illetve a lehetséges következményekre!

5. Az Ügyfél vezetői (tulajdonos, vezető tisztségviselő) döntéseinek minősítése.

Az 1.4.5. alcím 5) pontjához:

Szerencsére vagy sajnos – ezt mindenki döntse el egy-egy ügyfelével kapcsolatban – nem a könyvelő vezeti a céget. Egy vállalkozás tulajdonosi körének és vezetésének megvannak a döntési jogkörei. Minden döntéshez – természetesen – felelősség is tartozik. Lehet, hogy a vezetői döntések a könyvelő szemszögéből néha érthetetlenek, nem helyeseltek, sőt akár észszerűtlennek is tűnhetnek. De a könyvelő általában nincs abban a helyzetben, hogy az összes motiváló tényezőt ismerje, ezért nem is minősítheti a döntéseket, csupán elmondhatja a véleményét azokkal kapcsolatosan.

6. Az Ügyfél biztosítási ügyeinek intézése.

Az 1.4.5. alcím 6) pontjához:

A biztosítóval való szerződéskötés jellemzően biztosításalkuszi vagy brókeri jogosítványokat igényel. A cégen belüli biztosítási ügyek pedig tipikusan adminisztratív feladatok, így azok nem tartoznak a könyvviteli szolgáltatásba.

Persze itt is meg kell említeni, hogy van számos olyan könyvelő, aki ezen a területen is rendelkezik ismeretekkel, tapasztalattal, s a könyvelés mellett üzletkötőként dolgozik valamely biztosítótársaságnak. Természetesen ők opcionális szolgáltatásként ezeket a feladatokat is elvállalhatják. Ezzel az ügyfelüknek szélesebb szolgáltatási palettát nyújthatnak, ők pedig a több lábon állás biztonságát és valamivel kisebb anyagi függőséget élvezhetnek.

7. Minden, a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről, illetve az Európai Unió és az ENSZ Biztonsági Tanácsa által elrendelt pénzügyi és vagyoni korlátozó intézkedések végrehajtásáról szóló magyar és nemzetközi jogszabályban az Ügyfélre mint „szolgáltatóra” előírt kötelezettségek teljesítése, úgymint a vonatkozó jogszabályi háttér megfelelő szintű megismerése, az abban foglaltak alkalmazása, a változások figyelemmel kísérése; a kijelölt személy(ek) kijelölése és szükséges bejelentése; az Ügyfélre vonatkozó szabályzat elkészítése, aktualizálása, bejelentése vagy engedélyeztetése; az Ügyfél belső kockázatainak kezelése, az Ügyfél működése során a felmerülő események bárminemű minősítése és hatóság felé történő jelentése; illetve egyéb, az e témában a szolgáltatóra háruló feladat teljesítése, helyzet kezelése.

Az 1.4.5. alcím 7) pontjához:

Itt arra az esetre gondolunk, amikor az ügyfél végez olyan tevékenységet, amelyre a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozásának megelőzésére vonatkozó jogszabályok kötelezettségeket írnak elő. Az érintett vállalkozások általában tisztában vannak a vonatkozó szabályokkal, hiszen ezen a területen a felügyeleti hatóságok komoly tájékoztatási és szigorú ellenőrzési tevékenységet folytatnak. Ennek ellenére azonban lehetnek olyan esetek, amikor a könyvelőnek fel kell hívni az ilyen jellegű érintettségre a figyelmet.

A pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény (a továbbiakban: Pmt.) tartalmazza a szolgáltatók körét:

Az érintetti körből külön érdemes kiemelni

• az árukereskedőket, amennyiben tevékenységük folytatása során hárommillió forintot elérő vagy meghaladó összegű készpénzfizetést fogadnak el,

• a székhelyszolgáltatókat.

Számukra jelenthet meglepetést, hogy ún. szolgáltatói státuszban vannak és vonatkoznak rájuk a Pmt. előírásai. A könyvelő kompetenciája csak és kizárólag az érintettségre vonatkozó figyelemfelhívásig terjedhet!

8. Az Ügyfélnél alkalmazott adatkezelési és titokvédelmi szabályrendszer kialakítása, szabályzatba foglalása, működtetése, a vonatkozó jogszabályoknak való megfelelés folyamatos biztosítása (GDPR).

Az 1.4.5. alcím 8) pontjához:

Ezen a területen is minden gazdálkodónak a saját kompetenciája, hogy felmérje:

• mennyiben vonatkoznak rá a szabályok,

• ennek alapján megtegye a szükséges szabályozási és egyéb lépéseket.

A könyvelő – amennyiben képzettsége, tudása, szakértelme van ezen a területen – mint opcionális szolgáltatással segítheti az ügyfeleit. DE! A könyvviteli szolgáltatásnak nem része az ügyfél GDPR-szabályozása, illetve e kérdések folyamatos figyelemmel kísérése. Mindenképp pozitív, hogy erről a GDPR bevezetése után viszonylag rövid időn belül szakmai konszenzus alakult ki a könyvelői társadalmon belül.

Ezekben a kérdésekben a szabályozás bevezetésekor, illetve jelentősebb szabályváltozások esetén ajánlott a figyelemfelhívás. De erre tipikusan elégséges egy tájékoztató jellegű és segítő szándékú körlevél.

A bérszámfejtési, munkaügyi tevékenységgel kapcsolatos feladatok tartalmát a Könyvelő és az Ügyfél szerint a 4. pont alatt részletezzük.

1.5 Az Ügyfél feladatkörébe tartozó feladatoknál a Könyvelő igyekszik az Ügyfélnek a tőle telhető legnagyobb segítséget megadni annak érdekében, hogy az Ügyfél a szükséges kötelezettségeinek eleget tudjon tenni.

Mivel ezek a feladatok nem tartoznak a fentebb meghatározott könyvviteli tevékenység körébe, ezért e feladatok figyelemfelhíváson túli átvállalása a Könyvelő tanácsadói vagy adminisztratív szolgáltatásának keretében és az azokra vonatkozó díjazással történik.

Az 1.5 ponthoz:

A fentiekben felsorolt feladatok kizárásával a könyvelő célja nem az, hogy mereven elzárkózzon feladatok elől, hanem hogy megpróbálja az ügyfél és a könyvelő közötti reális, ár-érték alapon nyugvó munkamegosztást kialakítani. A könyvelőnek elemi érdeke, hogy az ügyfele szabályosan működjön, ezért tanácsaival, figyelemfelhívásaival, kisebb adminisztratív segítségnyújtással támogatja annak tevékenységét. Természetes azonban, hogy van egy határ, amelyen túl már nem tartozhat ez a támogatás a könyvviteli szolgáltatásba. A kiszervezett könyvelést végző vállalkozásnak abból kell kiindulni, hogy ő is egy profitorientált vállalkozás. Ezekre a kérdésekre majd az árképzésnél kitérünk.

1.6 A Könyvelő igyekszik a kapcsolati tőkéjével is támogatni az Ügyfelet. Ennek keretében olyan, a Könyvelő kapcsolatrendszerébe tartozó specialistákat tud az Ügyfélnek – minden ellenszolgáltatás nélkül – ajánlani, akik szolgáltatásainak igénybevétele az Ügyfél számára kötelező vagy kedvező lehet. A teljesség igénye nélkül: ügyvéd, környezetvédelmi szakember, vámügyintéző, irodaszer-ellátó, banki szolgáltatások, transzferár-auditor, pályázatírás, energetika, csomagolástechnika, IT- és webszolgáltatások, biztosításközvetítés, kedvező bérkiegészítési rendszerek (cafeteria), reklámgrafika, rendezvényszervezés, munkaerő-kölcsönző és -közvetítő stb. Ezekre a szolgáltatásokra az Ügyfél közvetlenül köthet szerződést az adott szolgáltatóval.

Az 1.6 ponthoz:

Ez csupán egy lehetőség, nem ügynöki tevékenység, amelyben a könyvelő (saját hasznára) közvetít szolgáltatót az ügyfele számára. Az ügyfélben keltett pozitív, gondoskodó érzésen túl a könyvelőnek is jó, ha ügyfele olyan szolgáltatókkal dolgozik, akik munkájának minőségéről ő maga is meg van győződve.

Természetesen a könyvelő lehet valamely más cég ügynöke, képviselője is, amely szolgáltatását igyekszik a könyvelt ügyfelének eladni. Akkor az erre vonatkozó szabály- és felelősségi rendszert kell a felek közötti szerződésekben rögzíteni.

1.7 A Könyvelő a folyamatosan karbantartott honlapján/Facebook-oldalán keresztül informálja az Ügyfelet aktuális adózási, gazdasági, cégvezetési kérdésekről.

Elérhetősége: ____________.

A Könyvelő kiemelt fontosságú témákról közvetlenül is tájékoztatást küld az Ügyfél megadott elektronikus levelezési címére

Az Ügyfél érdeke, hogy a működéséhez a honlapon/Facebook-oldalon található információkat megkeresse, informálódjon.

A Könyvelő úgy tekinti, hogy az új információknak az adott honlapra/Facebook-oldalra történő feltöltésével eleget tett a tájékoztatási feladatának, s ez független attól, hogy az Ügyfél a feltöltött híreket elolvasta-e vagy sem.

Az 1.7 ponthoz:

Természetesen egy ilyen rendszer működtetése opcionális, a könyvelőirodánál ennek költség- és élőmunkavonzata van. A könyvelőirodának magának kell eldöntenie, hogy

• milyen formában informálja ügyfeleit (lehet csak alkalmanként hírlevél, személyes konzultáció, honlap);

• milyen piaci hatása van egy komolyabb rendszer (pl. honlap, közösségi portál) működtetésének;

• milyen szerepet szán magának, irodájának, illetve milyen megjelenési formát képzel el magának a könyvelőiroda (mi a víziója);

• belefér-e a rendelkezésére álló erőforrásokba (idő az anyagok megírására, IT-kapacitás, felmerülő költségek) egy ilyen rendszer működtetése.

1.8 A Könyvelő folyamatosan figyelemmel kíséri az Ügyfél vállalkozásának eredményét, az abban zajló folyamatokat, s igény szerint segítséget nyújt a vezetői döntések meghozatalához.

Az 1.8 ponthoz:

Ezzel bizonyíthatja a könyvelő, hogy a könyvelés „nem csak szükséges rossz”, hanem hozzájárul az ügyfélnél folyó értékteremtéshez. A könyvelőirodáknak éppen az az előnye, hogy ott komoly szellemi tőke és sok tapasztalat halmozódik fel, amelyekkel akár általános szinten, akár konkrét esetekben a könyvelő segítséget adhat a vezetői döntések meghozatalához. Ez lehetőség, amivel az okos vállalkozó él. De ha ezt nem látja be, akkor a könyvelő jobbára hiába próbálkozik.

Ehhez azonban fontos a könyvelő és az ügyfél közötti összhang, azonos értékrend és igényességi szint – „kinek a pap, kinek a papné”.

2. Főkönyvi könyvelés és kapcsolódó nyilvántartások vezetése

2.1 A főkönyvi könyvelés a Könyvelő által biztosított jogtiszta forrásból származó programok segítségével, a Könyvelő irodájában (irodáiban, telephelyén, fióktelepén), annak eszközeivel történik. Amennyiben a könyvelés – részben vagy egészben – az Ügyfél saját székhelyén, telephelyén történik, a Felek a feltételekről külön állapodnak meg.

Könyvelőprogram:

Neve:
Gyártó, forgalmazó:
Futást támogató cég:
Egyéb információ:

Könyvelést támogató szoftver:

Neve:
Gyártó, forgalmazó:
Futást támogató cég:
Egyéb információ:

Beszámolást támogató szoftver:

Neve:
Gyártó, forgalmazó:
Futást támogató cég:
Egyéb információ:

Ha a Könyvelő ugyanarra a feladatra többféle programot is használ, ő dönti el legjobb szakmai belátása és tudása szerint, hogy adott ügyfélnél melyik programot alkalmazza.

A 2.1 ponthoz:

Célszerű rögzíteni a könyvelés helyét, illetve azoknak az alkalmazott könyvelési és egyéb szoftvereknek a nevét, amellyel a könyvelő dolgozik. Az ügyfélnek joga (sőt ajánlott) ezt tudni, hiszen az ő anyagainak a feldolgozásáról van szó. Így van lehetőség arra, hogy az ügyfél előre tájékozódjon arról, milyen lehetőségeket biztosítanak a könyvelő által használt szoftverek.

Mostanság sok könyvelő dilemmája: földi rendszer vagy felhő alapú rendszer. A kérdés azért merül fel, mert az ügyfelek is megoszlanak abban a tekintetben, hogy az adataik kikerüljenek-e a könyvelőiroda falai közül a felhőbe vagy sem. Egy esetleges szoftver- vagy rendszerátállás előtt célszerű az ügyfelek véleményét is kikérni erről. Az egyetértés mindenképp ajánlott, mert egy földi rendszerről felhőbe történő váltás az e területen konzervatív gondolkodású ügyfeleknél szerződésszegésnek is minősülhet.

Jelentős előnyökkel járhat, ha lehetőség és nyitottság van az ügyfélnél és a könyvelőnél működő rendszerek összekapcsolására. Néhány előny:

• nagy mértékben csökkenthetőek a párhuzamosságok,

• munkamegosztások ésszerűsítésének lehetősége,

• csökkenthető a feldolgozási idő, ezzel a kész könyvelési információ rendelkezésre állási idő is.

2.2 A Könyvelő a feldolgozási munkák során saját, egységes számlarendet, illetve számlatükröt alkalmaz, amelyet az Ügyfél sajátosságainak figyelembevételével alakít, szükség esetén változtat.

Az együttműködés kezdetén, illetve annak folyamán

• az Ügyfél tájékoztatja a Könyvelőt arról, milyen adatokra, információkra van külön szüksége,

• a Könyvelő pedig jelzi, hogy ennek milyen feltételei vannak. (pl. a könyvelendő bizonylatokon fel kell tüntetni bizonyos információkat).

Az Ügyfél tudomásul veszi, hogy a lekönyvelt tételek utólagos módosítására – összhangban a számvitel jogszabályi előírásaival – csak egyenkénti visszakönyveléssel és ismételt lekönyveléssel van lehetőség, azaz nincs lehetőség a lekönyvelt tételek „nyom nélküli javítására”, törlésére.

A 2.2 ponthoz:

Az egységes számlarend alkalmazása jelentősen növeli a könyvelési munka hatékonyságát. A könyvelőprogramokban a számlatükör általában átemelhető egyik cégből a másikba, vagy a program eredetileg is tartalmaz egy általános számlatükröt. A legbővebb és a legrészletesebben alábontott számlatükör sem lehet tökéletes, hiszen

• számos olyan főkönyvi számla van, amely cégspecifikus (például a bankszámlák, egyedi követelések, kötelezettségek) – ezért mindenképpen az ügyfélre kell őket aktualizálni;

• figyelembe kell venni az ügyfél, illetve annak vezetése részéről jövő információigényeket is;

• a „túl részletes” alábontás zavaró lehet;

• ha vannak analitikus, jelölő, csoportosító, munkaszámos rögzítési lehetőségek a főkönyvi könyveléshez kapcsolódóan, akkor ajánlott ezeket is használni.

Bár sok olyan könyvelőprogram van, amelyben van lehetőség a könyvelt tételek részbeni vagy teljes módosítására, esetleg törlésére, célszerű az ügyfél figyelmét felhívni arra, hogy a számvitel egységes és zárt rendszer, amelyben a könyvelés után módosítás csak ellenőrizhető, nyomon követhető módon lehetséges. Bár tudjuk, hogy amit ember alkotott, azt ember meg is tudja változtatni, de legyünk tisztában vele, hogy – szükség esetén – speciális szakemberek vissza tudják követni a módosított tételek eredeti könyvelését.

2.3 A főkönyvi könyvelés alapját képezi minden olyan szabályzat, amely

• az Ügyfél részéről érvényesen hatályban van,

• a könyveléssel kapcsolatos döntéseket, határidőket tartalmaz.

A Könyvelő az ezekben a szabályzatokban foglaltaktól a bizonylatok feldolgozása során nem térhet el.

A 2.3 ponthoz:

Mivel az ügyfelek egy része nincs tisztában a számviteli szabályzatok szerepével, ezért tartjuk fontosnak az ÁSZF-ben ezt a tájékoztatást is szerepeltetni.

2.4 Az Szt. előírásai szerint a Számviteli politika, a Számlarend és Számlatükör, valamint az egyéb, a számvitellel kapcsolatos belső szabályzatok (úgymint pénzkezelési szabályzat, leltározási szabályzat és önköltség-számítási szabályzat) elkészítése az ügyvezetés felelőssége és feladata.

Ennek kialakításához és folyamatos karbantartásához a Könyvelő minden szakmai segítséget megad az Ügyfélnek:

• felhívja a figyelmet a kapcsolódó jogszabályi változásokra,

• esetenként ajánlásokat ad a szabályzatok módosítására,

• segít szakszerűen megfogalmazni a vonatkozó vezetői döntéseket.

A 2.4 ponthoz:

Ahogy már korábban is jeleztük, a számviteli szabályzatok a vállalkozás vezetésének üzemgazdasági és tulajdonosi érdekein alapuló döntéseit tükrözik (kellene, hogy tükrözzék).

Itt is felhívom a figyelmet az Szt. szabályzatok elkészítéséhez és folyamatos karbantartásához kapcsolódó felelősségi szabályára:

A szabályzatokat időnként felül kell vizsgálni, mert

• a jogszabályi környezetben lehetnek olyan változások, amelyek hatását át kell vezetni a szabályzatokon, vagy

• a vállalkozás belső fejlődése vagy a külső körülmények (például megváltoztatandó értékelési gyakorlat) szükségessé teszik a változást.

A szabályzatok módosítása csak akkor működhet jól, ha a gazdálkodó és a könyvelő egymást támogatja ebben a folyamatban. A könyvelő a szakmaiságot, az ügyfél pedig a céljaira, érdekeire alapozott üzemgazdasági szemléletét biztosítja a közös munkában.

2.5 Ha a könyvelés az általánostól eltérő – az Ügyfél választásán alapuló – speciális számviteli vagy adózási feltételek között történik (pl. bevételi nyilvántartás, mikrogazdálkodói beszámoló, devizában történő könyvvezetés), akkor a Felek külön állapodnak meg a feltételekről és a jelen ÁSZF-től való eltérésről.

A Felek az új feltételeket a szerződésben vagy annak kiegészítésében rögzítik.

A 2.5 ponthoz:

Az ÁSZF-et úgy célszerű összeállítani, hogy bonyolultabb struktúrák kiszolgálására is alkalmas legyen. Abból kell kiindulni, hogy a jelenlegi ügyfélkörnél nagyobb, bonyolultabb vállalkozások is előfordulhatnak a praxis során. Amennyire lehet, általánosítani kell.

Természetesen ennek az is következménye lesz, hogy az egyszerűbb vállalkozások vagy azok, amelyeknél speciális eljárásokat kell alkalmazni, nem fognak százszázalékosan beleférni az ÁSZF keretrendszerébe. De éppen arra való a könyvelésre vonatkozó szerződés, hogy abban lehet rögzíteni

• az ÁSZF-ben nem szereplő feltételeket,

• az ÁSZF-től való eltéréseket.

Ha az eltérések, kiegészítések száma igényli, akkor a könyvelésre vonatkozó szerződés mellé célszerű egy külön kiegészítést (mellékletet, függeléket) készíteni. Jellemzően ezt is csak egyszer, az első ilyen jellegű könyvvezetés előfordulásakor (pl. mikrogazdálkodói beszámoló készítése esetén) kell összeállítani, s a következő esetekben már tényleg csak további kisebb változtatásokra, pontosításokra lesz szükség.

3. Együttműködés a könyvviteli szolgáltatásban

(1) Az ebben a pontban leírtak könyvelőiroda-specifikusak. A könyvelőiroda munkamenetét többféleképpen meg lehet szervezni. A leggyakoribb struktúrák a következők. A könyvelőirodában a dolgozók a végzendő feladatokra szakosodnak. Külön személy végzi a könyvelési anyagok fogadását, előkészítését, kontírozását, rögzítését. Külön személy foglalkozik a bérszámfejtéssel, az adókkal, a tanácsadással, esetleg a beszámolókészítéssel. Ennek a struktúrának a létszámigénye minimum 5 fő.

Előnye:

• a munkatársak szakosodnak a feladatokra, ezáltal hatékonyabb a munkamenet;

• a munkafolyamatok egymásutániságát kihasználva beépíthetők ellenőrzési pontok.

Hátránya:

• meg kell oldani a könyvelőirodán belüli minél jobb kommunikációt annak érdekében, hogy mindenkihez eljussanak a munkájukhoz szükséges információk;

• meg kell oldani minden egyes munkafolyamat helyettesíthetőségét is, hiszen ha a munkaláncolatból kiesik valaki, akkor az egész folyamat összeomolhat.

(2) A könyvelőirodában egy céggel csak egy személy foglalkozik. Ez a személy végez minden munkafolyamatot, csak ő tartja a kapcsolatot az ügyféllel.

Előnye:

• A munkatárs nagyon szoros kapcsolatot tud kialakítani az ügyfelekkel.

• Apró információk alapján össze tudja a folyamatokból rakni a nagyobb folyamatokat is.

• Az ügyfél is nyitottabbá válik, ha csak egy embernek kell „vallania”.

Hátránya:

• Ha a könyvelő elmegy a könyvelőirodából, nehéz pótolni azt a tudást, amit az adott ügyfélről összegyűjtött. (Ezeket – jellegüknél fogva – gyakran még le sem lehet írni, például viselkedési normák, kivel hogyan kell kommunikálni stb.)

• Ha nagyon szoros kapcsolat alakul ki a könyvelést végző munkatárs és az ügyfél között, akkor a könyvelő munkatárs munkaviszonya végén esetleg viszi magával az ügyfelet is. (Sajnos számos ilyen esetet hallani a könyvelők között.)

• A könyvelő munkatárs rövidebb-hosszabb munkából való kiesése is problémát jelenthet, mert olyan helyettesítőt, aki mindazon információkkal rendelkezik, mint az eredeti könyvelő, igen nehéz beállítani.

• Nehézséget okozhat az is, ha a könyvelő nagyon magára van hagyva, s így a munkafolyamatban elmaradások keletkezhetnek. Szinte mindenkinél vannak „szeretem” és „nem szeretem” munkafolyamatok, s megfelelő kontroll hiányában elmaradhatnak olyan feladatok, amelyek hiánya csak később jelentkezik.

(3) Könyvelői hálózatokba való szerveződés. Ennek keretében az ún. „fővállalkozásban” elvállalt ügyfeleket ún. „alvállalkozók” úgy könyvelik, mintha a saját ügyfelük lenne. Ez a rendszer akkor működőképes, ha sikerül jól koordinálni az „alvállalkozókat”, hogy

• azok elég önállóak a munkához,

• sikerül a felelősségi kérdésekben is tiszta képet kialakítani a három szereplő között,

• nem akarnak nagyobb saját vállalkozást működtetni és

• megoldható a folyamatos szakmai támogatás és kontroll.

Előnye:

• Nagyszámú ügyfélkört lehet így felépíteni.

• A könyvelők szakosodni tudnak, azaz egy könyvelőhöz hasonló területről jövő vállalkozásokat lehet kiosztani, így nőhet a könyvelési munka hatékonysága.

• Több alvállalkozó könyvelőnél jól lehet a cégek elosztását optimalizálni betegség vagy egyéb kiesés esetén.

Hátránya:

• Az ügyfélben bizalmatlanság merülhet fel a tekintetben, hogyan érvényesül majd egy esetleges hiba esetén a felelősségvállalás.

• Nehezebb kiépíteni az ügyfél és a könyvelő közötti közvetlen bizalmi viszonyt, ha azt érzi, hogy „csak” egy a sok között egy nagy gépezetben.

(4) És a kép színesítése végett még mindezek keveredése is lehetséges. Ezeknek a nem tiszta struktúráknak a kialakulását az idézi elő, hogy nagyon nehéz könyvelői szakmaiságában egységes könyvelőirodát szervezni. Akár a végzettségben, a szakmai tapasztalatban, az emberi tulajdonságokban lévő különbségek ad hoc megoldásokat is szülhetnek. Ezekre más és más gyakorlatot kell kialakítani annak érdekében és úgy, hogy az ügyfél ebből lehetőleg minél kevesebbet érzékeljen.

A fenti struktúrákhoz tartozó előnyök és hátrányok szubjektívek, mert

• ami az egyik ügyfélnek pozitívum egy adott szervezettségben, az lehet, hogy egy másiknál elutasításra talál;

• ami előny lehet a könyvelőnél, az éppen hátrány lehet az ügyfél szemében.

Minden ügyfél más és más! Abban azonban szinte mindenki egyforma, hogy nagyon sok és személyre szóló törődést igényelnek. Sőt sokszor a szakmaiság iránti igényüket is háttérbe szorítják az emberi tényezők. Pontosan ez volt a covid járvány nagy tanulsága is: bár kialakultak a személyes találkozást elkerülő kommunikációs csatornák, de elmaradtak az egy kávé/tea melletti beszélgetések, amelyekből nagyon sok információt szűrt le úgy a könyvelő, mint az ügyfél.

Mindezek ellenére a következőkben igyekeztünk olyan általános együttműködési szabályokat rögzíteni, amelyekhez hasonlókat minden könyvelő ki tud alakítani a saját gyakorlatának megfelelően. Tehát az alábbi folyamat nem automatikusan lemásolandó, hanem ez „csak” egy alap, amit a saját feltételrendszer alapján át lehet alakítani.

Fontos, hogy az együttműködésben a könyvelőnek is, és az ügyfélnek is vannak feladatai! A könyvelő és az ügyfél egymással nem alá- és fölérendeltségi viszonyban áll, hanem

• két egyenrangú vállalkozás együttműködéséről van szó,

• közös cél elérése érdekében tevékenykednek.

A cél pedig az, hogy

• a vállalkozás könyvei szabályosan legyenek vezetve;

• az adózás a jogszabályokon alapulva rendben megtörténjen;

• a vállalkozás vezetése valós információkat kapjon a cég vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről;

• a management a döntéseihez megfelelő támogatást kapjon;

• s nem utolsósorban a könyvelő kapja meg a munkájáért azt a reális díjazást, amely megfelelő biztonságot és eredményt jelent számára.

3.1 Az együttműködés megkezdésekor az Ügyfél a Könyvelő rendelkezésére bocsátja betekintésre és lemásolásra (szkennelésre)

• a cég alapításával, cégbírósági bejegyzésével,

• az adóhatósági és társadalombiztosítási státuszával kapcsolatos iratokat,

• az élő kölcsön-, lízing- és hitelszerződéseit, valamint

• minden olyan adatot és információt, amely a könyvek megnyitásához, a folyamatos könyveléshez, valamint az elkövetkező zárlati és beszámolási feladatok teljesítéséhez szükséges vagy később szükséges lesz.

Ezen információk köréről a Könyvelő tájékoztatja az Ügyfelet.

A 3.1 ponthoz:

Ehhez célszerű formanyomtatványt szerkeszteni. Így könnyebb a megkapott anyagokat áttekinteni, illetve a hiányosságokra rákérdezni. A mellékletben közreadunk egy dokumentumot, amelyben összegyűjtöttük a könyvelési, illetve a bérszámfejtési munka megkezdéséhez, illetve folyamatos vezetéséhez kapcsolódóan bekérendő dokumentumokat. A lista részletezettségét mindenki a saját ügyfélkörének megfelelően alakíthatja.

3.2 Az Ügyfél lehetőséget teremt az együttműködés kezdetén arra, hogy a Könyvelő megismerhesse a gazdálkodásának céljait, az Ügyfélnél zajló valós technológiai és gazdasági folyamatokat, illetve az ezekre vonatkozó döntési és bizonylati rendet.

A 3.2 ponthoz:

Nagyon hasznosak az együttműködés során a személyes beszélgetések, amelyeken megismerkedhet a könyvelő a (potenciális) ügyfél működésének sajátosságaival. Jó volna már a legelső ilyen jellegű megbeszélésen eldönteni, hogy a könyvelő elvállalja-e a munkára vonatkozó felkérést, megbízást. Ehhez azonban nem elég az ügyfél „személyes varázsa” – célszerű minden nyilvánosan hozzáférhető dokumentumot letölteni, áttekinteni. Ilyenek lehetnek a következők:

• A cégjegyzék nyilvános adatai – beleértve az azonos tulajdonosi körhöz tartozó vállalkozásokat is. Sokat elárul a cég működési filozófiájáról, ha a tulajdonosi körhöz több felszámolással vagy kényszertörléssel megszűnt társaság is tartozik. A fizetési morálról tanúskodnak a cégjegyzékben szereplő fizetési meghagyások adatai.

• Az előző időszakokról készült beszámolók letöltése utal a cég nagyságára. Ha a könyvelő szakmai szemmel tekinti át a beszámolókat, felfedezhet beszámolási hiányosságokat, mint például az adott tevékenységre jellemző elszámolások hiánya (céltartalékképzés elmaradása, időbeli elhatárolások nem reális nagysága, aránya).

• Az együttműködés kezdetén célszerű egy „gyárlátogatást” is megejteni, mert a tevékenység mélyreható ismerete nélkül igen nehéz helyesen megítélni az egyes gazdasági eseményeket és a későbbiekben végzendő munkát. Itt a könyvelő nagyon sok és hasznos információt szerezhet, például a későbbi költségelszámolások tekintetében.

• A cég honlapja is sok hasznos információt adhat, de fellelt cikkek, sajtóközlemények is érdekesek lehetnek.

• Segítség lehet a különböző szakmai fórumokon megtalálható vagy szervezeti tagsággal rendelkezésre álló tapasztalatok megismerése is – akár a konkrét potenciális ügyfélről, akár az ügyféljelölt által végzett tevékenységről.

A rutinos könyvelők a nem újonnan alakuló cégek esetén az első beszélgetésen rákérdeznek arra is, hogy miért szeretne a potenciális ügyfél könyvelőt váltani. A váltásnak lehetnek reális okai:

• az előző könyvelő abbahagyja a munkát;

• a cég túlnőtte a könyvelő kapacitását, szakmai kompetenciáját;

• az előző könyvelő nem nyitott az elektronikus adatátvételre stb.

Számtalan „elfogadható” válasz születhet. Az viszont elfogadhatatlan, ha a potenciális ügyfél kígyót-békát kiabál az elődre. Etikátlan valakiről negatívan beszélni, amikor az nem tud védekezni, még akkor is, ha az előd könyvelő munkája tényleg hagyott némi kívánnivalót maga után. Az előd munkájáról az átvett könyvelési anyag mindent el fog árulni egy tapasztalt szakember számára.

Ha a potenciális ügyfél így nyilatkozik az elődről, akkor feltételezhető, hogy amennyiben az új könyvelővel is konfliktusa lesz, róla is hasonló módon fog szólni.

3.3 Az együttműködés kezdetén a Könyvelő tájékoztatja az Ügyfelet azokról a gazdálkodási, számviteli, adózási jellegű kérdésekről, amelyeket annak működése, gazdálkodása szempontjából fontosnak tart. Ennek keretében felhívja a figyelmet a helytelen eljárásokra, illetve kockázatokra.

A 3.3 ponthoz:

Fontos, hogy a könyvelő legyen tisztában az arra a tevékenységre jellemző számviteli és adózási szabályokkal, lehetőségekkel. Ezért lenne jó, ha a könyvelőirodák valamennyire szakosodni tudnának, mert így hasznosítani tudnák a más ügyfeleknél már megszerzett szakmaspecifikus tudásukat. Ennek hiányában azonban az előző pontban taglalt adatgyűjtésnek van nagy szerepe.

Gyakran merül fel a kérdés: mennyi energiát kell (szabad) belefektetni egy ügyfél megszerzésébe? Erre nincs külön szabály, hiszen más-más az ingerküszöb egy olyan cégnél, amely „csak” hatékonyságfokozó ügyfélcserét szeretne végrehajtani, mint annál, aki most építi ki az ügyfélkörét és szüksége van minden ügyfélre.

Ugyan közhely, hogy az idő pénz, de annak az energiának, amit a könyvelő a potenciális ügyfél megismerésére fordít, meg kellene térülnie, illetve elvi kérdés, hogy a könyvelő ne dolgozzon ingyen. Sok könyvelő alkalmazza azt a gyakorlatot, hogy az első ismerkedő konzultáció díját a tanácsadói óradíja alapján kiszámlázza úgy, hogy amennyiben a felek között a könyvelésre vonatkozó szerződés megkötésre kerül, akkor a konzultációt az első időszaki számlából – mint engedmény – levonja.

3.4 Ha az Ügyfél és a Könyvelő szerződéses jogviszonya előtt is volt könyvelés (átvett könyvelés), az Ügyfél átadja a 3.1. pontban felsorolt dokumentumokon kívül:

• a vállalkozás szabályzatait,

• az előző könyvelő által készített legutolsó főkönyvi kivonatot,

• az utolsó beszámolási időszak főkönyvi kartonjait és

• a főkönyvi kivonathoz tartozó analitikus nyilvántartásokat (immateriális javak és tárgyi eszközök analitikája, befektetési tükör, nyitott vevői és szállítói folyószámla, folyó ügyek dokumentumai).

Az átadás történhet papír alapon vagy elektronikus formában.

A 3.4 ponthoz:

Ezekre az Szt. folytonosság elve alapján van a könyvelőnek szüksége:

Szt. 15. §

(6) Az üzleti év nyitóadatainak meg kell egyezniük az előző üzleti év megfelelő záróadataival. Az egymást követő években az eszközök és a források értékelése, az eredmény számbavétele csak e törvényben meghatározott szabályok szerint változhat (a folytonosság elve).

Még akkor is szükség van az előző könyvelés adataira, ha az ügyféltől kapott információk alapján az előző időszak könyvelésében jelentős hibák vannak. Az új könyvelés nyitását a régi könyvelés (hibás) adataival kell megnyitni, majd a tárgyidőszakra vonatkozóan el kell végezni a szükséges javításokat, korrekciókat, amelynek az eredménye – a hibák összesített nagyságának függvényében – lehet jelentős hiba. Ennek a következménye majd az ún. háromoszlopos beszámoló lesz. Az Szt. előírásai szerint:

Szt. 3. §

(3) E törvény alkalmazásában

3. jelentős összegű hiba: ha a hiba feltárásának évében, a különböző ellenőrzések során, egy adott üzleti évet érintően (évenként külön-külön) feltárt hibák és hibahatások – eredményt, saját tőkét növelő-csökkentő – (előjeltől független) abszolút értékének együttes összege meghaladja a számviteli politikában meghatározott értékhatárt. Minden esetben jelentős összegű a hiba, ha a hiba feltárásának évében az ellenőrzések során – ugyanazon évet érintően – megállapított hibák, hibahatások eredményt, saját tőkét növelő-csökkentő, (előjeltől független) abszolút értékének együttes összege meghaladja az ellenőrzött üzleti év mérlegfőösszegének 2 százalékát, illetve ha a mérlegfőösszeg 2 százaléka nem haladja meg az 1 millió forintot, akkor az 1 millió forintot;

4. nem jelentős összegű hiba: ha a hiba feltárásának évében, a különböző ellenőrzések során, egy adott üzleti évet érintően (évenként külön-külön) feltárt hibák és hibahatások – eredményt, saját tőkét növelő-csökkentő – (előjeltől független) abszolút értékének együttes összege nem haladja meg a jelentős összegű hiba 3. pont szerinti értékhatárát;

Szt. 19. §

(3) A mérlegben és az eredménykimutatásban minden tételnél fel kell tüntetni az előző üzleti év megfelelő adatát. Ha az adatok nem hasonlíthatók össze, akkor ezt a kiegészítő mellékletben be kell mutatni és indokolni kell. Amennyiben az ellenőrzés az előző üzleti év(ek) éves beszámolójában elkövetett jelentős összegű hibá(ka)t állapított meg, akkor az előző év(ek)re vonatkozó – a mérlegkészítés napjáig megismert és nem vitatott, nem fellebbezett, illetve a jogerőssé vált megállapítások miatti – módosításokat a mérleg és az eredménykimutatás minden tételénél az előző év adatai mellett be kell mutatni, azok nem képezik részét az eredménykimutatás tárgyévi adatainak. Ez esetben a mérlegben is, az eredménykimutatásban is külön-külön oszlopban szerepelnek az előző üzleti év adatai, a lezárt üzleti év(ek)re vonatkozó módosítások, valamint a tárgyévi adatok.

(3a) Amennyiben az adóhatósági ellenőrzés megállapítása a (3) bekezdés előírása alapján elszámolásra került, de azt a következő üzleti év(ek)ben, legkésőbb a mérlegkészítés időpontjáig az illetékes hatóság, bíróság jogerősen megváltoztatta, akkor ennek hatását a tárgyévre vonatkozóan kell elszámolni.

Gyakran van szükség arra, hogy a könyvelő „ránézésre” meg tudja állapítani azt, hogy beállnak majd az Szt. előírásai szerinti következmények – azaz háromoszlopos beszámolót kell majd készíteni. Ez fontos lehet például az ügyfél későbbi külső megítélése (renoméja) miatt vagy egy esetleges pótlólagos könyvelői díjakról való tárgyalásnál.

A szakmai zsargonban azt szoktuk mondani: „a jelentős hiba vizsgálatánál az eredendő hibák megduplázódnak”. Ez azt jelenti, hogy mivel a hibákat és hibahatásokat előjelüktől függetlenül és abszolút értékükben kell nézni, illetve

• minden hiba hat egyrészről az eredménykimutatásra, másrészről az eredményen keresztül a saját tőkére,

• ezért matematikailag az eredeti hiba duplája lesz majd a hiba és hibahatások összessége. Így könnyű a számítás.

Ne feledjük el: a felfedezett hibákat számba kell venni, össze kell számítani. Így minél több a hiba és hibahatás, annál nagyobb a valószínűsége a jelentős hiba előfordulásának.

Ha látja is a könyvelő, hogy számos hiba van az átvett anyagban, neki a nyitást az átvett hibákkal együtt kell megtenni (lásd: folytonosság elve). A javítást pedig a már általa könyvelt aktív évben kell megtenni. Ennek oka, hogy a már elfogadott beszámolót a hibás főkönyvi rendszer támasztja alá, aminek az átláthatóságát biztosítani kell.

A hibás tételek javításánál a tárgyévben ajánlott elkülönült eredményszámlákat vagy a főkönyvi rendszerhez tartozó analitikákat alkalmazni, hogy a következő beszámoló összeállításánál jól különüljenek el a beszámolóval már lezárt időszak hibás tételeinek a javításai, illetve az tárgyévi könyvelési tételek.

Mikrogazdálkodói egyszerűsített éves beszámoló esetén azonban nem értelmezhető a jelentős hiba fogalma, illetve a háromoszlopos beszámoló.

3.5 Az Ügyfél lehetőséget teremthet arra, hogy a Könyvelő az előző könyvelővel közvetlenül is felvegye a kapcsolatot, hogy a még szükséges adatokat, információkat tőle megszerezhesse.

(Ehhez az Ügyfélnek fel kell mentenie az előző könyvelőt a rá vonatkozó titoktartási kötelezettség alól – legalábbis ebben a kapcsolatban.) Ha a kapcsolatfelvételre nincs mód, akkor az Ügyfél feladata az előző könyvelésről, illetve az előző könyvelőtől minden szükséges információ biztosítása.

A 3.5 ponthoz:

Ez lenne a korrekt eljárás – bár sok ügyfél fél ettől a kapcsolatfelvételtől, mert kiderülhetnek olyan nehézségek, amelyek a könyvelőváltáshoz vezettek.

A szakemberek egy nyelvet beszélnek, tehát jelentősen segítheti az új könyvelő munkáját, ha az előző időszakra vonatkozó adatokat, információkat szakembertől tudja meg, vagy a felmerült kérdésekre „számviteli” vagy „adózási” nyelven kapja meg a választ.

Az probléma lehet, hogy – a segítő kollegialitáson kívül – nem sok érdeke fűződik a régi könyvelőnek, hogy még energiát fordítson a tőle eltávozott ügyfél új könyvelőjével való kommunikációra. Ha az ügyfél nem gondol rá, akkor a könyvelőnek kell felhívnia az ügyfél figyelmét arra, hogy mentse fel az előző könyvelőt annak titoktartási kötelezettsége alól.

3.6 A 3.1 pontban jelzett iratok tartalmában bekövetkezett változásról az Ügyfél a változást követő három (3) munkanapon belül értesíti a Könyvelőt.

A 3.6 ponthoz:

A sikeres könyvelő–ügyfél együttműködés záloga a másik fél korrekt tájékoztatása. Ebbe beletartoznak azok az adatok, információk is, amelyek a cég jogi státuszával kapcsolatosan merülnek fel. Az időben adott-kapott adatok, információk révén elkerülhetővé válnak felesleges munkafolyamatok és hibák.

Az is fontos azonban, hogy a könyvelőiroda az ügyfeleiről – lehetőleg standard felépítésű – komplex és naprakész adatnyilvántartási rendszert működtessen saját maga számára. Ennek előfeltétele a szükséges adatok körének átgondolása és szükséges technikai megvalósítása, amelynek munkafolyamatai:

• könyvtárstruktúra létrehozása,

• a már meglévő adatok beadása a rendszerbe,

• a kezelésről a kollégák tájékoztatása és

• a naprakészség biztosításához rendszeres kontroll.

A naprakészség azt is jelenti, hogy folyamatában is látni lehessen benne bizonyos változásokat, hiszen a könyvelés és beszámolás utólagos jellege miatt még szükség lehet korábbi időpontokban érvényes adatokra és információkra. Mára már vannak

• olyan könyvelőprogramok és/vagy különálló ügyfélkezelői rendszerek, amelyek a cégadatok változását megfelelően (könyvelőbarát módon) kezelik, illetve

• olyan cégtár-előfizetések, amelyekben folyamatosan nyomon követhetőek a céges adatok, illetve azok változásai.

Évente legalább egy alkalommal – jellemzően a beszámoló elkészítésénél – ajánlott a céges adatok áttekintése, a saját nyilvántartásban az esetleges hiányosságok pótlása. (Ezt össze lehet kötni a Pmt. miatti évente kötelező kockázatkezelési rendszerrel is.)

3.7 Az adatfeldolgozás, a könyvelés teljeskörűségét – első lépésben – a papír alapú eredeti bizonylatok rendelkezésre bocsátásával kell biztosítani. A könyvelési anyagokat (bejövő számlák, kimenő számlák, bankkivonatok, pénztári bizonylatok, egyéb könyvelendő bizonylatok) az Ügyfél a tárgyhónapot követő hónap …-ig köteles hiánytalanul eljuttatni a Könyvelőnek.

A 3.7 ponthoz:

A könyvelőnek a munkája elvégzéséhez, az ügyfél számára szükséges adatok előállításához előre felmérhető, ún. „technológiai időre” van szüksége. Ezért mindenképpen célszerű annak a napnak a meghatározása, ameddig a könyvelő egy adott időszakra vonatkozóan befogadja a könyvelendő bizonylatokat.

Erre a bevallási határidők figyelembevételével akár több napot is meg lehet jelölni. Egy lehetséges példa:

A könyvelő rendelkezésére kell bocsátani

• a természetbeni juttatásokat is tartalmazó vagy egyéb, a bérszámfejtéssel is érintett bizonylatokat a tárgyhónapot követő hónap 9-éig;

• az általános forgalmi adó bevallást befolyásoló bizonylatokat a tárgyhónapot követő hónap 15-éig;

• minden egyéb dokumentumot a tárgyhónapot követő 20-áig.

A határidők meghatározásánál a könyvelő vegye figyelembe a saját munkamódszereit, belső struktúráját, valamint az ügyfél elvárásait.

Felhívom a figyelmet az eredeti papír alapú könyvelési bizonylatok esetén a kontírozásra vonatkozó előírásra, amelyet az Szt. a következő módon szabályoz:

Sz. 168. §

(7) A gazdálkodó az (1) bekezdés h) és i) pontjában, illetve a 166. § (4) bekezdésében foglalt kötelezettségnek oly módon is eleget tehet, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti (elektronikus vagy papír alapú) bizonylathoz egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró módon fizikailag vagy logikailag hozzárendeli. A logikai hozzárendelés elektronikus nyilvántartással is teljesíthető.

Gyakori probléma, hogy – a nagy igyekezetben – az ügyfél a papír alapú bizonylatok egy részét előzetesen másolatban, majd később eredetiben is eljuttatja a könyvelőnek. Improduktív idő, amíg a könyvelő szétválogatja a másolatokat és az eredeti bizonylatokat. Úgy kellene a könyvelési anyagok kezelését megoldani, hogy egyetlen munkafolyamatból se vegyen el sok értékes időt az eredeti és az esetleges másolatok szétválogatása, rendezése.

3.8 A Könyvelő az átadott papír alapú bizonylatokon (azok hátoldalán) az átvétel idejét tartalmazó érkeztető bélyegzővel igazolja azok átvételét, az átvétel pontos időpontját. A 14 óra után leadott anyagok a másnapi érkeztető bélyegzővel kerülnek be a rendszerbe. (A bizonylatok átadását kísérheti akár tételes kísérőjegyzék is, de annak elkészítése az Ügyfél feladata.)

A 3.8 ponthoz:

Annak a vitának a megelőzésére, hogy a könyvelő valóban megkapott-e minden eredeti bizonylatot, célszerű a könyvelendő bizonylatokat a könyvelésre „érkeztetni”. Ennek talán a legegyszerűbb módszere egy dátumbélyegző alkalmazása. Persze az érkeztetés is idő, tehát a könyvelőnek egy ilyen rendszer kialakítása előtt mérlegelnie kell a rendelkezésére álló adminisztratív kapacitásait. Talán nem olyan nagy a költségvonzata ennek a munkafolyamatnak, ha egy alacsonyabb végzettséggel, kisebb szakmai tudással rendelkező dolgozó (például kisegítő, nyugdíjas) végzi.

3.9 A Könyvelő jogosult a könyvelésre átvett dokumentumokról – kizárólag a későbbi munka elősegítése céljából – másolatot készíteni vagy elektronikus formátumban azt megőrizni.

A 3.9 ponthoz:

A mai elektronikus világban ez alapkövetelmény, de nem árt erről – a félreértések elkerülése végett – az ügyfelet tájékoztatni. Ez a lehetőség biztosíthatja azt is, hogy a könyvelésre átadott anyagokat a könyvelést követően vissza lehessen adni, mert azok a bizonylatok, amelyek a későbbi munkafolyamatokhoz még szükségesek lehetnek, így rendelkezésre állnak majd. A másolandó bizonylatok körébe kerülhetnek például az immateriális javak és tárgyi eszközök beszerzéséről szóló számlák, szerződések, amelyek szükségesek lehetnek a későbbiekben az aktiválás könyveléséhez, az egyedi nyilvántartó kartonok felvételéhez.

Arra azért vigyázzunk, hogy az elektronikus másolatok áttekinthető rendszerben kerüljenek archiválásra. Fontos egy olyan nyilvántartási rendszert kidolgozni, amelyben minden ügyfélre egységesen alakítja ki a könyvelő az adatok, információk rövidebb és hosszabb idejű tárolását. A munkatársaktól pedig meg kell követelni az egységes könyvtárstruktúra szisztematikus alkalmazását.

3.10 A teljeskörűség, a bizonylatok hiánytalanságának biztosítása az Ügyfél feladata. Ha a Könyvelő a bizonylatok hiányosságát észleli, azok pótlására – elektronikus levélben – felhívja az Ügyfelet.

A 3.10 ponthoz:

Ismét az Szt. számviteli elveihez kell magyarázatként nyúlni:

Szt. 15. §

(2) A gazdálkodónak könyvelnie kell mindazon gazdasági eseményeket, amelyeknek az eszközökre és a forrásokra, illetve a tárgyévi eredményre gyakorolt hatását a beszámolóban ki kell mutatni, ideértve azokat a gazdasági eseményeket is, amelyek az adott üzleti évre vonatkoznak, amelyek egyrészt a mérleg fordulónapját követően, de még a mérleg elkészítését megelőzően váltak ismertté, másrészt azokat is, amelyek a mérleg fordulónapjával lezárt üzleti év gazdasági eseményeiből erednek, a mérleg fordulónapja előtt még nem következtek be, de a mérleg elkészítését megelőzően ismertté váltak (a teljesség elve).

A könyvelő rutinja, szakmai jártassága sok segítséget jelent abban, hogy lássa, hol, milyen bizonylatok, adatok, információk hiányoznak még.

Az ügyfél és a könyvelő közötti kommunikációnak ma már alapvető csatornája az elektronikus levelezés. Azért célszerű a hiányzó információkat levélben kérni, mert így nyoma marad a kérésnek. Ha nem jön a válasz, akkor a kérést meg kell ismételni – lehetőleg kérés/felszólítás számozásával és a következményekről való tájékoztatással.

3.11 A Könyvelő elkötelezett a munka hatékonyságát fokozó elektronikus megoldások mellett. Ezért előnyben részesíti és ösztönzi a könyvelési anyag elektronikus formában (is) történő átadását. Ennek érdekében a Könyvelő és az Ügyfél az együttműködés kezdetén és ezt követően is egyeztet a lehetőségekről. Ilyenek lehetnek:

• banki mentések;

• számlázóprogramokból átadott adatok;

• iktatórendszerekből történő adatátadás;

• hozzáférés biztosítása a NAV online számla lekérdezéshez;

• más programokból (pl. bér, készlet) történő adatátadás.

A felek rögzítik, hogy az elektronikus formában átvett könyvelési adat ugyan csökkenti a manuális könyvelési munka mennyiségét, azonban olyan pótlólagos (adatkonvertálási, ellenőrzési) feladatok is jelentkeznek a könyvelés során, amelyek a kézi könyvelésnél nem voltak, így az átadás módja csak egyedi mérlegelés és elemzés után lehet hatással a könyvelési díjra.

A 3.11 ponthoz:

Az ügyfél munkáját segítő elektronikus rendszerek ma már lehetőséget biztosítanak arra, hogy a könyvelésben ne az egyszer már elektronikus módon előállított, majd papírra nyomtatott adatokat vigye fel a könyvelő egy másik elektronikus rendszerbe, hiszen ez az emberi erőforrás pazarlása. Ki kell használni azokat a lehetőségeket, amelyek az adatok rendszerek közötti továbbításában rejlenek.

Ennek azonban vannak feltételei is:

• Sem a könyvelő, sem az ügyfél nem zárkózhat el az új technikai lehetőségek elől.

• Előfordulhat, hogy valamely szoftver, alkalmazás továbbfejlesztése, új verzió megvásárlása vagy a szükséges hardver biztosítása anyagi erőforrásokat igényel akár ügyfél-, akár könyvelői oldalon. Ezeket a jellemzően egyszeri többletköltségeket valakinek állnia kell.

• A bevezetésnek lehet ideiglenes többletidő vagy többletköltség vonzata, de ezt – a későbbi hatékonyabb munkavégzés miatt – be kell vállalni.

Az elektronizálással megváltozik a munka struktúrája – ugyan csökken a manuális adatbevitelre, de nő a belső adatkezelésre, adatátalakításra és ellenőrzésre fordítandó idő. Éppen ezért nem szabad azonnal a munka mennyiségére, s ezzel a könyvelés díjára vonatkozó következtetéseket levonni, hanem egy hosszabb idő átlagában kell áttekinteni a folyamatokat. A reális munkaidő megállapításához azonban az is szükséges, hogy a könyvelő működtessen valamilyen ügyfélre, munkafolyamatokra, munkatársakra fordított időt rögzítő és összegző rendszert (timesheet). Csak ilyen jellegű nyilvántartással lehet egzakt módon felmérni az egyes munkafolyamatokra fordított idő változását. Persze egy ilyen rendszer alkalmazása nem csupán a fejlődési szándék elemzésére nézve hasznos. Nagyon hasznos információkat lehet vele leszűrni

• a könyvelőiroda és az ott dolgozók hatékonyságára vonatkozóan,

• az egyes ügyfelekre fordított idő és annak az egyes tevékenységi formák közötti időmegoszlására vonatkozóan, valamint

• hasznos segítség a belső folyamatok monitorozásához, belső átszervezéséhez.

3.12 A Könyvelő az együttműködés menetéről, gyakorlati kérdéseiről a szerződés aláírása előtt szóban tájékoztatja az Ügyfelet. Az Ügyfél kérheti a Könyvelőt, hogy írásban rögzítsék az együttműködés gyakorlati kérdéseit. A Felek vállalják, hogy a közös cél elérése érdekében mindenben igyekeznek magukat a megbeszéltek, illetve az esetlegesen írásban rögzített feltételekben foglaltakhoz tartani. Az egyéb, nem szabályozott kérdésekben a Felek az alkalmazandó eljárásokat igyekeznek a munka hatékonyságát, valamint az adózási és számviteli elvárások minél magasabb szintű teljesítését alapul véve meghatározni.

A 3.12 ponthoz:

A szerződés és az ÁSZF tartalmáról való tájékoztatást a Polgári Törvénykönyv írja elő:

Ptk. 6:62. § [Együttműködési és tájékoztatási kötelezettség]

(1) A felek kötelesek a szerződéskötési tárgyalások alatt, a szerződés megkötésénél, fennállása alatt és megszüntetése során együttműködni és tájékoztatni egymást a szerződést érintő lényeges körülményekről.

(2) A fél nem hivatkozhat a tájékoztatási kötelezettség megsértésére olyan jogokkal, tényekkel és adatokkal kapcsolatban, amelyeket ismert, vagy közhiteles nyilvántartásból vagy más forrásból ismernie kellett.

(3) Ha a szerződés létrejön, az a fél, aki az (1) bekezdésben foglalt kötelezettségét megszegi, köteles a másik fél ebből származó kárát a szerződésszegéssel okozott károkért való felelősség általános szabályai szerint megtéríteni.

Bármilyen részletes is az ÁSZF vagy a könyvelésre vonatkozó szerződés, mindig lehetnek olyan kérdések, amelyek további kifejtést igényelnek. Ha erre igény van, ezt mindenképp meg kell tenni. Ezzel is kinyilvánítja a könyvelő az együttműködéshez való korrekt hozzáállását.

Mindent azonban nem lehet rögzíteni, hiszen a könyvelői munka nagyon szerteágazó. A mindennapi közös munka során felmerülő kérdéseknél fontos, hogy egy platformon álljon a könyvelő és az ügyfél.

3.13 A Könyvelő a munkája során csak a tartalmi és formai követelményeknek megfelelő, eredeti bizonylattal dokumentált adatokat veszi figyelembe. Ha a feldolgozásnál nem megfelelő, nem egyértelmű bizonylatokkal találkozik, köteles erre az Ügyfelet figyelmeztetni. A bizonylatok javítása vagy javíttatása az Ügyfél feladata.

A 3.13 ponthoz:

Ahogy az előbbiekben is utaltunk már az eredeti bizonylatok szükségességére az Szt. bizonylati elvének maradéktalan betartásához, nagyon fontos a többi vonatkozó szabály figyelembevétele is. Ismét idézzük az Szt. vonatkozó részét:

Szt. 165. §

(1) Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell.

(2) A számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet – hiba esetén – előírásszerűen javítottak.

A bizonylatok szabályszerű javítását konkrétan nem írja le az Szt., de a módszerekre számos állásfoglalás van. Ha van a társaságnál bizonylati rend, akkor ajánlott abban is a helyes javítások módszerét rögzíteni.

A kézzel kiállított bizonylatok esetén a javítás módja attól függ, hogy a bizonylat kiadásra került-e vagy sem:

• Ha a bizonylat még nem került kiadásra, akkor a helyes eljárás a minden példány „lerontása” és lefűzése.

• Ha a bizonylat kiadásra került, akkor a javítást minden példányon el kell végezni, amelynél a hibás adat áthúzásra kerül – egy vonallal, tollal –, majd a helyes adatot fölé kell írni. A javítás fontos kelléke a javítást végző aláírása. (Tehát nem lehet leragasztás, kifestés, kisatírozás stb.)

Gépi úton kiállított bizonylat esetén a javítás módja a rosszul kiállított bizonylat stornírozása, amely két lépést tartalmaz:

• negatív előjellel történő kiállítás,

• helyes adatokkal történő kiállítás.

Tehát a gépi úton kiállított bizonylat javítása nem történhet kézzel való beleírással.

3.14 Az Ügyfél (illetve az általa erre a feladatra kijelölt személy) a könyvelési anyagban átadott bejövő készpénzes és utalásos számlákat aláírásával (szignójával) látja el. Ezzel igazolja az Ügyfél, hogy az adott költség (ráfordítás) a vállalkozás érdekében felmerült tétel.

A 3.14 ponthoz:

Ha egy vállalkozásnál több személy is dolgozik, megvan annak a lehetősége, hogy illetéktelen vagy nem a vállalkozás érdekében felmerült számlák is bekerüljenek a rendszerbe. Az ilyen visszaélések elkerülése végett célszerű a – jól bevált – számlaellenőrzést megvalósítani. A számlák igazolása valamilyen vezető pozícióban lévő vagy a folyamatokra megfelelő rálátással és a vezetés teljes bizalmát élvező személy feladata. Ő aláírásával igazolja, hogy a számlán lévő beszerzés valóban a vállalkozás érdekében történt. Ezzel az igazolással a számla elszámolhatóságának felelőssége egyértelműen az ügyfélhez kerül.

Ennek ellenére azonban még tovább élhet a könyvelőben – például a magánhasználat vélelme miatt – a kétely bizonyos számlatartalmak elszámolhatóságával kapcsolatosan, aminek természetesen hangot kell adni.

3.15 A lekönyvelt gazdasági eseményeket tartalmazó főkönyvi kivonat és minden egyéb egyeztető analitika a tárgyhót követő hónap 25-30-a között készül el. A Könyvelő az adott hónapra vonatkozó főkönyvi kivonatot (X-X hónap) és a göngyölített értékeket tartalmazó főkönyvi kivonatot (0-X hónap) a visszaadandó bizonylatokat tartalmazó iratrendezőbe lefűzi. Ha a Könyvelő nem kapott meg időben minden szükséges bizonylatot, akkor a kész havi könyvelési anyag összeállítására csak akkor kerülhet sor, amikor a késve kapott bizonylat(ok) is feldolgozásra került(ek).

A 3.15 ponthoz:

Az ügyfelek általában nincsenek tisztában az Szt. rendelkezéseivel, ezért fontos pontosan megfogalmazni, hogy mit jelent a könyvelés elkészítése, mi a könyvelés eredménye. Itt figyelembe kell venni az Szt. bizonylati elv és bizonylati fegyelem előírását:

Szt. 165. §

(3) A bizonylatok feldolgozási rendjének kialakításakor figyelembe kell venni a következőket is:

a) a pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, illetve bankszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor, az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket legkésőbb a tárgyhót követő hó 15-éig a könyvekben rögzíteni kell;

b) az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a gazdasági műveletek, események megtörténte után, legalább negyedévenként, a számviteli politikában meghatározott időpontig (kivéve, ha más jogszabály eltérő rendelkezést nem tartalmaz), legkésőbb a tárgynegyedévet követő hó végéig kell a könyvekben rögzíteni.

(Bár az Szt. e részét több helyen is idézzük, úgy gondoljuk, hogy könyvünk szempontjából ez olyan fontos szabály, amelynek emlékezetünkben való rögzítéséhez nem árt a többszöri elolvasás.)

3.16 Ha a Könyvelő úgy ítéli meg, hogy az Ügyfél számára a főkönyvi kivonat kellően nem értelmezhető, van lehetőség tartalmában egyszerűbb tájékoztatásra is, amely csak az Ügyfél eredményét, pénzeszközeinek, saját tőkéjének nagyságát tartalmazza. A Könyvelő ezzel az egyszerűbb tájékoztatással akkor is élhet, ha megítélése szerint az Ügyfél a könyvelési outputok tartalmát nem veszi figyelembe és ezzel veszélybe kerülhet az Ügyfél tevékenysége, fizetőképessége, a saját tőke jogszabályban elvárt szintje.

A 3.16 ponthoz:

Szomorú tapasztalat, hogy a gazdasági végzettséggel rendelkezők is néha „büszkén” jelentik ki: „nem értenek a könyveléshez”. Ez azt jelenti, hogy nem tudnak egy főkönyvi kivonatot megfelelően értelmezni. Szerencsére arra is van példa, hogy alacsonyabb iskolai végzettséggel rendelkező vállalkozók igyekeznek megérteni a szabályokat, az elszámolás technikáját, a könyvelés során keletkező adatokat.

A mai könyvelési rendszerekből különböző adattartalommal és világos, áttekinthető formában lehet output adatokat kinyerni. A könyvelőnek igyekeznie kell minden ügyfele számára az optimális információs kört kialakítani, ezzel tudja biztosítani a vezetés számára a megalapozott döntések támogatását.

3.17 Az előző két pontban jelzett főkönyvi kivonatokat vagy adatokat a Könyvelő – kérésre – elektronikus formában megküldi az Ügyfélnek.

A 3.17 ponthoz:

Az időszakos tájékoztatás tartalma mellett annak optimális küldési módját is ki kell választani. Ez is ügyfelenként különböző lehet. Az elektronikus levélbe másolás vagy az ahhoz illesztett csatolmány mára már általánosan elfogadott tájékoztatási módszer.

3.18 A Könyvelő tájékoztatja az Ügyfelet arról, milyen további output információkat tud a főkönyvi könyvelésből kinyerni, amelyek segítséget nyújthatnak az Ügyfél működéséhez, gazdasági döntései meghozatalához.

A 3.18 ponthoz:

Számtalan, bár könyvelőprogramonként eltérő adatkinyerési lehetőség létezik. Néhány ajánlott lekérdezés – a teljesség igénye nélkül:

• analitikus gyűjtések,

• munkaszámok használata,

• nyitott folyószámlák,

• számlalisták,

• költségek alakulása,

• bázis és tárgyévi adatok összehasonlítása,

• átlagos, minimális, maximális értékű tartalmak keresése.

3.19 Az aktuális (éves, negyedéves, illetve havi) adó- és adójellegű kötelezettségek teljesítéséhez szükséges információkat a Könyvelő a befizetési határidő előtt legalább két (2) munkanappal korábban megadja az Ügyfélnek, ha az Ügyfél időben rendelkezésre bocsátotta az ezek meghatározásához szükséges alapbizonylatokat. Ezek:

• adónem,

• fizetési határidő,

• utalandó összeg,

• utalás teljesítésénél használandó bankszámlaszám,

• utalásnál megadandó megjegyzés – jellemzően az adószám.

A 3.19 ponthoz:

Az időpont meghatározásánál figyelembe kell venni, hogy az ügyfélnél az adók, járulékok befizetéséhez fedezetnek kell rendelkezésre állnia. Előfordulhat, hogy az ügyfél pénze le van kötve, ideiglenesen át van csoportosítva stb. Persze azért a könyvelői oldalról elvárás lehet, hogy a vállalkozó némileg legyen tisztában a saját cége adófizetési jellemzőivel és azt vegye figyelembe a pénzeszközeivel való gazdálkodásnál.

Természetesen más a helyzet akkor, ha a könyvelő nem kapta meg időben a szükséges adatokat. Ilyenkor is célszerű tájékoztatást adni – kiemelve a hiányosságokat és ez alapján az adók, járulékok nagyságát. (Sajnos vannak még olyan vállalkozások, akik ezzel „játszanak”, mert az előzetes információk függvényében „fogadnak” be további számlákat. Ez egy kerülendő gyakorlat, mert az adóhatóság nagyon széles információs forrásaiból előbb-utóbb kiderül, ha nem a valós teljesítmények alapján kerülnek befogadásra a számlák.)

3.20 Azokat az adóbevallásokat, amelyek benyújtására az Ügyfél meghatalmazottjaként a Könyvelő vállalkozik, köteles a bevallási határidőn belül elkészíteni és megfelelő csatornán keresztül a hatóságok részére továbbítani.

Ha van olyan adóbevallás vagy jelentés, amelyek papír alapon, az Ügyfél aláírásával küldendők be, a Könyvelő legkésőbb az aktuális leadási határidő előtt két (2) munkanappal minden mellékletével együtt, aláírásra kész állapotban az Ügyfél rendelkezésére bocsátja.

A 3.20 ponthoz:

Mára már a könyveléssel kapcsolatos bevallások benyújtására csak elektronikusan van mód, ezért itt jogos elvárás a könyvelővel szemben a jogszabályokban előírt határidő betartása. Természetesen ez akkor igaz, ha az ügyfél is megadta előzetesen a szükséges adatokat, információkat.

3.21 Ha az Ügyfél a szerződésben rögzített határidő után bocsátotta a beszámolóhoz, az adóbevalláshoz (együttesen: okmányok) és/vagy a megfizetendő adó megállapításához szükséges bizonylatokat, illetve azok egy részét a Könyvelő rendelkezésére, akkor a bevallás elkészítésének és/vagy a befizetési kötelezettség összegéről szóló információ megadásának határideje az utolsó bizonylat leadását követő két (2) munkanap. Ha a késve leadott bizonylatok mennyisége vagy feldolgozási lehetősége miatt nem megoldható a két (2) munkanapon belüli feldolgozás, a Könyvelő köteles erről tájékoztatni az Ügyfelet. A tájékoztatáson túlmenően a Könyvelő – a lehetőségek figyelembevételével – köteles mindent megtenni annak érdekében, hogy az okmányok időben elkészüljenek, s a kötelezettségeknek az Ügyfél minél előbb eleget tudjon tenni.

A 3.21 ponthoz:

Erre az esetre is fel kell előzetesen készülni. A kész adóbevallás vagy jelentés elkészítésének időigénye függ:

• a hiányzó könyvelési anyag mennyiségétől,

• a tisztázandó kérdések jellegétől.

Ezért nagyon nehéz olyan szabályt alkotni az ÁSZF-ben, amely később minden késedelemre, illetve minden ügyfélre egységesen alkalmazható.

A fő rendező elv azonban az, hogy

• a könyvelési munkának van technológiai ideje, amit lehet rövidíteni, de csak olyan mértékben, amely nem megy az eredmény rovására;

• a könyvelőnek is – a lehetőségekhez képest – mindent meg kell tennie annak érdekében, hogy az ügyfél a kötelezettségeit maradéktalanul vagy a lehető legkisebb negatív következményekkel teljesíteni tudja.

Minden késedelemről tájékoztatni kell az ügyfelet. Ennek módja legyen inkább írásos, mert így később – egy esetleges büntetés miatti felelőskeresésnél – nyoma van a könyvelő figyelemfelhívásának.

3.22 Azokat az okmányokat, melyeket aláírással kell ellátni, az Ügyfél olyan kijelölt képviselője vagy meghatalmazottja írja alá, aki

• a jogszabályokban előírt határidőkről és esetleges szankciókról tudomással bír, valamint

• rendelkezik az ehhez szükséges jogosítványokkal.

Ez vonatkozik az elektronikus aláírás esetére is.

A 3.22 ponthoz:

A későbbiekben még lesz szó a kapcsolattartás személyi feltételeiről. Nagyon fontos, hogy a könyvelő tisztában legyen az ügyfél vonatkozó – írott van íratlan – szabályaival. A kisebb vállalkozásoknál nincs szervezeti és működési szabályzat (SZMSZ), így ott a munkaköri leírásoknak vagy egyéb írásos dokumentumoknak kellene a jogosultságokat tartalmaznia. Előfordulhat, hogy még ez sincs – ilyenkor viszont kiemelkedően fontos a szerződésben vagy annak mellékletében név szerint rögzíteni, kinek mire van jogosultsága. Ennek hiányában a könyvelő munkáját megnehezíti az ügyféllel kapcsolatos képviseleti és titoktartási területen jelentkező bizonytalanság.

3.23 Az aláírásra kötelezett bevallásokat, okmányokat aláírás nélkül a Könyvelő nem továbbíthatja. A késedelmes aláírás miatti határidőcsúszásból eredő jogkövetkezmények az Ügyfelet terhelik.

A 3.23 ponthoz:

Az egyértelműség végett célszerű ezt is rögzíteni.

3.24 A beszámolóra vonatkozó közzétételi kötelezettség – a mindenkori törvényes előírások és a körülmények figyelembevételével történő – teljesítése az Ügyfél feladata. Ehhez a Könyvelő a beszámolót a jogszabályi előírások szerint elfogadásra kész formában összeállítja, majd közzétételre megfelelő formában az Ügyfélnek továbbítja. (Amennyiben az Ügyfél igényli, a Könyvelő biztosítja, hogy az elektronikus közzétételt az Ügyfél a Könyvelő segítségével – de nem a Könyvelő nevében – tegye meg.)

A 3.24 ponthoz:

A cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról szóló 2006. évi V. törvény (a továbbiakban: Ctv.) határozza meg a cégjegyzékbe bejegyzett gazdálkodó szervezetek beszámolóinak közzétételére vonatkozó előírásokat:

Ctv. 11. §

A cégnyilvánosságot a cégbíróság, a céginformációs szolgálat, valamint a Cégközlöny biztosítja.

Ctv. 18. §

(1) A cégnek a számviteli törvény szerinti beszámolót az E-ügyintézési tv. szerinti hivatalos elérhetőségén keresztül kell a céginformációs szolgálat részére megküldeni; ennek során nincs helye a papír alapú beszámoló képi formátumú elektronikus okirattá történő átalakításának. A beszámolóhoz – a cég, a beszámolót benyújtó természetes személy azonosíthatósága, valamint a benyújtás jogszerűségének igazolása érdekében – elektronikus űrlapot kell mellékelni; a céginformációs szolgálat a benyújtó adatait és jogosultságát ellenőrzi.

(2) Az elektronikus űrlapot a céginformációs szolgálat továbbítja – az érkezést követően haladéktalanul – az állami adóhatóság részére.

(3) A beszámolónak a céginformációs szolgálat részére történő elektronikus megküldésével a cég letétbe helyezési és közzétételi kötelezettségének is eleget tesz.

(4) A számviteli törvény szerinti beszámoló elektronikus okiratként történő elkészítése nem jogosít a beszámoló összeállítását (formáját, szerkezetét, tagolását) illetően a számviteli törvényben előírt rendelkezésektől való eltérésre.

(6) Ha a cég a beszámolóról – külön jogszabály szerint arra feljogosított által aláírt – papír alapú okirat alapján határozott, úgy a beküldő szerinti személy egyben igazolja, hogy az ezt követően elektronikus úton megküldött beszámoló megegyezik a jóváhagyott beszámolóval. Ebben az esetben a beküldő személy a papír alapú beszámoló egy eredeti példányát – annak elfogadásától számított tíz évig – megőrzi, és amennyiben a megküldött beszámoló szabályszerűségével összefüggésben kétség merülne fel, köteles azt a cégbíróság felhívására bemutatni.

(7) A beszámolóhoz mellékelni kell az adózott eredmény felhasználására vonatkozó határozatot, valamint kötelező könyvvizsgálat esetén a független könyvvizsgálói jelentést is. E törvény beszámolóra vonatkozó előírásait az adózott eredmény felhasználására vonatkozó határozatra, valamint a könyvvizsgálói jelentésre is megfelelően alkalmazni kell.

(8) A beszámoló közzétételére a céginformációs szolgálat honlapján, napi feltöltéssel kerül sor.

Ctv. 19. §

(1) A személyre szabott ügyintézési felület a beszámoló közzétételre történő megküldésének teljesítéséről az időpont megjelölésével elektronikus igazolást küld a beszámolót benyújtó személynek. A beszámoló megküldésére vonatkozó határidők tekintetében a céginformációs szolgálathoz történő – az informatikai szempontból szabályszerű – érkezés időpontja irányadó.

(2) Az állami adóhatóság az elektronikus űrlap adatai alapján ellenőrzi a beszámoló megküldésének tényét és időpontját. Amennyiben az állami adóhatóság azt állapítja meg, hogy a cég a letétbe helyezésre és közzétételre előírt törvényi határidőig nem küldte meg a beszámolót, az adózás rendjéről szóló törvényben meghatározottak szerint jár el.

(3) A céginformációs szolgálat honlapján a közzététel céljából megküldött beszámolók haladéktalanul és ingyenesen megismerhetővé válnak. A beszámolók a céginformációs szolgálat honlapján cégnév vagy cégjegyzékszám megadásával, keresőprogram segítségével is megismerhetőek.

(4) A beszámolót, illetve annak elektronikus másolatát a céginformációs szolgálat őrzi, gondoskodik a beszámolót érintő archiválási feladatok ellátásáról. A beszámolót úgy kell megőrizni, hogy az kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, folyamatosan biztosított legyen az ahhoz való hozzáférés, valamint az elektronikus okirat értelmezhetősége (olvashatósága). Az elektronikus okiratot védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés ellen is.

Külön felhívom a figyelmet arra, hogy a Ctv. nevesíti a beszámolót saját nevében beküldő személyt. Ez meghatalmazással lehet a könyvelő is! Erre nem vonatkozik az adóhatóság felé adott meghatalmazás, hanem külön meghatalmazást kell kérni/kapni. Ennek a meghatalmazásnak a mérlegelésénél figyelembe kell venni, hogy elfogadásakor a könyvelőre vonatkoznak a beszámoló valóságtartalmának igazolására és megőrzésére vonatkozó szabályok! A könyvelőnek csak olyan megbízást szabad elvállalnia, amelyet – a szerződés aláírásakor – a szerződés teljes időtartamára vonatkozóan teljesíteni tud. Így kell minden könyvelőnek – a saját jövőképének megfelelően – a beszámolóra vonatkozó közzétételt szabályozni. Ez alapján eldöntendő kérdések a következők:

• Akarja-e a könyvelő a tevékenységét legalább 10 évig folytatni vagy pedig valamilyen rendelkezésre állást biztosítani a volt ügyfelei felé?

• Van-e olyan nyilvántartási vagy tárolási rendszere, ahol biztosítani tudja a beszámolók egy eredeti példányának az előírt megőrzését?

A közzététellel kapcsolatosan meg kell jegyezni, hogy vannak olyan gazdasági formációk, amelyekre speciális beszámolási, illetve közzétételi szabályok vonatkoznak. Ilyen például a civil szféra vagy a külföldi vállalkozások magyarországi fióktelepei. Ezeknek az ügyfeleknek – természetesen – a saját előírásaik szerint kell a közzétételi kötelezettségnek eleget tenni. A könyvelőnek ezekben az esetekben is mérlegelnie kell és csak a számára vállalható, a későbbiekben is betartható eljárásokat szabad választania.

3.25 Az Ügyfél köteles minden olyan hatóságtól kapott irat (értesítés, jegyzőkönyv, határozat stb.) másolatát haladéktalanul – legkésőbb az átvételt követő munkanapon – a Könyvelőnek továbbítani, amelyek valamilyen anyagi jellegű kötelezettséget is tartalmaznak vagy könyvviteli szolgáltatások között megnevezett eljárással kapcsolatba hozhatóak. Ez vonatkozik a cégkapun át érkezett olyan okmányokra is, amelyekre a Könyvelőnek nincs ügykezelői jogosítványa. A Könyvelő az iratra két (2) munkanapon belül megteszi az észrevételeit.

Ha ez a két (2) nap az iratban szereplő határidő letelte utánra esik, akkor a könyvelő igyekszik mindent megtenni annak érdekében, hogy az ügyintézés/észrevétel az adott határidőn belül legyen.

Ha az Ügyfél nem továbbítja időben a kapott iratot a Könyvelőnek, az esetleges késedelemből eredő következményekért (pl. mulasztási bírság) a Könyvelőt egyáltalán nem terhelheti felelősség.

A 3.25 ponthoz:

A cégkapu működésével fokozódik a vállalkozások és a hatóságok közötti elektronikus levél- és ügyiratforgalom. Az ügyfeleknek is szocializálódniuk kellett (volna) a megváltozott körülményekhez. Főleg a kkv-területen érződik még mindig nyomás, hogy a könyvelő a cégtől vegye át a teljes cégkapus kommunikációt. Úgy gondolom, hogy ennek ellen kell állni, hiszen a jövőben egyre több olyan ügy fog a cégkapun keresztülfutni, amelyhez a könyvelőnek nincs köze. Egy elektronikus üzenet megnyitásával azonban beáll a kézbesített állapot, amely a könyvelőre komoly felelősséget róhat. (Bár jó, ha a könyvelő „mindenről” tud, de minden gazdálkodónál fontos a felelős ügykezelés. Ez csak úgy működhet, ha az ügyfél ismeri a szabályokat és tisztában van az esetleges következményekkel.)

A könyvelők vállalatszerű működésének az is a feltétele, hogy ügyintézésre csak hivatali időben álljon rendelkezésre. A cégkapu (és más 0–24 órában működő rendszerek) kezelésének teljes átvállalása a könyvelőt kezelhetetlen helyzetbe hozhatja. (Nincs szabadság, nem lehet betegség stb.) A folyamatos rendelkezésre állással járó kötelmeket a könyvelőnek át kell gondolnia és saját működési feltételei alapján mérlegelnie kell. Csak ez után szabad a saját szerződéses feltételrendszert megalkotni.

3.26 Ha a Könyvelő kap olyan elektronikus értesítést vagy bármilyen más iratot, amely érdemi információt tartalmaz az Ügyfélre vonatkozóan, akkor azt, illetve annak másolatát haladéktalanul – de legkésőbb az átvételt követő munkanapon – az Ügyfélnek továbbítania kell. Ezt akkor is meg kell tennie, ha a Könyvelő az ügyfélkapuján vagy az Ügyfél cégkapuján keresztül olyan levelet, információt kap vagy nyit meg, amely túlmutat a kompetenciáján.

A 3.26 ponthoz:

Ha a könyvelő az ügyféltől elvárja, hogy időben és teljeskörűen tájékoztassa, akkor ez fordítva is természetes. A cégkapu használatának kiteljesedésével egyre több olyan ügyirat várható, amely ezen a csatornán fut át. Ha a könyvelő vállalja a cégkapu vagy bármilyen a céghez tartozó elektronikus kommunikációs csatorna kezelését, akkor jelentős adminisztrációs munkát vállal át az ügyféltől, mert azokat az iratokat is ő fogja megkapni, amelyek nem a könyvelési területhez tartoznak. Kompetencia (érintettség, jogosultság) hiánya miatt az iratot időben továbbítani kell az ügyfél részére. A továbbításnál figyelembe kell venni az iratban lévő, az üggyel kapcsolatos intézési határidőt is. A cégkapu-ügyintézés elvállalása jelentős kötöttséget jelenthet a könyvelőnek is, ezért kell a szerződéses kapcsolat kezdetén vagy korábbi szerződéses kapcsolatnál a feladat első alkalommal történő megjelenésénél erre vonatkozóan is megállapodni. (Ez tipikusan az a feladat, amely sok könyvelőnél a cégkapu megnyitásában való jószándékú segítségnyújtás után úgy rajta marad, mint – a népi mondás szerint – szamáron a füle).

Fontos arról is megállapodni, hogy kinek továbbítja a könyvelő az iratot. Általánosságban ki kell jelölni egy vagy több személyt, aki az ügyfél–könyvelő relációban kapcsolattartó. Több személy esetében e személyeket az ügy jellege alapján ajánlott nevesíteni. Ki és milyen témában? A könyvelőnek kell olyan ügykezelési jártassággal bírnia, amely alapján segíteni tud e csatornák, címzettek optimális kiválasztásában.

3.27 A papír alapon érkezett és lekönyvelt bizonylatok visszakereshető módon való rendszerezése, iratrendezőbe történő lerakása a Könyvelő feladata. A Könyvelő a tárgyévi, rendszerezetten lefűzött bizonylatokat a feldolgozást követően, de legkésőbb a tárgyévi beszámoló elkészítéséig őrzi meg. A feldolgozást követően (annak minden munkafázisát beleértve) a Könyvelő a feldolgozott bizonylatokat visszaszolgáltatja az Ügyfélnek, aki a bizonylatokat köteles visszafogadni. Ezt követően vagy már év közben is – a Könyvelővel való egyeztetés alapján – az Ügyfél gondoskodik a bizonylatok elszállításáról. A törvényekben előírt, a bizonylatokra vonatkozó megőrzési kötelezettség az Ügyfelet terheli. Ha az Ügyfél nem gondoskodik a nevezett határidőig a bizonylatai elszállításáról, akkor a könyvelő jogosult tárolási díjat felszámolni.

A 3.27 ponthoz:

Sok esetben a könyvelő a papír alapú bizonylatokat „salátaként” kapja meg. Ennek ellenére elvárható, hogy a feldolgozásuk után rendezett formában adja vissza azokat az ügyfélnek.

A rendezett forma azt jelenti, hogy

• tartalmi csoportosítással (vevői számlák, szállítói számlák, pénztári tételek, banki kivonatok, egyéb vegyes tételek);

• időrendi vagy iktatási sorrendben rendezve és iratrendezőbe fűzve;

• kontírozással vagy az Szt. előírásainak megfelelően a könyvelés tényére vonatkozó logikai rendszer alkalmazásával visszakereshető módon;

• nem előírás, de azért az esztétikum is sokat elárul az ügyfélnek a könyvelő munkájáról.

A nem a könyvelés körébe tartozó feladatok felsorolásánál külön kitértünk a bizonylatok őrzésének kérdésére. A rossz könyvelői gyakorlat és az ügyfelek nyomása miatt célszerű az ÁSZF-ben többször, különböző aspektusból is kitérni az iratőrzési szabályokra.

A könyvelési anyag tárolási díját mindenki szabadon határozhatja meg. Ennek lényege, hogy inspirálja az ügyfelet az anyag minél gyorsabb elszállítására. A könyvelésre vonatkozó szerződésekben leggyakrabban alkalmazott módszer az elszállítási határidőn túli hónapra a havi könyvelési díjnak bizonyos mértékkel történő megemelése. (Az eljárást ösztönző jellege miatt célszerű úgy szabályozni, hogy a tárolási díj a könyvelési díjjal együtt kerül kiszámlázásra. Így már az első havi emelt könyvelési díj után várható a bizonylatok visszaszállítása.)

3.28 Könyvelési anyagként abban az esetben lehet preferálni az elektronikus dokumentumok használatát, ha

• a Felek között erre lehetőség és közös szándék van,

• az elektronikus dokumentumok használatát jogszabályi előírások nem tiltják,

• azok használatából nem következik valamelyik Félre nézve hátrányos következmény és

• a felek meg tudják határozni az elektronikus dokumentum teljes keletkezési, feldolgozási és őrzési, tárolási folyamatában az elektronikus bizonylatokkal szembeni jogszabályi elvárásokat (eredet hitelessége, megváltoztatás tilalma és olvashatóság biztosítása).

A 3.28 ponthoz:

Fontos a közös szándék deklarálása, amely a napi szintű együttműködés során segíthet a mindkét fél számára kedvező gyakorlat kialakításában.

Nagyon sokszor megvan a felekben a szándék az elektronizálás irányába, de nincsenek tisztában az annak megvalósításához kapcsolódó jogszabályi és technikai hátterével:

• Nem elég az elkötelezettség, mert az elektronizálás – úgy az ügyfeleknél, mint a könyvelőnél – első lépésben technikai jellegű invesztíciót igényel (hardver fejlesztése, szükséges szoftverek beszerzése, tárhelyek biztosítása stb.). Ezt meg kell finanszírozni, s majd hosszabb időszak után fog ennek a pozitív hozadéka jelentkezni – jellemzően az élő- és holtmunka felhasználásban, a hatékonyság fokozódásában. Minden félnek végig kell gondolnia, mikor és hogyan fognak majd ezek a befektetések megtérülni.

• A nem összhangban lévő technikai fejlettség az ügyfél és a könyvelő között olyan disszonanciákhoz vezethet, amelyek plusz költségelemeket vagy konfliktusokat generálhatnak.

3.29 Az elektronikus úton érkezett könyvelési bizonylatokat – függetlenül annak formájától, érkezési módjától – a Könyvelő a könyvelés során, illetve a könyvelési munka befejezéseként nem nyomtatja ki papírra. (Eltekintve a munkája végzéséhez szükséges eseteket.) Az elektronikusan könyvelésre eljuttatott, de eredendően papír alapú bizonylatok, valamint az elektronikus alapú bizonylatok (pl. e-számlák) rendszerezett archiválása és megőrzése az Ügyfél feladata.

A 3.29 ponthoz:

Azt el kell kerülni, hogy az együttműködés során az ügyfél a könyvelőre mint nyomtatási szolgáltatóra tekintsen. Ennek elkerülése érdekében akár nyomtatási költségtérítést is be lehet vezetni.

Bár nagyon egyszerűnek tűnik az elektronizálás, digitalizálás, de

• a papír alapú bizonylatok megőrzésének módja alapvetően papír alapon történik;

• ha a papír alapú bizonylatot elektronikus dokumentummá alakítják, akkor az elektronikus formává alakító felelőssége, hogy a bizonylat adattartalma ne sérüljön a konverzió során, illetve a későbbiekben ezt bizonyítani is tudja. A jelenleg elfogadott álláspont szerint az ilyen átalakítás akkor tekinthető hitelesnek, ha ahhoz hitelesítés (e-aláírás és időbélyegző) is párosul.;

• a NAV online számla rendszer keretei között kiállított számláknál a rendszer nyújt egyfajta biztosítékot, ehhez azonban szükséges lehet bizonyos ellenőrzési folyamatok rendszerbe való iktatása;

• az elektronikusan kelt bizonylatokat (e-számla, EDI rendszer) abban a formában kell továbbítani, feldolgozni és megőrizni, ahogyan azok keletkeztek.

Ez a több formában működő bizonylatolási rendszer sok egyeztetést igényel a könyvelő és az ügyfél között. Ez pedig – a hatékonyság fokozódása mellett is – pénz!

3.30 A Könyvelő az általa elfogadott meghatalmazás alapján segítően közreműködik bármely pénzügyi, gazdasági szerv vagy hatóság által elrendelt ellenőrzés esetén. Ez alapvetően a következő munkafolyamatokra vonatkozik:

• a könyvelésből kinyerhető adatok rendelkezésre bocsátására;

• az általa ismert információknak az ellenőrzésnél az Ügyfelet képviselő felé történő megadása;

• a szükséges egyeztetések lefolytatása;

• az ellenőrzés által kért, a könyvelőnél lévő dokumentumok előkészítése.

Az ellenőrzés számára a papír alapú bizonylatok szkennelése adminisztratív munkának számít és annak díjtételével kerül külön elszámolásra.

A Könyvelő – akkor sem, ha ő az Ügyfél meghatalmazottja az ellenőrzésben – az ügyfél nevében nyilatkozatot nem tehet.

A segítő közreműködésben nevesített munkafolyamatokon túli adatok biztosítása, konzultációk, illetve személyes képviselet a tanácsadói tevékenység keretében kerülnek elszámolásra.

A 3.30 ponthoz:

Itt is visszautalok a könyvelési, illetve a nem könyvelési feladatok szétválasztására. Fontos a határok meghúzása, hiszen enélkül szinte minden a könyvelő feladatává válhat. Mindennek ellenére a könyvelő segítő és támogató hozzáállást kell, hogy tanúsítson az ügyfele és az érintett harmadik felek (hatóságok, könyvvizsgálók) felé. De ne feledjük, hogy ami nem tartozik bele a vállalt könyvviteli szolgáltatásba, azt a könyvelő külön díjazás ellenében még elvégezheti, ha rendelkezik hozzá megfelelő tudással!

Külön kiemelem az ellenőrzések jelenlegi gyakorlatát, amikor a papír alapú bizonylatokat szkennelt formában kéri be az ellenőrzést lefolytató szerv. A szkennelés – természetesen az anyag nagyságát, jellegét illetően – akár nagyon sok óra munkaidőt is igényelhet. Ajánlott már az ÁSZF-ben kitérni arra, hogy ez a feladat csak külön díjazás mellett vállalható.

3.31 A Könyvelő – amennyiben az Ügyfél könyvvizsgálatra kötelezett vagy valamilyen egyéb ok miatt könyvvizsgáló szolgáltatását veszi igénybe – segítő közreműködést tanúsít a könyvvizsgáló felé. Ez abban áll, hogy

• tudomásul veszi a könyvvizsgáló személyére, munkamódszereire vonatkozó tényeket;

• rendelkezésére bocsátja azokat az adatokat, információkat, dokumentumokat, amelyeket a könyvvizsgáló bekér;

• elvégzi azokat az eljárásokat, javításokat, amelyekre a könyvvizsgáló a társaságot kéri.

A 3.31 ponthoz:

A könyvvizsgálati kötelezettségről már többször is szóltunk. Itt az együttműködést, illetve a könyvvizsgáló kiszolgálását emelem ki. Ehhez a Ptk. vonatkozó részét ajánlom:

Ptk. 3:38. § [Állandó könyvvizsgáló]

(1) Ha a jogi személy a könyvvizsgálat ellátására állandó könyvvizsgálót vesz igénybe, az állandó könyvvizsgáló feladatai ellátása érdekében betekinthet a jogi személy irataiba, számviteli nyilvántartásaiba, könyveibe, a vezető tisztségviselőktől, a felügyelőbizottság tagjaitól és a jogi személy munkavállalóitól felvilágosítást kérhet, a jogi személy fizetési számláját, pénztárát, értékpapír- és áruállományát, valamint szerződéseit megvizsgálhatja.

(2) Ha az állandó könyvvizsgáló a jogi személy vagyonának olyan változását észleli, amely veszélyezteti a jogi személlyel szembeni követelések kielégítését, vagy ha olyan körülményt észlel, amely a vezető tisztségviselők vagy a felügyelőbizottsági tagok e minőségükben kifejtett tevékenységükért való felelősségét vonja maga után, késedelem nélkül köteles az ügyvezetésnél kezdeményezni a tagok – tagság nélküli jogi személyek esetén az alapítói jogkör gyakorlójának – döntéshozatalához szükséges intézkedések megtételét. Ha a kezdeményezés nem vezet eredményre, a könyvvizsgáló köteles a feltárt körülményekről a jogi személy törvényességi felügyeletét ellátó nyilvántartó bíróságot értesíteni.

3.32 A Könyvelő az Ügyfél részére, annak üzleti tevékenységével összefüggő adózási, gazdasági kérdésekben konzultációs lehetőséget biztosít. Ennek formája:

• a Könyvelő hivatalos munkaidején belül igénybe vett telefonon történő megbeszélés;

• előre egyeztetett időpontban személyes konzultáció;

• írásban feltett kérdésekre adandó írásos válasz; illetve

• állásfoglalás kérése saját vagy az Ügyfél nevében a hatóságoktól.

A konzultáció keretében a Könyvelő köteles

• a felmerült kérdésekben az Ügyfelet – lehetőség szerint a legátfogóbban – tájékoztatni;

• felhívni az Ügyfél figyelmét a témával kapcsolatban előre látható következményekre.

A Könyvelő a lehetőségek ismertetésén túl nem megy, az érdemi döntés meghozatala minden esetben az Ügyfél kompetenciája. Ez azzal jár, hogy az Ügyfél teljes mértékben köteles viselni a saját döntései következményeit.

A személyes konzultáció mértéke havonta vagy negyedévente maximum … óra – ennek pontosítása a Szerződésben kerül meghatározásra.

A konzultációs idő

• a Könyvelő teljes személyzetére együttesen vonatkozik;

• nagyságát a Könyvelő a saját nyilvántartási rendszerében méri;

• a Könyvelő a nem mért idő esetén az egyes kérdések megválaszolásához szakmailag elfogadható időt veszi figyelembe;

• írásos anyag (akár levél formában, akár elektronikus üzenetben) készítése esetén egy oldal A4-es terjedelmű anyag összeállítása megközelítőleg 1 óra időráfordításnak felel meg. Ez azonban csak irányszámnak tekintendő, mert a konkrét díjat az adott kérdés súlya, bonyolultsága dönti el.

A szerződésben meghatározott idő feletti konzultáció külön, a számlázási rendben a következő számlával kiterhelésre kerül a szerződésben meghatározott tanácsadói óradíj alkalmazásával.

A 3.32 ponthoz:

Nagyon kényes kérdés a tanácsadás:

• Meddig tartozik bele egy adott gazdálkodási kérdés megválaszolása a normál munkamenetbe?

• Hol van az a pont, ahonnan már külön díjazásért nyújtott tanácsadásról beszélhetünk?

• Mennyire kell beavatni az ügyfelet a könyvelőiroda saját belső elszámolási rendszerébe?

Ahol akár az ügyfélnél, akár a könyvelőirodánál több személy is kompetens, ott fontos elkerülni a párhuzamos kérdéseket és válaszokat. Rémtörténetként élik meg a könyvelők, amikor ugyanarról a kérdésről az ügyfél (esetleg annak több munkatársa is) külön-külön megkérdezi a könyvelőiroda teljes személyzetét. Ez egy kérdés és többszörös időráfordítás a könyvelőnél. Ennek elkerülésére olyan szabályozást kell kidolgozni, ahol ilyen esetek nem fordulhatnak elő. Az ÁSZF-ben célszerű (akár apró részletekbe menően is) kifejteni ezt a kérdést.

Ahhoz, hogy a saját szabályozás kialakítható legyen, előzetes belső statisztika szükséges a valós időráfordításokról. Amikor pedig sor kerül az elszámolásra, szükséges az ügyfél által is elfogadható bizonyossággal mért és dokumentált munkaidő.

Most a fenti szövegben nem számszerűsítettük az időkeretet, de a könyvelőirodák általában összesen havi 1, 2 vagy 3 óra ilyen idővel számolnak.

Az időkereteket az árbevétel nagyságához viszonyítva vagy más paraméter alapján lehet megállapítani. Lehet a kezdő vállalkozásoknál támogatásként nagyobb időintervallum. Akár területekre szabva is lehet az időkereteket meghatározni, ezzel elkerülve azt, hogy inkompetens személytől kapja az ügyfél a választ, ennek a helyrehozatala pedig lehet anyagi és presztízsveszteség is.

3.33 A szerződéses időszak alatt a Könyvelő köteles minden üzleti év zárásáról szóló dokumentációt, valamint üzleti év közbeni szerződésbontásnál az általa könyvelt időszakról szóló dokumentációt az Ügyfélnek

• strukturált rendszerben,

• olvasható formában,

• az iratőrzésre vonatkozó szabályok betartásának biztosításával

átadni. Az átadandó dokumentumok a következők:

Papír alapon:

• az üzleti évet lezáró beszámoló,

• a beszámolót elfogadó tulajdonosi döntés.

Olvasható elektronikus formában – jellemzően pdf-dokumentum formájában:

• a beszámolót alátámasztó főkönyvi kivonat,

• az üzleti év időszakának könyvelését tartalmazó főkönyvi kartonok,

• minden főkönyvi pozíciót alátámasztó dokumentum vagy annak a könyvelőnél az üzleti év zárásánál fellelhető másolata (leltárak, nyitott folyószámlák, számítások, kivonatok stb.),

• az üzleti évhez kapcsolódó adóbevallások,

• az adóbevallásokat alátámasztó analitikák (gépi listák, számítások, döntések).

Xml-formátumban:

• a könyvelési adatállományt tartalmazó elektronikus adatállomány (auditmentés).

A fenti dokumentumok összessége a „mérlegdosszié”, amelynek a funkciója az Szt. dokumentumok megőrzésére vonatkozó előírásainak való megfelelés biztosítása. Ennek a dokumentációnak a megőrzési kötelezettsége az Ügyfelet terheli.

A Könyvelő az elektronikusan kezelt adatokat, listákat, nyilvántartásokat az átadandó adatok terjedelmének megfelelő adathordozón adja át.

A Felek megállapodhatnak abban is, hogy az elektronikus dokumentumokat a Könyvelő valamely, a Felek által elfogadott elektronikus csatornán keresztül továbbítja az Ügyfélnek.

A Könyvelő az elektronikus formában átadott anyagoknál figyelemmel van az elektronikus információk megőrzésének mindenkor érvényes szabályaira. Ezek alapján olyan átadási, mentési formát, illetve adathordozót választ, amely garantálja az elektronikus adatok kezelésére vonatkozó előírások betartását (eredet hitelessége, adattartalom sérthetetlensége, olvashatóság). Az adattovábbítási csatornáról a Felek a könyvelésre vonatkozó szerződés mellékletében állapodnak meg.

A Felek kölcsönösen aláírt jegyzőkönyvben fogadják el

• a mérlegdosszié átadását és

• a hozzá tartozó elektronikus adatállományok könyvelésre vonatkozó szerződésmellékletben rögzített csatornán történt továbbítását.

Az átadott adatok, nyilvántartások, számviteli bizonylatok – beleértve ezek elektronikusan megküldött formáit és adatait is – adó- és számviteli törvényekben előírt megőrzéséről a szerződés megszűnését követően az Ügyfél köteles gondoskodni.

A 3.33 ponthoz:

A könyvelő minden év zárásáról elkészíti az ún. mérlegdossziét, s azt átadja az ügyfelének. Ebbe célszerű minden olyan dokumentumot beletenni, amelyek a könyvelési zárlathoz kapcsolódnak. Ezt a dokumentációt egy átadás-átvételi jegyzőkönyvvel kell átadni, amelybe célszerű rögzíteni, hogy ennek a dokumentációnak a változtatásmentes megőrzéséért az ügyfél a felelős. Ha évek múlva a vállalkozás ellenőrzést kap, akkor „csak” a mérlegdossziét kell elővenni. Ez az alapja annak, hogy sikeresen lehessen az ellenőrzést lefolytatni akkor is, amikor már nem az adott évet könyvelő személy lesz a vállalkozásnál a könyvviteli szolgáltató.

Egyre nagyobb az igény az ügyfelek részéről is az elektronikus tárolásra. Kézenfekvő a megoldás, hogy a mérlegdossziét nem teljes mértékben papír alapon állítjuk össze, hanem csak azokat a dokumentumokat biztosítjuk papír alapon, amelyek valamilyen eredeti aláírást tartalmaznak (pl. aláírt beszámoló, beszámolót elfogadó jegyzőkönyv stb.). Az ezeken kívüli dokumentumokról készített másolatok például pdf-formátumban biztosíthatják a későbbi olvashatóságot.

Az Szt. bizonylatokra, illetve a bizonylatok megőrzésére vonatkozó szabályaiból levezethető, hogy a teljes könyvelést tartalmazó adatállományt is meg kell őrizni. A kiszervezett könyvelésnél – az esetek túlnyomó részénél – a könyvelő rendelkezik az adatállomány olvasását is biztosító szoftverrel (könyvelőprogram), az ügyfélnek nincs ezekhez a programokhoz jogosultsága. Így az évek elteltével gyakran nem biztosított a programok ügyfél általi elérése, a könyvelő általi frissítése, illetve így olvashatósága. Célszerű a teljes könyvelésről ún. xml-fájl formában készített mentést is archiválni és átadni. Az xml-audit fájl a korszerű könyvelési és/vagy zárlatot támogató szoftverek által olvasható fájl-formátum, így a könyvelés ebből reprodukálható.

[Az iratőrzésre vonatkozó adózási és számviteli jogszabályokat lásd a 1.4.3 alcím 5) pontban.]

3.34 A szerződéses kapcsolat lezárása után a Könyvelő köteles a még nála lévő, az Ügyfélre vonatkozó eredeti dokumentumokat visszaszolgáltatni. A Könyvelő az Ügyfél dokumentumait csak addig tarthatja magánál, ameddig azokat még bármilyen feladat ellátásához fel kell használnia (pl. a beszámolót össze kell állítani és a hozzá kapcsolódó bevallásokat el kell készítenie). Az Ügyfél köteles a Könyvelőnél lévő eredeti dokumentumokat a Könyvelő jelzésének megfelelően visszavenni.

A 3.34 ponthoz:

A könyvelésre vonatkozó szerződés lezárását követően a könyvelőnél nem lehetnek a továbbiakban az ügyfél iratai, hiszen azok tárolási helye az ügyfél székhelye, telephelye. A könyvelő azokat visszaszolgáltatja az ügyfélnek, az ügyfél pedig köteles azokat visszavenni. (Sokszor az ügyfél szívesen tárolja a könyvelési anyagait a könyvelőnél. Ez csak akkor lehetséges – ahogy arról a könyvviteli szolgáltatás tartalmi részénél már szóltunk –, ha azt a könyvelő mint irattárolási szolgáltatást nyújtó tartja magánál.)

Az ügyfél adatai akkor sem tarthatóak vissza, ha könyvelésidíj-hátraléka van. A könyvelő az ügyfél eredeti dokumentumainak visszatartására nem jogosult, mert azok nem vagyontárgyak. A ki nem fizetett könyvelési díj behajtására más – legális – eszközt kell igénybe venni.

3.35 A szerződéses kapcsolat végén a Könyvelő annak érdekében, hogy az Ügyfél számára a számviteli munka folytatásához – igény szerint – adatokat tudjon biztosítani, az Ügyfélre vonatkozó elektronikus adatállományokat (könyvelési rendszerben lévő adatok, szöveges és adatfájlok) a saját rendszerében a szerződés felmondását követően az utolsó beszámoló és/vagy adóbevallás leadását (maximális leadási határidőt) követően további 12 hónapig tarthatja meg jogszerűen (változatlan formában). Ezt követően a Könyvelő az Ügyfél adatait a saját rendszeréből vagy az általa használt idegen rendszerekből törli, vagy közvetlenül nem hozzáférhető állapotra állítja. A szerződéses kapcsolat végétől a törlésig a Könyvelő csak az Ügyféllel történt egyeztetés után használhatja fel az adatokat.

A 3.35 ponthoz:

Amikor a könyvelésre vonatkozó szerződést a felek bármilyen indok alapján megszüntetik, a könyvelő a 3.34 pont alapján átadja a könyvelési anyagokat. A könyvelési adatállományok, illetve a könyveléses együttműködés időszakából származó adatokat tartalmazó fájlok (levelek, kimutatások, bizonylatokról készített másolatok stb.) a könyvelő nyilvántartási rendszerében maradnak. Ezeknek az adatoknak a tartására és felhasználására a könyvelő a szerződésbontás után már nem jogosult. Nagyon sok esetben azonban az új könyvelőnek vagy a cégnek még szüksége lehet bizonyos információkra, ezért célszerű úgy szabályozni az adatok hozzáférhetőségét, hogy szükség esetén használhatóak legyenek.

Mivel a könyvelő archív anyagaiban egyszerre és bármilyen strukturálás ellenére is nehezen elválasztható módon találhatók a vállalkozási és a személyes adatok, a GDPR-szabályozást is a könyvelésre vonatkozó adatok megtartásával egyező módon érdemes kezelni.